Gmail của Google là một trong những phần mềm cung cấp dịch vụ email (thư điện tử) nổi tiếng và được nhiều người sử dụng trên toàn cầu. Không chỉ hỗ trợ gửi mail, Gmail còn có rất nhiều tính năng khác giúp người dùng quản lý được hộp thư của mình, từ đó tăng năng suất làm việc. Hôm nay Diều Hâu sẽ hướng dẫn bạn 9 cách tận dụng triệt để những tính năng mà Gmail bản web mang lại.
1. Preview Pane: Tính năng khung xem trước
Thực chất, tính năng Preview Pane này đã xuất hiện trên hai phần mềm khác là Microsoft Outlook và Mail (ứng dụng mặc định trên hệ điều hành Windows 10). Với tính năng này, giao diện chính của ứng dụng sẽ được phân ra làm 3 cột: Hộp thư đến (Inbox) hoặc Thư mục (Folder); danh sách những email trong Hộp thư/Thư mục và phần khung xem trước (Preview Pane).
Ví dụ, khi bạn chọn một email từ danh sách, nội dung của nó sẽ được hiển thị tại phần khung Preview Pane này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian vì không cần phải chuyển qua lại giữa email bạn chọn và danh sách các email.
Và nếu như bạn thích giao diện này xuất hiện trên Gmail thì bạn hoàn toàn có thể bật nó lên. Cách thức để thực hiện như sau:
- Chọn vào biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải → chọn mục “See all settings (Xem toàn bộ các cài đặt)”.
- Nhấn vào mục “Inbox” → tìm đến mục “Reading pane” và sau đó bạn tích vào mục “Enable reading pane” và “Right of inbox”
- Chọn “Save Changes (Lưu các thay đổi)”.
2. Smart Compose: Tính năng dự đoán những gì người dùng sắp sửa viết
Tính năng dự đoán thông minh này được xây dựng dựa trên ý tưởng của Smart Reply. Smart Compose sẽ có khả năng đoán được những gì bạn sắp sửa viết trong mail của mình. Khi người dùng viết mail, văn bản được dự đoán sẽ hiển thị cùng dòng với văn bản đang soạn, nhưng sẽ có màu nhạt hơn.
Dù vậy, tính năng này vẫn chưa thực sự hoàn hảo. Smart Compose hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh, thậm chí Google còn cảnh cáo rằng tính năng này không thể đưa ra các câu trả lời và không phải lúc nào cũng dự đoán nội dung đúng với ngữ cảnh. Bên cạnh đó, theo một số thử nghiệm, Smart Compose chỉ dự đoán được các từ cuối trong một câu. Có lẽ, nếu như tính năng này được sử dụng càng nhiều thì nó càng có khả năng nhận biết và hiểu ngữ cảnh hơn.
Cách để kích hoạt tính năng dự đoán văn bản Smart Compose:
Chọn vào biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải → chọn mục “See all settings (Xem toàn bộ các cài đặt)”.
Nhấn vào mục “General” → tìm đến mục “Smart Compose”, sau đó đánh dấu vào 2 mục là “Writing suggestions on” và “Personalization on”.
Chọn “Save Changes (Lưu các thay đổi)”.
3. Snooze: Tính năng báo lại email để người dùng kiểm tra sau
Khi đang kiểm tra hộp thư trong Gmail, chúng ta có thể sẽ cần phản hồi một số email. Nhưng giả sử bạn đang bận một việc gì đó và chưa thể trả lời ngay thì sao? Đừng lo, bởi Google đã bổ sung một tính năng hữu ích cho Gmail mang tên Snooze.
Tính năng này có công dụng chính là ẩn tạm thời email mà bạn chọn khỏi Hộp thư (Inbox) trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi đến một mốc thời gian cụ thể (được thiết lập sẵn trước đó), Gmail sẽ gửi thông báo cho bạn về email lần trước mà bạn chưa có thời gian trả lời.
Để sử dụng Snooze, bạn bấm vào biểu tượng đồng hồ trên thanh công cụ (nằm dưới thanh tìm kiếm). Sau đó, bạn sẽ chọn mốc thời gian tạm ẩn mail theo ý muốn của mình. Gmail cũng có đưa ra các tùy chọn nhanh cho người dùng như “vào ngày mai”, “cuối tuần này” hoặc “tuần sau”.
4. Schedule Send: Tính năng lên lịch gửi email tự động
Như tên gọi của tính năng này, người dùng có thể thiết lập mốc thời gian bất kỳ để Gmail tự động gửi email của mình. Bên cạnh đó, Schedule Send cũng cho phép người dùng kiểm tra lại danh sách các email đã set lịch để chỉnh sửa nội dung/hủy gửi email. Tính năng này rất hữu ích dành cho những ai có “não cá vàng”, giúp tránh việc quên gửi những email quan trọng hoặc gửi nhầm email.
