Nếu bạn phải thường xuyên sử dụng Excel trong công việc, bạn sẽ nhận thấy có một số tính năng mà bạn phải sử dụng nhiều lần ví dụ như hàm VLOOKUP, autofilters (bộ lọc tự động), hay conditional formatting (định dạng có điều kiện),… Những tính năng trên là những tính năng quan trọng trong Excel và chúng cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng. Diều hâu đã tổng hợp một số mẹo hỗ trợ sử dụng Excel vô cùng hữu ích, hãy cùng xem nhé
Tuy nhiên, Excel còn mạnh mẽ hơn thế, nó còn có rất nhiều các tính năng khác giúp bạn làm việc nhanh chóng cũng như khiến cho bảng tính của bạn trở nên đơn giản, đẹp mắt và dễ hiểu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá các mẹo sử dụng và tính năng Excel ít được biết đến nhưng lại khá hiệu quả trong việc hỗ trợ công việc.
6 mẹo hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng với Excel
1. Tận dụng Table Tool để sắp xếp dữ liệu và tiến hành phân tích nhanh
Mặc dù phần lớn dữ liệu mà chúng ta nhập vào Excel về mặt kỹ thuật là ở định dạng bảng, nghĩa là được tổ chức thành các hàng và cột. Tuy nhiên, Excel cũng có tính năng bảng riêng biệt cho phép bạn phân tích một nhóm dữ liệu có liên quan một cách dễ dàng hơn.
Hãy bắt đầu khám phá Table Tool bằng cách nhập một tập hợp dữ liệu. Trong ví dụ dưới đây, dữ liệu là thông tin các nhân vật trong bộ phim nổi tiếng Game of Thrones.
Để tạo bảng, hãy chọn dữ liệu của bạn. Sau khi dữ liệu được chọn, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.
– Đối với Windows:
- Điều hướng đến tab Insert => Table
- Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhớ chọn hộp My Data Contains Headers để Excel biết cách tạo một hàng tiêu đề riêng cho tiêu đề của bạn.
- Nhấn OK
– Đối với MAC:
- Điều hướng đến tab Table trên thanh công cụ.
- Nếu dữ liệu của bạn đã có tiêu đề, hãy nhấp vào New => Insert Table With Headers
- Nếu dữ liệu không có tiêu đề, hãy nhấp vào New => Insert Table Without Headers
Dữ liệu ngay lập tức trở nên đẹp và gọn gàng hơn nhiều với màu xanh trang nhã phân biệt rõ từng hàng, cột và ô. Lưu ý rằng Excel đã tự động thêm các danh sách thả xuống, sắp xếp và lọc ở đầu mỗi cột, vì vậy chúng ta không cần phải tự mình chèn các danh sách đó.
Thứ hai, chúng ta có thể dễ dàng thêm các hàng dữ liệu vào bảng tính mà không phải lo lắng về việc ảnh hưởng đến các công thức. Hãy thêm một hàng cho nhân vật Tyrion.
Khi bắt đầu nhập ở cuối bảng, Excel sẽ tự động thêm một hàng và tự động định dạng hàng theo thông số kỹ thuật của bảng. Hơn hết, hàm SUM () đã tạo trước đó sẽ tự động cập nhật mà không cần thay đổi tham chiếu ô sau khi thêm một hàng trong bảng.
Cuối cùng, chúng ta có thể dễ dàng thêm công thức vào từng hàng của bảng mà không cần sao chép và dán. Hãy tạo một cột mới tính tổng số vật sở hữu của mỗi nhân vật bằng cách cộng Castles owned và Houses owned của họ.
Trong hàng đầu tiên của cột, lấy SUM của cột Castles owned và Houses owned. Lưu ý rằng thay vì sử dụng tham chiếu ô tiêu chuẩn, Excel đã sử dụng định dạng mới:
= SUM ([@ [Houses owned]], [@ [Castles owned]]). Và công thức tự động áp dụng cho mọi ô trên bảng.
2. Sử dụng công thức CONVERT để thực hiện các phép tính nhanh chóng
Khi làm việc, chúng ta thường thấy mình cần thực hiện chuyển đổi đơn vị trong Excel, ví dụ như độ F sang độ C hoặc từ ki-lô-gam sang pound, đặc biệt khi làm việc trong môi trường quốc tế.
