Hàm Concatenate là một hàm trong Excel giúp bạn nối dữ liệu từ các ô một cách tiện dụng hơn và tiết kiệm thời gian hơn thay vì sao chép và dán thông thường. Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về hàm Concatenate trong Excel.
Concatenate có nghĩa là “kết hợp với nhau”. Hàm Concatenate cho phép người dùng hợp nhất dữ liệu từ nhiều ô ở nhiều định dạng vào một ô duy nhất. Hàm này đặc biệt tiện dụng trong việc nối tên và địa chỉ hoặc nối ngày và thời gian.
Làm thế nào để sử dụng hàm Concatenate trong Excel?
Hàm Concatenate hợp nhất dữ liệu của ít nhất hai ô thành một ô mà không làm thay đổi hình dạng của ô và thường được dùng để nối chuỗi văn bản từ nhiều nhiều ô đơn lẻ thành một ô duy nhất. Chuỗi văn bản sau cùng là sự kết hợp của những chuỗi văn bản riêng lẻ ban đầu.
Chẳng hạn, bạn có một bảng Excel thông tin khách hàng với cột A là tên và cột B là họ. Giờ bạn cần kết hợp “tên” và “họ” của mỗi người để thành chuỗi văn bản “họ và tên” và hiển thị ở Cột C. Nếu chỉ có một vài khách hàng thì có thể làm theo cách thủ công sao chép dán bình thường, nhưng nếu có danh sách hàng trăm hàng ngàn khách hàng thì hàm Concatenate sẽ là vũ khí để bạn kết hợp dữ liệu tiện dụng hơn.
Công thức hàm Concatenate trong Excel
=CONCATENATE(text1, [text2] …)
hoặc = CONCAT(text1, [text2], …)
Trong đó
text1: là đối số đầu tiên để nối, có thể là một số, văn bản hoặc ô tham chiếu.
text2, text3, …: là các mục để nối. Hàm Concatenate có thể nối đến 255 mục với tối đa 8.192 ký tự
1. Hàm Concatenate với khoảng trắng (space)
Nếu bạn muốn nối 2 chuỗi văn bản và chèn khoảng trắng ở giữa, thì bạn có thể thêm khoảng trắng đặt trong dấu ngoặc kép ( “ “) vào trong công thức, giữa hai thành phần bạn muốn nối. Chú ý phải đặt dấu phẩy trước và sau “ “ nếu không công thức sẽ sai và Excel sẽ báo lỗi.
Chẳng hạn, trong ví dụ trên bạn muốn nối “họ” và “tên” và có khoảng trắng ở giữa, thì bạn có thể nhập công thức như sau
=CONCATENATE(B16, “ “, A16)
Sau khi hiển thị kết quả (không báo lỗi), bạn chỉ cần đưa chuột về phía dưới bên phải ô kết quả cho đến khi dấu + xuất hiện, nhấn vào dấu + và kéo xuống các ô bên dưới để công thức tự động chạy và hiển thị kết quả cho các hàng bên dưới.
2. Dùng hàm Concatenate nối chuỗi văn bản
Ví dụ nối họ và tên phía trên khá đơn giản. Trên thực tế bạn có thể dùng hàm Concatenate để nối nhiều dữ liệu phức tạp hơn. Tuy nhiên cần nhớ dù bạn nối số và văn bản, thì kết quả trả về cuối cùng vẫn là một chuỗi văn bản.
Chẳng hạn, trong chiến dịch email marketing, bạn có nhiều tên khách hàng và một số tin nhắn muốn gửi cho họ. Bạn cần nối các văn bản này để tạo thành một tiêu đề email. Khi đó bạn có thể sử dụng hàm Concatenate. Chú ý nhớ đặt dấu phẩy và khoảng trắng ở những nơi cần thiết.
Ví dụ: =CONCATENATE (B2,”,”,A2,”,”,” “,C2)
Kết quả sẽ như hình bên dưới. Tiếp theo chỉ cần áp dụng cách kéo thả trên để công thức tự áp dụng cho các ô bên dưới.
3. Dùng hàm Concatenate nối ngày và giờ
Như đã nói ở trên, dù định dạng các ô được nối bằng hàm Concatenate là gì, thì kết quả trả về cuối cùng vẫn là một chuỗi văn bản. Vì vậy để tránh các vấn đề mất định dạng ngày tháng thời gian khi nối dữ liệu bằng hàm Concatenate, bạn có thể quy định sẵn định dạng thời gian trong lúc nhập hàm.
Chẳng hạn trong hình bên dưới, bạn muốn kết hợp dữ liệu cột A, B và C của từng hàng với nhau, không muốn bị mất đi định dạng ngày tháng, thì bạn có thể gõ công thức như sau
=CONCATENATE(A2, TEXT(B2,”mm/dd/yyyy”), ” at”, ” “,TEXT(C3,”hh:mm:ss”))
Kết quả sẽ hiển thị như hình bên dưới.
Tiếp theo áp dụng việc kéo thả dấu + ở góc dưới bên phải ô kết quả để công thức tự áp dụng cho các ô bên dưới.
Một số giới hạn về hàm Concatenate
Trong Excel hàm Concatenate chỉ có thể nối 225 ô, với tổng cộng 8.192 ký tự. Vậy nên nếu bạn muốn tạo ra một số lượng chuỗi văn bản mới rất lớn, thì bạn phải làm từng phần.
Ngoài ra, hàm Concatenate không áp dụng cho vùng chọn, vì vậy phải tách biệt từng ô trong công thức. Nếu bạn phải làm việc với hàng trăm ô và cảm thấy mất thời gian nhập vị trí từng ô trong công thức, thì có thể thử các cách sau
1. Sử dụng phím Control
Nhập phần đầu tiên của công thức =CONCATENATE(
Nhấn giữ phím Control và chọn từng ô riêng biệt bạn muốn nối
Cuối cùng bỏ phím ra, gõ dấu ngoặc đơn cuối cùng và nhấn enter.
2. Sử dụng hàm Transpose
Nếu số lượng ô lớn đến nỗi dùng phím Control nhấp vào từng ô cũng rất mất thời gian thì bạn có thể sử dụng hàm Transpose để tạo một vùng chọn trước khi đổi vùng chọn này thành các ô riêng lẻ
Chọn các ô bạn muốn nối bằng hàm Concatenate
Nhập công thức hàm Transpose để tạo nên một vùng chọn chứa các ô dữ liệu bạn muốn nối, công thức ví dụ =TRANSPOSE(A1:A10)
Nhấn giữ phím F9 để đổi vùng chọn này thành danh sách các ô riêng lẻ
Xóa dấu ngoặc đơn, và giờ tại ô đó chỉ còn danh sách các ô riêng lẻ
Nhập công thức hàm Concatenate vào ô có danh sách các ô riêng lẻ cần nối
Bấm enter để công thức chạy
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 6 bước tạo Pivot Table trong Excel
