Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào Google Documents và Google Drive có thể không cho phép bạn mã hóa tài liệu Google Docs riêng lẻ.
Nếu muốn giữ an toàn cho các file tài liệu không bị người ngoài dòm ngó, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất, đặc biệt nếu bạn lưu trữ các file đó trên cloud. Có một số phương pháp để bảo vệ tính bảo mật và quyền riêng tư của bạn, giữ cho các tài liệu liên kết cloud được bảo vệ bằng mật khẩu.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số cách có thể thực hiện để khóa các tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.
Đảm bảo an toàn cho thiết bị của bạn
Các tài liệu Google Docs, Sheets, và Slides có thể không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên Server của Google. Khi bạn đã chia sẻ các file tài liệu, những người dùng khác không thể xem file của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.
Để bảo vệ tài liệu khỏi người ngoài, bạn nên đảm bảo tài khoản của mình luôn được an toàn bằng cách: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và sử dụng khóa bảo mật hardware như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ tốt nhất tài khoản. Với các bước bảo mật này, người ngoài rất khó có khả năng truy cập vào tài khoản của bạn.
Bạn lo lắng về việc bị theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại, bạn muốn bảo vệ các thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN và mã hóa bộ nhớ trên máy. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay bạn nên đảm bảo bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt của máy tính để ngăn chặn kẻ trộm.
Cách này khá an toàn đảm bảo những người xung quanh bạn hoặc kẻ trộm máy tính sẽ không thể xâm nhập vào tài liệu. Tuy nhiên, nếu Server của Google bị tấn công bởi hacker hoặc nhân viên của Google tò mò về các tài liệu thì các biện pháp bảo mật cũng khó có thể bảo vệ tài khoản của bạn.
Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat
Cloud storage an toàn nhất là bộ nhớ mà bạn kiểm soát được hoặc ít nhất là lưu trữ bạn có thể kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu, thì tốt nhất bạn nên thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu trước khi tải lên.
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC, cách đơn giản nhất là sử dụng tính năng mã hóa tích hợp của nó. Mở tài liệu được chọn và chuyển tới File > Protect Document > Encrypt with Password. Chọn mật khẩu cho file và sau đó tải nó lên Google Drive (nếu quên mật khẩu thì file đó sẽ bị mất vĩnh viễn).
Nếu dùng phiên bản Acrobat trả phí, bạn có thể bảo vệ file PDF bằng mật khẩu theo các bước: File > Protect Using Password, sau đó kích hoạt mật khẩu. Ngoài ra, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể giúp bạn thực hiện các bước bảo vệ file PDF.
Bạn không cần phải chỉnh sửa trực tuyến các file tài liệu vì Google sẽ không thể đọc file. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa file, bạn vẫn có thể tải xuống và mở file trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Mở khóa file, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, sau đó mã hóa lại và thay thế file đó trong Google Drive.
Mã hóa tài liệu với Boxcryptor
Nếu cần mã hóa các tài liệu không phải Office hoặc bạn không sở hữu bản sao của Microsoft Office, thì Boxcryptor là một lựa chọn linh hoạt hơn. Boxcryptor rất giống với Dropbox, Google Drive và các cloud storage services khác. Thay vì sử dụng cloud service của riêng mình, Boxcryptor kết nối với các chương trình cloud-syncing đã được cài đặt trên PC.
Bạn có thể cài đặt Boxcryptor, kích hoạt Google Drive trong cài đặt của Boxcryptor, sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên của File Explorer. Nhấp chuột phải vào bất kỳ file nào bạn muốn bảo mật, chọn Boxcryptor> Encrypt và xem checkbox chuyển sang màu xanh lục. Bạn vẫn thấy các file trong Google Drive, nhưng sẽ không thể truy cập được trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập Boxcryptor.
Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt
Nếu muốn có một tiện ích mã hóa tài liệu hoàn toàn miễn phí và có thể sử dụng với bất kỳ cloud storage service hay bất kỳ thiết bị nào, thì Veracrypt là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Veracrypt có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo một vùng chứa được mã hóa để có thể lưu trữ bất kỳ file nào bạn muốn, sau đó file của bạn sẽ được lưu giữ an toàn ở bất kỳ đâu.
Veracrypt khá thân thiện với người dùng đặc biệt là người mới bắt đầu. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo một vùng chứa file được mã hóa mới trong thư mục Google Drive và gắn kết file đó từ cửa sổ chính của Veracrypt. Nó sẽ xuất hiện như là một ổ cứng ngoài, sau đó bạn có thể kéo các file quan trọng vào đó, ngắt kết nối ổ đĩa và vùng chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Cần cài đặt Veracrypt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập tài liệu bên trong vùng chứa đó.
Thật không may khi Google vẫn chưa thêm một tính năng bảo mật bằng mật khẩu đơn giản vào Google Docs, nhưng hiện tại bạn có thể thử một trong các cách trên để tài liệu được lưu trữ an toàn hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chia sẻ tài liệu trong Google Docs cho người khác