Quá trình này thường khá phức tạp phải thao tác sao chép và dán thủ công. Tuy nhiên, có một cách dễ dàng hơn: Excel bao gồm một hàm chuyển đổi chung gọi là CONVERT () giúp chuyển đổi trọng lượng, khoảng cách, thời gian và nhiệt độ từ đơn vị này sang đơn vị khác.
Công thức CONVERT có dạng như sau: = CONVERT (number, from_unit, to_unit)
Các đối số from_unit và to_unit là các chuỗi được kéo từ một tập hợp các đơn vị được xác định trước và đã được xây dựng trong Excel. Dưới đây là một số chuyển đổi đơn vị hữu ích:
- Khoảng cách
- Nhiệt độ
- Thời gian
Hãy thử chuyển đổi nhiệt độ ưa thích của từng nhân vật từ độ F sang độ C. Thay vì tìm kiếm các công thức chuyển đổi, chúng ta có thể chỉ cần sử dụng công thức sau trong một ô của Bảng:
Ví dụ: =convert([@[Preferred temp (F)]], “F”, “C”)
3. Sử dụng hàm DATEDIF để tính toán sự khác biệt giữa các ngày
Chúng ta thường cần tính toán sự khác biệt giữa các ngày trong bảng tính, đặc biệt khi định dạng bảng được sử dụng để tạo biểu đồ và đồ thị. Nhiều người dùng Excel sử dụng nhiều cột với đầy đủ các cột chứa nội dung YEAR(), MONTH(), và DAY() phức tạp để trích xuất và so sánh thông tin ngày tháng từ các ô khác nhau.
Nhưng có một cách dễ dàng hơn đó là sử dụng hàm DATEDIF (). DATEDIF () cho phép người dùng lấy sự khác biệt giữa hai ngày bằng cách sử dụng một số cài đặt Excel được xác định trước. Ví dụ, chúng ta có thể tìm thấy tổng số chênh lệch giữa hai ngày, tính bằng ngày. Hoặc chúng ta có thể tìm sự khác biệt giữa hai ngày mà bỏ qua năm và tháng của chúng, để chỉ xem xét các ngày bằng số.
Công thức hàm DATEDIF (): = DATEDIF (start_date, end_date, unit)
Đối số unit đó cho Excel biết sẽ dựa vào yếu tố gì để lấy sự khác biệt, hãy tham khảo bảng sau:
Ví dụ: để tìm ra sự khác biệt tính theo ngày giữa ngày sinh của Cersei và Tyrion, chúng ta có thể áp dụng công thức
= DATEDIF (D5, D18, “D”)
Nếu muốn tra cứu cùng một giá trị theo năm, chúng ta có thể sử dụng một công thức tương tự, với đối số unit được sửa đổi một chút:
= DATEDIF (D5, D18, “Y”)
4. Phân tích so sánh dữ liệu số bằng Data Bars
Thiết lập biểu đồ trong Excel tốn khá nhiều thời gian. Bạn phải chọn tập dữ liệu của mình, tạo biểu đồ và đảm bảo rằng dữ liệu đang được hiển thị chính xác. Sau đó, bạn phải định dạng biểu đồ, thêm nhãn trục, tiêu đề, đường lưới,… Biểu đồ là một công cụ tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu với những hình ảnh đẹp mắt trong Excel, nhưng nếu bạn chỉ muốn xem nhanh toàn bộ dữ liệuvà so sánh thì làm thế nào?
Data Bars chính là một cách hữu ích để trực quan hóa các phép so sánh bằng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) mà không cần trải qua các bước vẽ biểu đồ.
Để bắt đầu, chỉ cần chọn một hàng hoặc cột số để so sánh, sau đó trên Windows hoặc Mac, nhấn Home => Conditional Formatting => Data Bars và chọn thanh màu sẽ dùng để so sánh.
Các ô trong hàng hoặc cột đã chọn sẽ tự động điền vào các thanh dữ liệu trong ô. Chiều dài của các thanh này sẽ tỷ lệ với dữ liệu dùng để so sánh, số lớn thì thanh sẽ dài và ngược lại.
