Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Zoom cho người mới bắt đầu (2021)

Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Zoom?

Trong tình hình đại dịch COVID-19 đang diễn biến phức tạp, mọi người trên khắp thế giới đã dần chuyển sang hình thức làm việc cũng như họp online để tránh tập trung đông người khi không cần thiết. Một trong những phần mềm họp online được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là phần mềm Zoom. Tuy nhiên, nếu bạn chưa hề tiếp xúc với phần mềm này trước đây thì sẽ khá bỡ ngỡ. Bài viết này Diều Hâu sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Zoom cho người mới bắt đầu như bạn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước giúp bạn nhanh chóng biết cách sử dụng Zoom và các tính năng của nó. Ngoài ra bài viết cũng đề cập đến các gói giá của Zoom và 3 mẹo hay để giúp bạn tiến hành các cuộc họp online hiệu quả.

Zoom là gì?

Zoom là một công cụ họp trực tuyến của dịch vụ cloud-based, cho phép bạn tổ chức các cuộc họp online cá nhân hoặc nhóm một cách dễ dàng. Với các tính năng collab, video và âm thanh mạnh mẽ, Zoom kết nối các thành viên trong nhóm từ xa với nhau.

Các tính năng chính của Zoom bao gồm:

• Họp online và trò chuyện video HD
• Họp online sử dụng VoIP (Voice over Internet Protocol: Truyền giọng nói trên giao thức IP)
• Tin khẩn
• Virtual backgrounds cho cuộc gọi video
• Chia sẻ màn hình và collaborative whiteboards
• Tổ chức hội thảo online video

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo trang đăng ký tham dự cuộc họp trên Zoom

Cách sử dụng Zoom Meeting (Hướng dẫn từng bước)

Phần mềm Zoom giúp mọi người thiết lập và tiến hành các cuộc họp online dễ dàng hơn, nhưng có thể bạn sẽ gặp khó khăn nếu chưa từng sử dụng công cụ này trước đây.

Các bước sử dụng Zoom Meeting đúng cách trên máy tính và điện thoại di động.

• Cách bắt đầu sử dụng Zoom
• Cách thiết lập Zoom Meeting
• Cách tham gia Zoom Meeting
• Cách lên lịch họp
• Cách ghi âm lại cuộc họp

A. Cách bắt đầu sử dụng Zoom

1. Đối với Máy tính

Bước 1: Để bắt đầu sử dụng Zoom, hãy truy cập vào trang Zoom.us và nhấn nút “SIGN UP” ở góc trên bên phải của màn hình.

Bước 2: Có hai tùy chọn khi tạo tài khoản Zoom:

• Tạo một tài khoản mới bằng địa chỉ email công việc của bạn.
• Đăng nhập bằng SSO (Single Sign-On: Đăng nhập một lần), tài khoản Google hoặc Facebook.

Nếu đang sử dụng Zoom cho mục đích công việc, tốt nhất bạn nên đăng ký bằng địa chỉ email công việc của mình.

Bước 3: Zoom sẽ gửi cho bạn một email với một link xác nhận.

Nhấn vào link đó để tới mục Zoom’s Sign Up Assistant và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.

Bước 4: Tải ứng dụng Zoom cho máy tính/ Zoom client từ trang web để dễ dàng truy cập.

2. Đối với điện thoại di động

Bước 1: Tải Zoom iOS hoặc Android từ App Store / Play Store.

Bước 2: Đăng ký hoặc đăng nhập vào Zoom bằng cách làm theo các hướng dẫn trên màn hình tương tự như quy trình trên máy tính.

B. Cách tạo một cuộc họp Zoom Meeting

Dưới đây là hướng dẫn các bước để dễ dàng tạo Zoom Meeting:

1. Đối với Máy tính

a. Cách tạo Zoom Meeting

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom.

Bước 2: Di chuyển chuột tới nút “HOST A MEETING” ở góc trên bên phải màn hình và chọn một trong các tùy chọn sau:

• With Video On
• With Video Off
• Screen Share Only

Bước 3: Trang web sẽ chuyển hướng bạn đến Zoom và bắt đầu tạo cuộc họp, có thể chỉnh sửa cài đặt cuộc họp hoặc sao chép “Invitation URL” mà bạn gửi cho những người tham gia.

b. Thêm người tham gia vào cuộc họp

Bước 1: Bắt đầu một cuộc họp mới với Zoom trên máy tính.

