Đại dịch Covid-19 kéo dài dẫn đến nhiều thay đổi trong cuộc sống của chúng ta và thay đổi có tác động mạnh mẽ nhất chính là cách con người làm việc. Kết quả là một lượng lớn doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa với sự hỗ trợ từ các công cụ trực tuyến. Hãy cùng tham khảo 5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm từ xa hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây.
1. Công cụ làm việc nhóm tốt cần những gì?
1.1. Trực quan, dễ sử dụng
Bạn có thể là người dễ dàng tiếp thu những công nghệ mới. Tuy nhiên, một công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến tốt phải là công cụ mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng, ngay cả những người không hiểu biết về công nghệ. Vì vậy, yếu tố trực quan, thân thiện với người dùng là tiêu chí đầu tiên cần xem xét khi một nhóm hay doanh nghiệp quyết định lựa chọn công cụ làm việc cho thành viên của mình.
1.2. Dựa trên nền tảng đám mây
Các công cụ cộng tác dựa trên nền tảng đám mây mang đến một vài lợi thế so với công cụ chỉ hỗ trợ lưu trữ cục bộ trên máy tính để bàn. Thông thường, các phần mềm dựa trên đám mây sẽ có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn, thiết bị di động,… giúp người dùng có thể truy cập ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Ngoài ra, các ứng dụng đám mây thường cung cấp bản sao lưu miễn phí, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về vấn đề mất mát dữ liệu quan trọng.
1.3. Tính linh hoạt
Sự hợp tác không phải lúc nào cũng diễn ra giống nhau giữa các nhóm. Thay vào đó, sự cộng tác hiệu quả đôi khi đòi hỏi sự thay đổi trong cách tiếp cận của bạn. Đó là lý do tại sao các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả cần phải rất linh hoạt và tích hợp nhiều chức năng trong một.
1.4. Khả năng tích hợp
Phần lớn các nhóm thường làm việc cùng lúc trên nhiều nền tảng, ứng dụng khác nhau. Bởi vậy, việc các ứng dụng có thể tích hợp và liên kết qua lại sẽ là một điểm cộng khá lớn. Trước khi lựa chọn công cụ làm việc từ xa, bạn nên tự hỏi xem công cụ đó có khả năng tích hợp và bạn có thể chia sẻ tài liệu giữa nhiều ứng dụng với nhau hay không.
1.5. Bảo mật
Tính an toàn và bảo mật luôn là yếu tố cần lưu ý khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào, đặc biệt đối với những công cụ làm việc trực tuyến. Một phần mềm an toàn phải cho phép người dùng dễ dàng quản lý và phân quyền truy cập cho từng đối tượng cụ thể. Việc này nhằm đảm bảo những dữ liệu quan trọng không được chia sẻ và tiết lộ với những người có mục đích xấu.
2. 5 công cụ làm việc nhóm từ xa hiệu quả
2.1. nTask
nTask là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất đối với những nhóm làm việc từ xa. nTask kết hợp nhiều chức năng trong một. Điều này giúp các nhà quản lý dự án loại bỏ quy trình cài đặt phức tạp nhiều công cụ riêng lẻ trên từng máy tính, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Ngoài ra, nTask sử dụng phương thức lưu trữ dựa trên đám mây nên bạn và thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị.
Với chức năng tuyệt vời liên quan đến làm việc từ xa và quản lý dự án, ứng dụng này hoàn hảo cho những người làm nghề tự do, các tổ chức làm việc từ xa và các nhóm nhỏ dựa vào phần mềm quản lý dự án để duy trì hoạt động.
Nhìn chung, nTask có thể trở thành phần mềm mà nhóm của bạn cần để nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra giá trị nhanh chóng. Dưới đây các tính năng chính mà ứng dụng tuyệt vời này cung cấp.
