Cick. Và nó đã được gửi đi, bây giờ bạn sẽ chẳng thể làm gì ngoài việc nhận được những câu trả lời không như mong đợi. Tin nhắn văn bản và tin nhắn inbox đã nhanh chóng nhận được sự hài lòng của những người dùng Internet và đã làm con người quên đi cách để viết một email chuyên nghiệp như thế nào
Hàng ngày bạn gửi email cho nhiều người khác nhau, và những email này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó cho biết khía cạnh nghề nghiệp của bạn. Có một số quy tắc mà bạn phải tuân theo để công việc của bạn đạt hiệu quả.
Bạn có thể nghĩ rằng email không quan trọng trong thời đại Internet ngày nay nhưng hãy suy nghĩ lại! Theo một cuộc khảo sát của tổ chức toàn cầu McKinsey, được báo cáo của The Atlantic , người lao động dành 650 giờ một năm cho email! Điều này đủ để khẳng định tầm quan trọng của email trong công việc. Một email chuyên nghiệp có thể giúp ai đó có được sự nghiệp nhưng ngược lại nếu không làm tốt cũng có thể làm sụp đổ sự nghiệp của ai đó, do đó bạn phải cẩn thận để không mất thời gian với những thứ liên quan đến chúng.
Nếu bạn muốn nhận được sự ủng hộ hay những lời khuyên thì email của bạn không nên trở thành một mối đe dọa cho người khác. Trả lời những email cho công việc hàng ngày khá là bận rộn. Vì vậy không ai muốn hộp thư đến của mình tràn ngập những email vô nghĩa và không liên quan đến công việc mà không đem lại giá trị gì
Những lời khuyên hữu ích để viết email chuyên nghiệp
Vậy, làm thế nào để có thể viết email một cách chuyên nghiệp là điều mà bạn quan tâm? Làm thế nào để bạn gửi email mà không chỉ giúp bạn nhận được câu trả lời tích cực mà còn giúp bạn có nhiều cơ hội hơn? Bây giờ, bạn làm ngành nghề gì không quan trọng (Freelancer hay làm việc cho một công ty), nhất định sẽ tốt hơn nếu bạn có một địa chỉ email chuyên nghiệp cho công việc. Tránh sử dụng những địa chỉ email miễn phí như Gmail, Yahoo cho công việc chuyên môn, và sử dụng một địa chỉ email có tên miền riêng. Đây là Hướng dẫn tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail.
Dưới đây là 10 lời khuyên hàng đầu giúp bạn có thể viết một email chuyên nghiệp.
Hãy suy nghĩ về nó
“Hãy suy nghĩ kĩ trước khi hành động”. Hãy suy nghĩ những email mà bạn gửi đi. Hãy suy nghĩ kĩ về những gì mà bạn viết trong những email, bởi vì nó có thể phản ánh tính cách và chỉ ra những điểm không tốt của bạn.
Hãy suy nghĩ về cách bạn muốn trả lời. Hiểu về người nhận, biết nhiều về họ, đặc điểm và mức độ bận rộn của họ vv. Bạn có thể sử dụng một tiện ích dành cho Gmail – Rapportive cung cấp những thông tin được thu thập từ các dịch vụ mạng xã hội về những người sử dụng trong bảng điều khiển mail. Nếu bạn không hiểu biết rõ ràng về mục đích email của mình thì có thể bạn sẽ gửi đi những Email không rõ ràng hoặc chỉ mang tính chất quảng cáo, điều này sẽ chẳng giúp gì được bạn và người nhận.
Quyết định loại email bạn đang gửi và cái mà bạn mong đợi nhận được. Mục đích càng rõ ràng, thì Email của bạn càng nhận được sự chú ý. Hãy suy nghĩ trước khi bạn nhấn nút “Send”
Một tiêu đề có ý nghĩa
Một trong những phần thường bị bỏ quên nhất đối với người dùng email là không nhận ra tầm quan trọng của tiêu đề. Một tiêu đề vô nghĩa, không có tiêu đề hay viết hoa tất cả các chữ ở phần tiêu đề sẽ có thể khiến cho người nhận email bỏ qua nó hoặc vứt vào thùng rác. Bạn đừng bao giờ bỏ qua tiêu đề cho email, vì người nhận có thể nhìn vào nó để quyết định có mở thư hay không. Hãy chắc chắn rằng mail của bạn được chú ý và cho biết thêm một vài giá trị mà người nhận thư có được
Những tiêu đề cần tránh:
- “Quan trọng! Xin hãy trả lời!”
