Breakout Rooms là tính năng nổi bật của Zoom cho phép bạn chia nhỏ phòng họp Zoom, chia cuộc họp chính thành tối đa 50 cuộc họp nhỏ, riêng lẻ khác nhau. Host có thể chọn cách tự động hoặc thủ công để chia người tham gia vào các phòng họp nhỏ và có thể chuyển đổi người tham gia giữa các phòng họp bất kỳ lúc nào.
Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có hướng dẫn toàn diện trong việc thiết lập các Break Rooms trong cuộc họp Zoom của bạn. Nội dung chính:
Xem thêm: Hướng dẫn tham gia Zoom Meeting khi là Attendee
1. Tổng quan về Breakout Rooms
Tính năng Break room cho phép người dùng chia sẻ màn hình, video và trò chuyện giống như một cuộc họp Zoom chính thức.
Break room có thể được sử dụng để đưa người tham gia vào các phòng nhóm nhỏ. Thời gian thảo luận trong các phòng họp nhỏ có thể bị giới hạn (ví dụ: 5 phút để thảo luận về một câu hỏi cụ thể) hoặc không giới hạn thời gian.
Khi ở trong một break room, người dùng không thể nghe thấy trò chuyện ở cuộc họp Zoom chính. Nếu host muốn giao tiếp với mọi người cùng một lúc, họ có thể gửi một tin nhắn dạng văn bản cho tất cả những người tham gia.
Host có thể đợi trong cuộc họp chính trong khi người tham gia khác thảo luận trong các phòng họp nhỏ hoặc tham gia, di chuyển qua lại giữa các phòng họp khác nhau.
Những người tham gia break room có thể nhấp vào nút Ask for Help để yêu cầu trợ giúp từ Host.
Host có thể di chuyển người tham gia giữa các phòng họp nhỏ khác nhau để tiện cho việc kết hợp thảo luận.
Host có thể kết thúc các break room và đưa tất cả những người tham gia trở lại cuộc họp Zoom chính. Sau đó, họ có thể đưa những người tham gia trở lại cùng các phòng họp nhỏ trước đó hoặc chia phòng họp mới.
2. Thiết lập các break room trước khi bắt đầu cuộc họp
Hướng dẫn:
- Truy cập vào trang chủ Zoom, sau đó đăng nhập bằng ID và mật khẩu của bạn.
- Tạo cuộc họp mới hoặc cuộc họp định kỳ bằng công cụ Zoom
- Chọn mục Meetings ở cột menu bên trái và chọn phần bạn muốn chỉnh sửa trong cuộc họp. Sau đó, chọn Edit this Meeting ở gần cuối trang.
- Để chỉ định trước các break room giống nhau cho tất cả các cuộc họp định kỳ, hãy chọn All trong phần Edit Meeting. Nếu bạn chỉ muốn chỉ định trước các break room cho một cuộc họp, hãy chọn Only this meeting.
- Tick vào ô Breakout Room pre-assign, tại đây bạn sẽ thấy 2 tùy chọn để chia phòng họp nhỏ là Creat Rooms (tạo phòng) hoặc Import from CSV (nhập từ file CSV).
– Tạo các Break Room (Cơ bản)
- Bấm Create Rooms trong cài đặt cuộc họp.
- Tạo phòng bằng cách nhấp vào dấu cộng (+) trong hộp Breakout Room Assignment.
- Thêm người tham gia vào phòng bằng địa chỉ email
- Nhấn Save trong hộp Breakout Room Assignment.
- Nhấn Save trong phần cài đặt cuộc họp.
– Nhập file CSV để chỉ định trước các break room (Nâng cao)
- Nhấp vào Import from CSV trong phần cài đặt cuộc họp
- Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng CSV để chia phòng, hãy nhấp vào download the template.
- Điều hướng khỏi trình duyệt của bạn và mở file mẫu trong Excel.
- Thêm tên phòng và địa chỉ email của người tham gia vào file. Bạn có thể thay đổi tên phòng hoặc giữ tên mặc định.
- Lưu file dưới dạng .csv ngay cả khi Excel hiện cảnh báo.
- Tải file lên mục Import Rooms and Participants from CSV File.
- Nhấn Save
- Nhấn Save trong phần cài đặt cuộc họp
3. Tạo break room trong cuộc họp
Nhấp vào Break rooms thanh menu dưới cùng.
Chọn tạo phòng Automatically (tự động) hoặc Manually (thủ công).
Nhấp vào Create Rooms
4. Kiểm soát các break room trong cuộc họp
– Giao tiếp với mọi người trong các phòng họp nhỏ
- Nhấp vào Broadcast a message to all
- Nhập thông báo hoặc tin nhắn bạn muốn truyền đạt đến mọi người và nhấp vào Broadcast
– Đưa người tham gia trở lại phòng họp nhỏ
- Nhấp vào Open All Rooms
- Nhấp vào Recreate để thiết lập lại các phòng họp nhỏ
– Di chuyển người tham gia giữa các phòng
- Di chuột qua tên người dùng trong danh sách các phòng họp nhỏ
- Chọn phòng mà bạn muốn di chuyển người dùng đến đó