Bước 2: Trong màn hình cuộc họp mới, nhấn vào nút “Invite” trên thanh công cụ ở dưới cùng.

Bước 3: Zoom sẽ cung cấp các tùy chọn Copy URL hoặc Copy Invitation. Bạn có thể gửi cho người tham gia qua email hoặc tin nhắn.

Bước 4: Có thể trực tiếp gửi chi tiết cuộc họp bằng email client thông qua chính ứng dụng Zoom.

2. Đối với thiết bị di động

a. Cách tạo Zoom Meeting

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom trên thiết bị di động và đăng nhập vào tài khoản.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “New Meeting” màu cam xuất hiện trên màn hình.

Bước 3: Chỉnh sửa cài đặt cuộc họp theo tùy chọn của bạn (ví dụ như tắt video cho người tham gia, sử dụng ID cuộc họp cá nhân, v.v.).

Sau khi hoàn tất các bước trên, hãy nhấn vào nút “Start A Meeting” màu xanh lam.

b. Thêm người tham gia

Bước 1: Khi cuộc họp bắt đầu, hãy nhấn vào biểu tượng “Participant” trên thanh công cụ ở cuối màn hình để thêm và quản lý người tham gia.

Bước 2: Khi Participants window mở ra, nhấn vào tùy chọn “Invite” ở dưới cùng bên trái. Zoom sẽ cung cấp tùy chọn chia sẻ chi tiết cuộc họp thông qua nhiều ứng dụng giao tiếp ví dụ như tin nhắn văn bản, email và các ứng dụng nhắn tin khác nhau trên điện thoại.

C. Cách tham gia Zoom Meeting

Các bước tham gia Zoom Meeting một cách nhanh chóng, áp dụng cho cả máy tính và điện thoại:

1. Tham gia bằng Link cuộc họp

Nếu bạn có Link của cuộc họp, chỉ cần nhấn vào nó hoặc dán nó vào trình duyệt web để tham gia cuộc họp.

2. Tham gia bằng ID cuộc họp

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom và nhấn vào biểu tượng “Join”.

Bước 2: Dán ID cuộc họp vào hộp được cung cấp, nhập tên hiển thị của bạn cho cuộc họp và nhấn vào nút “Join”.

D. Cách lên lịch họp

Zoom có tính năng lên lịch các cuộc họp trước để tránh việc bạn sẽ quên các cuộc hẹn hoặc cuộc họp sắp diễn ra khi mà lịch làm việc của bạn quá nhiều.

Bạn có thể lên lịch một cuộc họp bằng cách cài đặt các chi tiết sau:

• Ngày và giờ của cuộc họp
• ID cuộc họp
• Password để tham gia cuộc họp (cho dù cuộc họp có yêu cầu cung cấp hay không)

Các bước để lên lịch cuộc họp trên Zoom một cách dễ dàng:

1. Đối với máy tính

Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom và nhấn vào nút “Schedule” màu xanh lam ( giống như biểu tượng lịch) để lên lịch cuộc họp.

Bước 2: Nhập chi tiết cuộc họp vào Schedule Meeting bao gồm chủ để, thời gian cuộc họp, quyền riêng tư và quyền truy cập. Bạn cũng có thể chọn kiểu lịch ưa thích (iCal, Google Calendar hoặc các lịch khác) để lên lịch các sự kiện hay cuộc họp trong lịch của bạn.

Bước 3: Sau khi đã điều chỉnh các tùy chọn, hãy nhấn vào nút “Schedule” ở dưới cùng bên phải màn hình.

2. Điện thoại di động

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom.

Bước 2: Truy cập trang chủ Meet & Chat và nhấn vào nút “Schedule”.

Bước 3: Nhập tên cuộc họp, ngày, giờ và nhấn vào “Done”.

Bước 4: Zoom sẽ chuyển hướng hoặc mở một biểu mẫu khác để thêm sự kiện vào lịch ưa thích của bạn. Nhập các chi tiết như tên người tham gia và đặt thông báo vào sự kiện trên lịch của bạn, sau đó nhấn vào “Done”.

E. Cách ghi âm lại các cuộc họp Zoom Meeting

Ghi âm lại cuộc họp giúp bạn dễ dàng sử dụng nó làm tài liệu tham khảo để lưu lại nội dung đã được thảo luận. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa sử dụng Zoom làm phương thức giao tiếp chính của họ.