- “Khẩn cấp!”
- “Câu hỏi nhanh”
- Bỏ trống
- “CẦN BẠN ĐÁP LẠI NGAY LẬP TỨC”
Những tiêu đề đi kèm với:
- “45 người đã xác nhận. chúng tôi cần một căn phòng lớn hơn? “
- “Hãy theo dõi về ______”
Rõ ràng nhất có thể, tiêu đề của bạn càng rõ ràng và ngắn gọn thì khả năng người nhận đọc thư càng cao. Nhiều người làm marketing thông minh còn thêm “Re:” trước tiêu đề Email như là sự đáp lại, và với tôi nó như thể là bạn đang maketing trong tuyệt vọng vậy. Khi bạn đang gửi đi một email, bạn nên tránh sử dụng cách này, cho đến khi bạn thật sự tuyệt vọng trong việc bảo đảm người nhận mở email của bạn.
Chào hỏi và giới thiệu bản thân
Đó là một quy tắc trong công việc để chào hỏi người nhận. Lời chào “Dear Lily” hay “Hi / Hello Lily” tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu bạn đang liên hệ với một công ty, nó sẽ tốt hơn nếu bạn tìm hiểu về người sẽ nhận mail và chào họ thay vì câu “Gửi đến bất kì ai có liên quan”!
Để bắt đầu Email, nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi thư cho họ thì hãy cố gắng giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Bạn nên làm giống như thế này:
“Tôi là Duy Anh. Tôi là một nhà thiết kế web tự do và đã từng làm việc cho các khách hàng như ABCD. Bạn có thể tìm thấy những bài viết của tôi tại Dieuhau.com. “
Điều này cho phép người nhận nhớ tên của bạn cùng với công việc của bạn và nó giúp họ nhớ cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. Mặc dù tôi thích nó đi kèm với dòng chữ “Chúc một buổi sáng tốt lành”, mà dường như nó không hợp lí cho lần đầu liên lạc.
Một vài câu nói
Trò chuyện một chút thường không gây hại. Chỉ cần một câu như tôi đã đề cập ở trên – “Chúc bạn có một làm việc thành công”, “Chúc bạn có một ngày cuối tuần vủi vẻ”, v..v sẽ thật có ích khi đi kèm với mail của bạn. Nó sẽ làm cho email của bạn được đón nhận. Nó cũng sẽ không sao nếu bạn đề cập một chút bình luận về thời tiết.
Đừng vòng vo
Hãy trình bày vấn đề một cách rõ ràng và ngắn gọn. Bây giờ bạn đã tạo được một phản ứng tốt, dòng tiêu đề và giới thiệu cần phù hợp với phần nội dung.
Không ai có thời gian và kiên nhẫn để đọc “tiểu thuyết vĩ đại của Mỹ” của bạn bó hẹp trong Email. Vì vậy, tránh vòng vo và nên đi thẳng vào vấn đề. Đề cập đến những gì mà bạn muốn liên hệ với họ trong phần này. Người nhận chắc chắn sẽ không muốn một bài luận có hình thức và nội dung hoàn toàn quen thuộc gửi đến mail của họ .
Vì vậy, hãy đảm bảo nội dung thư của bạn ngắn gọn, dễ hiểu . Nếu có một danh sách, sử dụng danh sách các bullet và trình bày thư khoa học giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung.. Đừng lạm dụng biểu tượng cảm xúc và tránh những phông chữ khác lạ.
Tôn trọng và khiêm tốn
Có nhiều lúc các email trở thành “Flame Wars”. ( chiến tranh nóng ). Về cơ bản nó là một cuộc tranh cãi trở nên “nóng” bởi cuộc những tranh luận bằng lời nói dưới dạng thư điện tử. Điều này thường xảy ra trong các tình huống sau:
- Gửi một Mail dưới dạng viết hoa tất cả các chữ
- Bình luận về ngữ pháp hoặc dấu chấm câu
- Trả lời cùng một nội dung email cho nhiều người
- Nhờ giúp đỡ về công nghệ thông tin mà không có hệ thống thông tin cụ thể
Thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng những lúc này sẽ tránh một cuộc tranh cãi với những địa chỉ mail mà bạn liên hệ. Mỗi người có khả năng hiểu biết khác nhau, đó là tính cách của con người và chịu đựng với điều đó. Thể hiện sự tôn trọng với các đồng nghiệp của bạn và địa chỉ mà bạn liên lạc trong khi gửi thư.