2.1.1. Tính năng chính
- Các mô-đun quản lý dự án khoa học, liền mạch
- Bảng chấm công, giám sát thời gian và kiểm soát quy trình phê duyệt ở các cấp quản lý và nhân viên
- Thêm nhận xét về chất lượng công việc
- Xuất dữ liệu, báo cáo
- Quản lý dự án hiệu quả thông qua các mốc thời gian, theo dõi phần trăm hoàn thành dự án bằng biểu đồ, báo cáo kết quả và phân bổ nguồn lực
- Quản lý cuộc họp: Lên lịch họp một lần hoặc định kỳ bằng cách gửi lời mời tới người tham dự, thêm chi tiết thời gian và địa điểm
- Liên kết dự án và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm
2.1.2. Giá thành
Bên cạnh phiên bản miễn phí, nTask cung cấp các gói có trả phí:
- nTask Premium: 2,99 USD/người/tháng
- nTask Business: 7,99 USD/người/tháng
2.2. Monday
Phần mềm thứ hai trong danh sách phần mềm hợp tác và quản lý dự án ngày hôm nay là ứng dụng có tên: Monday. Mặc dù là một trong những ứng dụng mới nhất trên thị trường, Monday đã nhanh chóng trở thành một trong những cái tên được nhắc đến nhiều nhất thời gian gần đây.
Một tính năng quan trọng mà Monday cung cấp là người dùng có thể dễ dàng khởi tạo tất cả các nhiệm vụ và quy trình liên quan đến dự án của mình bằng cách sử dụng các mẫu được xây dựng sẵn trong ứng dụng. Điều này cho phép bạn tiết kiệm phần lớn thời gian và bắt tay ngay vào công việc thay vì ngồi thiết lập template một cách thủ công cho từng dự án một.
Ngoài ra, Monday còn có thể được tích hợp dễ dàng với một loạt những ứng dụng làm việc nhóm và chia sẻ tài liệu trực tuyến khác như: Google Drive, Gmail, Slack, Trello, Dropbox và GitHub.
2.2.1. Tính năng chính
- Ghi lại nhật ký hoạt động
- Theo dõi tiến độ hoàn thành dự án dưới dạng biểu đồ, lịch, dòng thời gian
- Kiểm soát quyền truy cập của người dùng
- Lập kế hoạch hàng tháng và phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên
- Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại nhiều lần
- Chia sẻ tài liệu trực tuyến
2.2.2. Giá thành
Monday cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày. Sau thời gian này, người dùng có thể đăng ký gói tiêu chuẩn bắt đầu với 10 USD/người/tháng.
2.3. ProofHub
Tiếp theo trong danh sách là phần mềm tuyệt vời ProofHub. Ứng dụng đặc biệt dành riêng cho các nhóm lớn, những người không muốn tiêu tốn quá nhiều chi phí mỗi tháng cho một công cụ làm việc và quản lý dự án từ xa. Dù vậy, ProofHub vẫn cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết.
Một điểm cộng lớn của phần mềm này là bạn sẽ không phải mất phí cho mỗi người dùng tham gia vào nhóm và sử dụng phần mềm. Thay vào đó, phần mềm sẽ tính phí cố định, sau đó bạn có thể thêm số lượng người dùng không giới hạn vào phần mềm mà không phát sinh thêm bất kỳ một khoản phí nào.
2.3.1. Tính năng chính
- Cộng tác trong thời gian thực
- Trò chuyện, thảo luận nhóm ngay trên ứng dụng
- Theo dõi lịch trình công việc, đặt lời nhắc tự động
- Lưu trữ tất cả tài liệu trong một
- Phân quyền và kiểm soát hoạt động của thành viên trong dự án
- Tạo báo cáo tùy chỉnh với các số liệu thể hiện tiến trình của dự án
- Tạo các mẫu dự án một lần và áp dụng cho dự án tương tự mà không cần tạo lại từ đầu
2.3.2. Giá thành
ProofHub cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và 2 gói trả phí:
- Gói Essential: 45 USD/tháng (thanh toán hàng năm), giới hạn cho 40 dự án, 15GB bộ nhớ, không giới hạn số lượng người tham gia.
- Gói Ultimate Control: 89 USD/tháng (thanh toán hàng năm), không giới hạn dự án và số người tham gia, 100GB bộ nhớ miễn phí.