Zoom cho phép bạn ghi âm lại các cuộc họp một cách dễ dàng và lưu nó vào thiết bị cục bộ hoặc Zoom Cloud. Khi lưu cuộc họp vào Zoom Cloud, các thành viên trong nhóm có thể truy cập nội dung đã lưu trên nhiều nền tảng một cách dễ dàng.

Cách ghi âm lại cuộc họp:

1. Đối với máy tính

Bước 1: Bắt đầu cuộc họp.

Bước 2: Trên thanh công cụ Zoom, nhấn vào biểu tượng “Record”.

Bước 3: Chọn giữa “Record on this Computer” hoặc “Record to the Cloud” để bắt đầu ghi âm.

Bước 4: Nhấn vào “Pause/Stop Recording” để dừng ghi âm cuộc họp. Bạn cũng có thể kết thúc cuộc họp để dừng ghi âm.

Bước 5: Sau khi kết thúc cuộc họp, Zoom chuyển đổi bản ghi âm sang định dạng MP4 và lưu trữ nó ở thư mục ưa thích của bạn. Bạn có thể dễ dàng truy cập các file đã ghi âm bất kỳ lúc nào.

2. Đối với điện thoại di động

Trên thiết bị di động, Zoom chỉ lưu các bản ghi âm cuộc họp vào Zoom Cloud. Dưới đây là cách ghi âm lại cuộc họp từ điện thoại di động:

Bước 1: Trong cuộc họp, nhấn vào “More” trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn tính năng “Record to Cloud” để bắt đầu ghi âm.

Bước 3: Bạn có thể tạm dừng hoặc dừng ghi âm bằng cách nhấn vào nút “More”.

Bước 4: Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể tìm thấy bản ghi âm trong phần “My Recordings” bằng cách đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình trên trình duyệt web.

3 tính năng bổ sung của Zoom và cách sử dụng chúng hiệu quả

1. Chia sẻ màn hình

Zoom cho phép bạn chia sẻ màn hình với những người tham gia cuộc họp một cách dễ dàng khi bạn muốn:

• Tổ chức các buổi thuyết trình và hội thảo online.
• Giải thích các quy trình một cách chi tiết.
• Xem xét tài liệu công việc và dự án cùng với nhóm.

Bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “Share Screen” trên thanh công cụ để chia sẻ:

• Ứng dụng hoặc cửa sổ cụ thể.
• Whiteboard.
• Màn hình Apple iPhone / iPad (nếu thiết bị của bạn hỗ trợ điều này).

Hãy nhấn vào “Advanced” ở đầu màn hình nếu muốn có thêm tùy chọn để chia sẻ những nội dung dưới đây:

• Một phần của màn hình hoặc toàn bộ màn hình.
• Âm thanh máy tính hoặc âm thanh Micro.
• Nội dung từ máy ảnh thứ hai hoặc nội dung từ màn hình của bạn.

2. Zoom Phone

Zoom Phone sử dụng VoIP (viết tắt của từ Voice over Internet Protocol, nghĩa là Truyền giọng nói trên giao thức IP), giao thức này cho phép bạn sử dụng kết nối Internet để thực hiện các cuộc gọi Zoom qua Cloud.

Dưới đây là các tính năng bổ sung của Zoom Phone giúp trải nghiệm gọi điện liền mạch hơn:

• Tích hợp với các CRM như Salesforce.
• Cuộc gọi hội nghị và ủy quyền.
• Tính năng ghi âm cuộc gọi và hộp thư thoại.

Tuy nhiên, Zoom Phone sẽ hoạt động không hiệu quả với các gói giá tiêu chuẩn. Bạn phải trả phí riêng từ 10$/Người/Tháng và bạn phải có ít nhất một host được cấp phép trả phí.

3. Zoom Room

Zoom Room về cơ bản là phòng họp online, nơi chỉ những thành viên cụ thể mới có quyền truy cập.

Bạn có thể sử dụng các Room này cho nhiều mục đích khác nhau như:

• Video conferencing (Hội nghị truyền hình)
• Audio conferencing (Hội nghị âm thanh)
• Chia sẻ màn hình

Zoom Room cung cấp nhiều tính năng khác nhau, chẳng hạn như:

• One-touch sharing và conferencing
• Sử dụng tối đa 12 whiteboards cùng một lúc.
• Bảng chỉ dẫn/ màn hình kỹ thuật số xung quanh văn phòng.