Dấu câu và ngữ pháp
Bạn không cần phải là một bậc thầy về ngữ pháp trong việc gửi email, nhưng sửa những lỗi sai là công việc bạn nên làm. Lỗi ngữ pháp trong mẫu đơn xin việc gửi qua mail cũng có thể khiến bạn mất đi cơ hội có được một công việc tốt . Bạn chỉ trích những người mà hay mắc lỗi ngữ pháp hơn bạn nhưng sau đó bạn sẽ bị chỉ trích bởi một người thận trọng hơn bạn. Đó là bản chất của con người khi đánh giá cái gì đó và bạn cần tìm hiểu và sửa chữa những lỗi đó. Lỗi sai nhỏ như “Your/You’re” cũng có thể thay đổi toàn bộ nội dụng của email.
Hãy chắc chắn rằng các từ mà bạn sử dụng có trong từ điển! Một số từ không có trong từ điển được sử dụng ví dụ như – “Irregardless, looser/loosing,”, vv . Hãy sử dụng các từ đơn giản nếu người nhận không thể hiểu các từ đó chắc chắn họ sẽ cảm thấy khó chịu và bỏ quả email này.
Đọc và sửa lại
Xem lại tất cả mọi thứ một lần nữa. Kiểm tra Email của bạn từ đầu đến cuối một lần nữa trước khi nhấn nút gửi. Việc đọc và sửa lại cho chính xác có thể giúp tránh khỏi những lỗi khiến bạn đỏ mặt .
Dưới đây là một danh sách liệt kê những thứ mà bạn nên kiểm tra trước khi gửi một mail:
- Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn
- Lời chào thích hợp
- Giới thiệu về bản thân
- Vấn đề của bạn – trình bày thành các ý
- Kiểm tra ngữ pháp, dấu câu hoặc lỗi định dạng.
- Chữ ký và lời cảm ơn.
Không gửi Email lúc đang tức giận
Hai quy tắc đơn giản khi viết Email chuyên nghiệp – Đừng bao giờ Gửi email khi say rượu, hay khi tức giận . Gửi email trong hai trường hợp này có thể làm sụp đổ sự nghiệp của bạn!
Trong bất cứ trường hợp nào thì đây cũng không phải là lúc để bạn trò chuyện. Vì vậy, đừng bao giờ huênh hoang hay tức giận khi viết mail. Điều đó sẽ tạo ấn tượng xấu về bạn.. Chúng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống nghề nghiệp của bạn
Vì vậy, bạn cần có thời gian để bình tĩnh và dành thời gian khác để trả lời thư.
Hãy thử điện thoại
Chúng ta còn có điện thoại ! Đôi khi có những thứ mail không thể làm được, trong khi điện thoại có thể làm nó trong vài phút . Một cuộc trò chuyện trên điện thoại có thể không tốn nhiều thời gian như Email.
Vì vậy, đứng dậy và gọi người nhận và xem những gì họ có thể yêu cầu. Hãy nói một cách thuyết phục, nhẹ nhàng và cung cấp một cái gì đó có giá trị với họ. Cảm ơn họ đã dành thời gian cho bạn và nói rằng bạn mong nhận được câu trả lời sau khi họ đã suy nghĩ.Điện thoại của bạn chắc chắn sẽ sớm nhận được một cuộc gọi từ họ
Mặc dù tôi thích sự riêng tư của email nhưng tôi thấy rằng một cuộc gọi điện thoại có thể làm mọi thứ nhanh chóng hơn.
Vì vậy, đó là nó, bây giờ bạn đã biết những nghệ thuật để gửi email chuyên nghiệp cho công việc hiệu quả Chúc mừng! Bạn đã có được gợi ý để sử dụng email hiệu quả trong trao đổi công việc chưa? Hãy để lại những suy nghĩ và bình luận của bạn.
Và cuối cùng bạn cần một địa chỉ Email chuyên nghiệp để làm việc chứ không phải những email miễn phí, hãy sử dụng một email theo tên miền website hay tên công ty của bạn nhé. Và nếu bạn định viết Email Marketing thì đây là 10 Lỗi Content Marketing các marketer nên tránh mà bạn nên đọc.
[mks_button size=”medium” title=”Đăng Ký Email Chuyên Nghiệp Dung Lượng Không Giới Hạn” style=”squared” url=”http://email.ezamedia.com” target=”_blank” bg_color=”#000000″ txt_color=”#FFFFFF” icon=”” icon_type=”” nofollow=”1″].
