21 mẹo sử dụng Google Sheet một cách hiệu quả

Google Sheet là một công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả với giao diện đơn giản, dễ thao tác và cộng tác với mọi người. Nó cũng được tích hợp với các sản phẩm khác của Google như Google Analytics và Google Data Studio. Có thể bạn đã biết cách sử dụng các thao tác đơn giản trên Google Sheet, tuy nhiên với những mẹo sử dụng Google sheet được giới thiệu trong bài viết dưới đây sẽ
cung cấp cho bạn những cách tuyệt vời để khai thác tối ưu công cụ này.

1. Gửi email trong khi nhận xét

Google Sheet là một công cụ tuyệt vời để làm việc, cộng tác với nhiều người. Tất cả thông tin, dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực khi có người chỉnh sửa. Nếu bạn cần thông báo cho một ai đó về việc kiểm tra nội dung file, bạn hoàn toàn có thể gửi email cho họ khi thêm nhận xét vào Google Sheet. Hãy nhấp vào dấu cộng (+), sau đó nhập địa chỉ email (hoặc tên) của người bạn muốn liên hệ, sau đó khi bạn thêm nhận xét của mình, họ sẽ tự động nhận được email có nội dung nhận xét của bạn.

2. Thêm heatmap bằng cách sử dụng Conditional Formatting (định dạng có điều kiện)

Heatmap là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của người xem đến những dữ liệu quan trọng trong trang tính của bạn. Bạn có thể đánh dấu các giá trị, hoặc lỗi cụ thể bằng cách sử dụng Conditional Formatting.

Sử dụng thang màu sẽ giúp bạn nhanh chóng làm nổi bật các giá trị thấp hơn hoặc cao hơn trong dữ liệu của mình. Cách này đặc biệt hữu ích khi lấy dữ liệu từ Google Analytics để có thể nhanh chóng xác định vị trí cần tập trung phân tích.

Hướng dẫn sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Google Sheet

a. Đối với máy tính

Các ô, hàng hoặc cột đều có thể được định dạng để thay đổi văn bản hoặc màu nền nếu chúng đáp ứng các điều kiện nhất định (ví dụ như một từ hay số nhất định).

Trên máy tính của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Sheet.

Chọn các ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.

Nhấp vào Format (Định dạng) => Conditional formatting (Định dạng có điều kiện), bạn sẽ thấy một bảng Quy tắc định dạng có điều kiện hiện ra bên phải màn hình.

Tạo quy tắc.

• Single color (Đơn sắc): Tại Format Rules (Quy tắc định dạng), trong mục Format cells if (Định dạng ô nếu…), hãy chọn điều kiện mà bạn muốn kích hoạt quy tắc. Trong mục Formatting style (Kiểu định dạng), hãy chọn kiểu xuất hiện của ô khi các điều kiện được đáp ứng.
• Thang màu: Trong mục Preview (Xem trước), chọn thang màu. Sau đó, nhấp vào mũi tên chỉ xuống để chọn một giá trị thuộc Minimum value (Điểm nhỏ nhất), Maximum value (Điểm lớn nhất), và Optional midpoint value.

Nhấp vào Done (Đã Xong).

b. Đối với thiết bị Android

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Chọn phạm vi bạn muốn định dạng.

Nhấn vào Format (Định dạng) => Conditional formatting (Định dạng có điều kiện), một bảng điều khiển sẽ mở ra.

Đặt các điều kiện quy tắc bạn muốn. Nếu đã có một quy tắc trong ô hoặc phạm vi, để thêm một quy tắc khác, hãy nhấn vào Add (Thêm) trước.

