Khi làm việc với Outlook bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng truy cập các cuộc họp online đã được lên lịch từ trước thông qua việc cài đặt và sử dụng Zoom plugin trên Outlook. Người dùng cũng có thể chủ động lên lịch cuộc họp trực tuyến cũng như nhận các thông báo của Zoom khi check mail mà không cần phải liên tục mở ứng dụng.
Hiện nay, Zoom có hơn 300 triệu người tham gia cuộc họp mỗi ngày và Outlook với hơn 400 triệu người dùng.
Bài viết này sẽ đề cập đến các vấn đề liên quan đến Zoom trên Outlook, hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng nó để dễ dàng quản lý các buổi họp, học online.
Cách thêm Zoom Plugin trên Outlook
Bạn có thể tải Zoom Plugin miễn phí trên trang web Zoom. Tuy nhiên, bạn phải đáp ứng đủ các điều kiện cần để có thể cài đặt Zoom Plugin.
Các điều kiện tiên quyết:
- Đối với người dùng Windows phải cài đặt sẵn Microsoft Outlook 2010 hoặc Outlook trong Office 365, người dùng MacOS cần Microsoft Outlook 2011.
- Dùng Plugin 64-bit. Nếu dùng hệ thống Plugin 32-bit có thể sử dụng phần Outlook add-in cho máy tính để bàn.
- Plugin sẽ không chạy trên macOS Catalina; bạn nên sử dụng hệ điều hành MacOS Mojave hoặc cao hơn.
Cách cài đặt:
- Truy cập Download Center, tải xuống Zoom Plugin for Microsoft Outlook và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.
- Sau khi cài đặt xong Zoom Plugin, hãy khởi động lại Outlook.
- Khi mở Outlook lên bạn sẽ thấy Zoom ribbon ở trên cùng. Bạn có thể lên lịch cuộc họp trực tuyến từ Outlook với ribbon bất cứ khi nào.
Xem thêm: Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web
Có Zoom Plugin nào cho Outlook trên Mac không?
Zoom đã ngừng phát triển và hỗ trợ các Plugins cho MacOS Outlook vì lo ngại về vấn đề bảo mật từ Apple, Microsoft cũng đã ngừng hỗ trợ cho các plugin gốc Injection-based với Outlook trên Mac. Bên cạnh đó, Microsoft đã ra mắt Zoom add-ins như một sự thay thế cho Plugin. Vì vậy, bạn nên tải Zoom add-ins từ AppSource để sử dụng cho các dự án của mình.
Hướng dẫn cách tạo Zoom Meeting trong Outlook
Sau khi đã cài đặt thành công Zoom, bạn có thể lên lịch Zoom Meeting trong Outlook theo các bước dưới đây:
- Mở Outlook.
- Tại nút Home, bấm Schedule a Meeting và một cửa sổ cài đặt sẽ xuất hiện.
- Chọn Meeting ID và Password của bạn cũng như các tùy chọn video, âm thanh và tùy chọn nâng cao.
- Nhấn tiếp tục và xem thông tin cuộc họp được tạo tự động trên lịch.
Nếu đang sử dụng Zoom add-ins cho Outlook, bạn cũng có thể tạo cuộc họp trực tuyến một cách dễ dàng theo các bước sau:
- Tải Zoom for Outlook trên Microsoft Store bằng cách nhấn vào Get it Now ngay trên trang AppSource.
- Chọn lịch Outlook trực tuyến và nhấn vào New Event.
- Chọn More Options để mở rộng bố cục và hiển thị Zoom ribbon.
- Nhập tất cả các chi tiết ngày, giờ và chủ đề cuộc họp, sau đó bấm vào ribbon và chọn Add a Zoom Meeting.
- Một cửa sổ mới để đăng nhập vào tài khoản Zoom sẽ mở ra và sau khi đăng nhập, thông tin cuộc họp sẽ được định cấu hình ngay lập tức.
- Lưu cuộc họp.
Cách cập nhật Zoom trên Outlook
Thỉnh thoảng, Zoom sẽ phát hành các bản cập nhật mới để cải thiện các phiên bản Plugin cũ. Các bản cập nhật này có thể dành cho các bản sửa lỗi đơn giản, bổ sung các tính năng mới và nâng cao hoặc hỗ trợ cho các loại hệ thống như hệ thống 32-bit. Vì những bản cập nhật mới sẽ hỗ trợ cho nhiều đối tượng người dùng hơn trong một nhóm người dùng. Do đó việc kiểm tra thường xuyên các bản cập nhật Zoom trên Outlook rất quan trọng. Bạn có thể truy cập các bản cập nhật trên trang Download Centre bằng cách nhấn vào nút Download bên dưới Zoom Plugin For Microsoft Outlook.
Sau khi tải xong bản cập nhật mới, hãy làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt. Khởi động lại Outlook và kiểm tra để xác nhận cài đặt của bạn đã thành công.
Tại sao tính năng My Zoom không hoạt động trên Outlook?
Có một số lỗi phổ biến mà người dùng có thể gặp phải khi tích hợp Zoom plugin trên Outlook.
1. Zoom Plugin trên Outlook bị vô hiệu hóa
Cách khắc phục: Zoom bị vô hiệu hóa có thể xảy ra nếu bất kỳ ai trong nhóm đang cố gắng sắp xếp các cuộc họp cho một thành viên khác trong cùng một lịch họp. Bạn nên xác nhận xem sự cố là do lịch được chia sẻ hay do Zoom Plugin, bằng cách thử Zoom add-ins trên trang web Outlook. Nếu Zoom add-ins hoạt động, bạn cần xem xét để xóa và thêm lại lịch. Nếu nó không hoạt động, thì bạn nên báo cáo sự cố với Bộ phận hỗ trợ Zoom.
2. Zoom Plugin không hiển thị trên máy Mac
Cách khắc phục: Do các vấn đề về bảo mật và ổn định, Apple ngừng hỗ trợ cho Injection-based Plugins trên các hệ điều hành mới hơn của họ như macOS Mojave. Bạn nên sử dụng các Zoom add-ins từ Microsoft Store để thay thế.
3. Zoom Plugin không hoạt động
Cách khắc phục: Trước tiên, hãy xác nhận hệ điều hành và loại hệ thống bạn đang dùng đáp ứng các thông số kỹ thuật được yêu cầu. Nếu tất cả đều đáp ứng đủ, hãy chuyển đến lịch Outlook.
Mở Outlook và chọn Options trong File.
Nhấn vào Add-ins từ menu và chọn Disabled Items từ Manage ở cuối trang và nhấn Go.
Sau đó, Chọn Zoom Outlook Plugin và nhấn vào Enable.
Xem thêm: Hướng dẫn cách bật tính năng điều khiển từ xa trong Zoom