2.4. Filestage
Filestage là nền tảng cộng tác và đánh giá nội dung trực tuyến tất cả trong một, hỗ trợ các nhóm theo dõi và phê duyệt công việc của nhau nhanh hơn. Nền tảng này cho phép đồng nghiệp và khách hàng để lại bình luận cũng như chú thích các tệp trong thời gian thực, từ đó giúp cho việc thu thập và tổng hợp phản hồi về chất lượng công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Filestage cho phép các thành viên trong nhóm và khách hàng dễ dàng đưa ra ý kiến, nhận xét về các tài liệu dưới dạng văn bản, hình ảnh, video và cả âm thanh. Với Filestage, bạn có thể quản lý tất cả các đánh giá của mình ở cùng một nơi, tăng tốc quá trình phê duyệt đồng thời hoàn thành các dự án nhanh hơn bằng cách loại bỏ việc giao tiếp qua lại bằng hình thức Email.
2.4.1. Tính năng chính
- Thêm nhận xét và chú thích trực tiếp trên các tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh
- Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực
- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
- Tạo danh sách việc cần làm
- Copy và dán liên kết đánh giá vào các công cụ như: Slack, Trello hoặc Basecamp
- Sử dụng mã hóa tiêu chuẩn AES 256-bit và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của Liên minh Châu Âu được chứng nhận ISO 27017
2.4.2. Giá thành
- Filestage cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí cho mọi gói dịch vụ và đăng ký có trả phí bắt đầu từ 89 USD/tháng: Giới hạn 15 dự án, 10 thành viên tham gia và 50GB bộ nhớ, không có template.
- Ngoài ra, bạn có thể nâng cấp lên gói Pro với giá 219 USD/tháng: Khởi tạo 35 dự án, tối đa 10 thành viên, 50GB bộ nhớ, cung cấp 1 template dự án.
2.5. Chanty
Bất cứ khi nào chúng ta nói về sự hợp tác trong một tổ chức hay bất kỳ môi trường làm việc nào khác thì giao tiếp là một phần quan trọng. Và nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm vừa hỗ trợ làm việc nhóm từ xa, vừa đáp ứng nhu cầu giao tiếp giữa các thành viên, thì không có phần mềm nào phù hợp hơn Chanty.
Chanty là một nền tảng cộng tác dựa trên đám mây kết hợp giao tiếp, quản lý dự án và tự động hóa quy trình giúp các nhóm phối hợp làm việc hiệu quả hơn. Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của ứng dụng này chính là tính trực quan và thực tế. Chanty dễ sử dụng đến mức bạn có thể ngay lập tức làm quen và sử dụng mà không cần đọc hướng dẫn của nhà sản xuất.
2.5.1. Tính năng chính
- Trò chuyện với các thành viên trong thời gian thực
- Thực hiện cuộc gọi âm thanh/ video nhóm
- Chia sẻ màn hình làm việc
- Chia sẻ tin nhắn tức thì, tệp tin hay bất kỳ nội dung nào khác
- Tạo, phân công, lên lịch và thảo luận công việc trực tiếp trong ứng dụng
- Tích hợp với nhiều ứng dụng như: Google Drive, Dropbox, Trello, GitHub, Zapier, Jira, Asana,…
- Theo dõi quy trình làm việc nhóm bằng cách sử dụng Kanban Board
2.5.2. Giá thành
- Chanty hiện cung cấp phiên bản miễn phí tích hợp hầu hết các tính năng quan trọng.
- Ngoài ra, nếu bạn muốn trải nghiệm những tính năng cao cấp hơn bạn có thể đăng ký gói Doanh nghiệp với chi phí 3 USD/người/tháng: Cho phép thực hiện cuộc gọi nhóm không giới hạn, chia sẻ màn hình, bộ nhớ lưu trữ bất tận.
Trên đây là 5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay giúp phá bỏ mọi trở ngại liên quan đến vấn đề quản lý cũng như giao tiếp mà hình thức làm việc từ xa đặt ra cho mỗi cá nhân và tập thể. Lựa chọn và áp dụng một trong những công cụ này sẽ góp phần rất lớn nâng cao chất lượng và tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.