Điều này thường yêu cầu bổ sung thêm các Hardware (nhiều webcam, đầu nối, màn hình, v.v.) cũng như cân nhắc thiết kế phòng hội nghị. Giống như Zoom Phone, các Zoom Room không có sẵn trong gói giá tiêu chuẩn mà phải mua thêm với giá 49$/Room/Tháng.

Các gói giá Zoom

Zoom cung cấp bốn gói giá khác nhau để phù hợp với nhu cầu của người dùng:

• Basic: Miễn phí – Tổ chức tối đa 100 người tham gia + Cuộc họp trực tiếp không giới hạn + Hội nghị truyền hình + Chia sẻ màn hình + Ghi âm toàn bộ + Thiết lập lịch qua tiện ích mở rộng của Chrome.
• Pro: 14.99$/Tháng/Host – Bao gồm tất cả các tính năng “Basic” + Báo cáo sử dụng + 1GB Cloud storage.
• Business: 14.99$/Tháng/Host – Bao gồm tất cả các tính năng “Pro” + Hỗ trợ tối đa 300 người tham gia + Admin dashboard.
• Enterprise: 19.99$/Tháng/Host – Bao gồm tất cả các tính năng “Business” + Hỗ trợ tối đa 500 người tham gia + Cloud storage không giới hạn.

3 mẹo bổ sung để các cuộc họp trên Zoom hoạt động hiệu quả

Hầu hết các nhóm làm việc tại văn phòng không quen với các cuộc họp online và luôn gặp khó khăn với các tính năng của Zoom khi cuộc họp diễn ra.

Dưới đây là ba mẹo hay có thể giúp các thành viên trong nhóm tiến hành các cuộc họp và cuộc gọi Zoom dễ dàng và liền mạch hơn:

1. Luôn tắt tiếng micro trừ khi nói

Đảm bảo tắt tiếng micro khi bạn không nói để loại bỏ mọi tiếng ồn xung quanh hoặc nhiễu âm thanh.

Để tắt tiếng micro, hãy sử dụng nút micro ở dưới cùng bên trái của thanh công cụ Zoom xuất hiện trong màn hình cuộc họp.

Ngoài ra, bạn có thể đặt tùy chọn Zoom Meeting để tự động tắt tiếng micro khi bắt đầu một cuộc họp.

Để tự động bật tiếng, hãy sử dụng nút micro hoặc giữ phím spacebar trong khoảng thời gian đang nói để các cuộc họp nhóm hoặc cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.

Hãy sử dụng các công cụ loại bỏ tiếng ồn như Krisp để nâng chất lượng âm thanh của bạn lên một tầm cao mới, giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh hiệu quả hơn.

2. Thông báo cho những người tham gia trước khi ghi âm lại cuộc họp

Trước khi ghi âm lại bất kỳ cuộc họp hay cuộc trò chuyện nào, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp:

• Biết rằng cuộc họp đang được ghi âm lại.
• Cho phép bạn ghi âm lại nội dung cuộc họp.

Bạn sẽ nhận được sự cho phép bằng văn bản hoặc ghi âm lại khi bắt đầu cuộc họp. Điều này không chỉ duy trì phép lịch sự thông thường mà còn được yêu cầu bởi luật và quy định về sự đồng ý ở nhiều công ty và khu vực.

3. Đảm bảo mọi thứ hoạt động chính xác trước khi bắt đầu cuộc họp

Việc cuộc họp Online bị trì hoãn hoặc bị gián đoạn do lỗi kỹ thuật là điều cực kỳ phổ biến.

Để đảm bảo điều này không xảy ra, ít nhất 10-15 phút trước mỗi cuộc họp, hãy bật thiết bị của bạn và kiểm tra xem Zoom có hoạt động chính xác không. Nếu có gì đó không ổn, hãy thông báo sớm nhất cho người tổ chức cuộc họp (nếu bạn là người chủ trì cuộc họp – hãy thông báo cho những người tham gia biết điều đó).

Mặc dù việc tiến hành kiểm tra trước mỗi cuộc họp có thể khiến bạn cảm thấy phiền hà, nhưng sẽ tốt hơn nhiều so với việc bạn cảm thấy xấu hổ hoặc khó chịu khi có sự cố xảy ra trong cuộc họp của mình.

Kết luận