5. Xác định xu hướng theo thời gian bằng cách sử dụng Sparklines
Các thanh dữ liệu được mô tả ở trên là một cách dễ dàng để có được sự so sánh trực quan về các dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, chúng lại không giúp ích được gì khi muốn so sánh dữ liệu theo thời gian.
Tất nhiên, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu, nhưng nó sẽ trở nên cồng kềnh và lộn xộn nếu chúng ta cố gắng xem xét nhiều tập dữ liệu cùng một lúc.
May mắn thay Excel đã có một cách dễ dàng hơn để trực quan hóa dữ liệu này đó là Sparklines.
Sparklines là một dạng biểu đồ mini trong Excel thể hiện dữ liệu thay đổi theo theo thời gian trong một ô. Dưới đây là một ví dụ về Sparklines được sử dụng để hiển thị xu hướng về những ngôi nhà được sở hữu (House owned) theo thời gian của một số người khác nhau:
Theo dõi các hướng dẫn dưới đây để tạo Sparklines của riêng bạn.
– Đối với Windows:
- Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột, đây là nơi mà các Sparklines sẽ được chèn vào. (Lưu ý: Chỉ có thể chèn các đường nhỏ vào các ô liền kề trong một cột, chúng không hoạt động tốt khi được sử dụng trong các ô liền kề trong một hàng.)
- Nhấp vào Insert, sau đó chọn loại Sparklines bạn muốn chèn trong phần Sparklines. Một số tùy chọn bao gồm biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu win/loss. Chọn loại sẽ hiển thị tốt nhất dữ liệu của bạn.
- Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Sparklines của mình trong hộp Data Range. Phạm vi dữ liệu bạn chọn phải là mảng 2 chiều và số hàng của nó phải luôn bằng số ô bạn đã chọn trước khi tạo Sparklines.
- Nhấn OK.
– Đối với Mac:
- Đầu tiên, chọn một cột hoặc một phần cột, đây là nơi mà các Sparklines sẽ được chèn vào.
- Nhấp vào Charts, sau đó chọn loại Sparklines mà bạn muốn chèn trong phần Insert Sparklines. Một số tùy chọn bao gồm biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu win/loss. Chọn loại sẽ hiển thị tốt nhất dữ liệu của bạn.
- Nhập phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo Sparklines của mình trong hộp Data Range. Phạm vi dữ liệu bạn chọn phải là mảng 2 chiều và số hàng của nó phải luôn bằng số ô bạn đã chọn trước khi tạo Sparklines.
- Nhấn OK.
Sparklines mang lại sự nhanh chóng và dễ dàng khi diễn giải các xu hướng trong dữ liệu mà không cần phải đầu tư về mặt thời gian và công sức như việc tạo biểu đồ.
6. Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng các Custom Sort (tùy chỉnh sắp xếp) khác nhau
Nếu bạn là một người dùng Excel lâu năm, có lẽ bạn đã quá quen thuộc với việc sử dụng Sort để sắp xếp dữ liệu theo cách hợp lý và mạch lạc.
Nhưng nhiều người dùng Excel lại không biết rằng có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ, chúng ta có thể sắp xếp một trang tính theo họ, và nếu hai người trên trang tính có cùng họ, hãy sắp xếp theo tên. Mỗi cấp độ sắp xếp có thể được tùy chỉnh hoàn toàn với nội dung được sắp xếp từ A đến Z hoặc từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Để tùy chỉnh tính năng Sort trên cả Windows và Mac, hãy chọn dữ liệu của bạn, sau đó nhấp Data => Sort => Custom Sort. Một cửa sổ mới xuất hiện hỏi bạn muốn sắp xếp theo cột nào trước và theo cách nào. Nhấn vào biểu tượng dấu + ở cuối màn hình để thêm cấp độ sắp xếp. Bạn có thể chọn sắp xếp dựa trên giá trị ô (số hoặc bảng chữ cái) hoặc dựa trên các tính năng nâng cao hơn như màu ô, màu phông chữ hoặc các biểu tượng.
Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ sử dụng Custom Sort nâng cao để sắp xếp lại danh sách các nhân vật theo thứ tự bảng chữ cái trong họ, sau đó theo giới tính và cuối cùng là theo tài sản được sở hữu.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hợp nhất các ô trong Excel trong vòng 5 phút