Kích hoạt Schedule Send cũng rất đơn giản. Tại mục “Send” ở mỗi email có một biểu tượng hình tam giác, bạn bấm vào biểu tượng ấy và chọn “Schedule Send (Hẹn ngày gửi email)”. Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn ngày và giờ mà bạn muốn gửi là xong.
5. Confidential Mode: Chế độ bí mật cho email
Đây là một công cụ quản lý quyền thông tin mới do Google ra mắt gần đây. Nó cho phép bạn thiết lập các tùy chọn cho email của bạn như được hiển thị, xem hay chia sẻ/chuyển tiếp.
Cụ thể, một email được gửi ở chế bí mật (Confidential Mode) sẽ không thể được chuyển tiếp hoặc in. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thiết lập ngày hết hạn cho email (đến ngày được thiết lập sẵn thì email đó sẽ biến mất) hoặc thêm yêu cầu mật mã cho email để tăng cường độ bảo mật.
Và nhờ chế độ bí mật, mỗi khi có một ai đó truy cập trái phép vào máy tính cá nhân của người nhận (người mà bạn gửi mail cho), họ vẫn sẽ phải nhập mật khẩu để có thể xem được nội dung trong email.
Điểm đặc biệt ở đây là Google sẽ tự động tạo các mã mật khẩu và gửi tin nhắn SMS đến điện thoại của người nhận mỗi khi email được mở ra. Chính vì vậy, kẻ gian sẽ không có cơ hội truy cập trái phép vào nội dung email giữa bạn và người nhận.
Để kích hoạt Confidential Mode, bạn làm theo các bước sau:
Nhấn vào biểu tượng ổ khóa đi kèm chiếc đồng hồ nằm ở dưới khu vực soạn email (như trong hình dưới).
Giao diện của Confidential Mode sẽ hiện ra. Ở đây, bạn có thể cài đặt mốc thời gian hết hạn tại mục “Set Expiration” và mật khẩu cho email tại mục “Require Passcode”. Mặc dù mật khẩu cho email là không bắt buộc nhưng bạn phải thiết lập ngày hết hạn cho email.
Lưu ý, Confidential Mode không phải là tùy chọn mặc định nên mỗi lần viết mail, bạn cần làm những bước ở trên để có thể sử dụng tính năng này.
6. Block: Tính năng chặn email không mong muốn
Chắc chắn ai cũng đã từng cảm thấy phiền phức bởi những email spam được gửi từ một số cá nhân/tổ chức. Và Gmail hoàn toàn có thể giúp bạn chặn được những email không mong muốn ấy.
Để chặn các cá nhân/tổ chức bên thứ 3 đó, bạn chỉ cần nhấp chọn vào biểu tượng ba chấm để mở rộng menu trong phần Spam, sau đó chọn mục “Block (tên người gửi email)” là xong.
7. Create event: Tính năng tạo lịch nhắc sự kiện
Nếu như bạn nhận được một email mời tham dự một cuộc họp/hội thảo hay một sự kiện nào đó, bạn có thể nhờ Gmail nhắc nhở thời gian giúp bạn. Tất nhiên không phải là do chính Gmail, mà nhờ vào công cụ Lịch Google được tích hợp sẵn trong Gmail.
Để có thể sử dụng tính năng này, bạn bấm chọn vào biểu tượng ba chấm (menu mở rộng) ở trên thanh công cụ của email đó. Tiếp theo, bạn chọn “Create event” và sau đó website của Google Calendar hiện ra, bạn chỉ cần thiết lập ngày mình mong muốn là xong.
8. Google Tasks: Tính năng thêm các email quan trọng để tiện theo dõi
Google Task là một công cụ nhắc nhở và cho phép bạn ghi chú những việc quan trọng cần phải làm. Gmail cũng đã tích hợp sẵn một phím tắt dành cho công cụ tiện lợi này. Cụ thể, khi bạn nhận được một email quan trọng gồm những dự án sắp tới, sự kiện quan trọng… cần phải làm hay tham dự, bạn chỉ cần thêm email đó vào Google Tasks.
Để làm được điều đó bạn hãy nhấp vào biểu tượng dấu tích (Add to Tasks) ở trên thanh công cụ của email. Sau đó giao diện của Google Tasks sẽ hiện ra. Ở đây bạn có thể ghi chú một số lưu ý cho công việc cần thực hiện sắp tới.
9. Translate Message: Tính năng dịch email trực tiếp
Trong thời kỳ hội nhập như ngày nay, việc nhận được những email từ nước ngoài đã trở nên quá quen thuộc với nhiều người. Và Gmail cũng sẽ hữu dụng trong trường hợp này với tính năng có tên Translate Message (sử dụng công cụ Google Translate).
Để sử dụng tính năng này, bạn bấm vào biểu tượng 3 chấm (menu mở rộng) ở bên trong email mà bạn cần dịch. Sau đó, bấm chọn vào mục “Translate Message” và bạn đã dịch email đó thành công.
Trên đây là 9 cách giúp bạn tận dụng triệt để những tính năng mà Gmail cung cấp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, thuận tiện hơn.