• Màu đơn: Tại Format Rules (Quy tắc định dạng), trong mục Format cells if (Định dạng ô nếu…), hãy chọn điều kiện mà bạn muốn kích hoạt quy tắc. Trong mục Formatting style (Kiểu định dạng), hãy chọn kiểu xuất hiện của ô khi các điều kiện được đáp ứng. Để tạo kiểu định dạng của riêng bạn, trong phần tùy chỉnh, hãy nhấn vào Add (Thêm).
• Thang màu: Trong Formatting style (Kiểu định dạng), hãy chọn thang màu. Bạn có thể đặt giá trị nhỏ nhất, giá trị lớn nhất và giá trị trung điểm. Nếu bạn không đặt giá trị, giá trị đó sẽ tự động điều chỉnh dựa trên dữ liệu của bạn.

Nhấn vào Save (Lưu)

c. Đối với thiết bị iPhone & iPad

Bạn có thể xem các quy tắc định dạng có điều kiện trên iPhone hoặc iPad nhưng không thể chỉnh sửa chúng.

3. Áp dụng các Filters (bộ lọc)

Bạn có thể sử dụng bộ lọc để xem các hàng cụ thể trong trang tính. Phương pháp này thực sự hữu ích khi bạn làm việc với một bộ dữ liệu lớn. Chỉ cần chọn biểu tượng bộ lọc (hoặc chọn Filters (Bộ lọc) bên dưới mục Data (Dữ liệu)) và sau đó hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc trong hàng và cột đầu tiên của trang tính và chọn các giá trị bạn muốn lọc.

Nếu bạn sử dụng bộ lọc thường xuyên, bạn có thể lưu chúng để sử dụng lại. Chọn Create New Filter View (Tạo Chế độ xem Bộ lọc mới) bằng cách nhấp vào biểu tượng bộ lọc (hoặc nhấp vào Data (Dữ liệu) rồi đến Filter Views (Chế độ xem Bộ lọc)).

Hướng dẫn cách Sort (sắp xếp) & Filter (lọc) dữ liệu

a. Đối với máy tính

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái và số hoặc sử dụng bộ lọc để ẩn dữ liệu mà bạn không muốn xem.

Sort (sắp xếp) dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số

Trên máy tính của bạn, hãy mở một bảng tính trong Google Sheet.

Đánh dấu nhóm ô bạn muốn sắp xếp.

Nếu trang tính của bạn có hàng tiêu đề, hãy cố định hàng đầu tiên.

Nhấp vào Data (Dữ liệu) => Sort range (Sắp xếp dải ô) => Advanced range sorting options (Chế độ sắp xếp dải ô nâng cao).

Nếu các cột của bạn có tiêu đề, hãy nhấp vào Data has header row (Dữ liệu có hàng tiêu đề).

Chọn cột bạn muốn sắp xếp trước và chọn thứ tự sắp xếp.

Để thêm quy tắc sắp xếp khác, hãy nhấp vào Add another sort column (Thêm cột sắp xếp khác).

Nhấp vào Sort (Sắp xếp).

Filters (Lọc) dữ liệu

Khi bạn thêm bộ lọc, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng tính cũng sẽ thấy bộ lọc và bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa bảng tính cũng đều có thể thay đổi bộ lọc.

Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheet.

Chọn một phạm vi ô.

Nhấp vào Data (Dữ liệu) và sau đó nhấp vào Filter (Tạo bộ lọc).

Để xem các tùy chọn bộ lọc, hãy chuyển đến đầu dải ô và nhấp vào Filters (Bộ lọc) có biểu tượng

• Filter by condition (Lọc theo điều kiện): Chọn điều kiện có sẵn hoặc viết điều kiện của riêng bạn.
• Filter by values (Lọc theo giá trị): Để ẩn điểm dữ liệu, bỏ chọn hộp bên cạnh điểm dữ liệu và nhấp vào OK.
• Search (Tìm kiếm): Tìm kiếm các điểm dữ liệu bằng cách nhập vào hộp tìm kiếm.
• Filter by color (Lọc theo màu): Chọn văn bản hoặc màu tô để lọc theo. Bạn có thể lọc theo màu định dạng có điều kiện, nhưng không phải các màu xen kẽ.

Để tắt bộ lọc, hãy nhấp vào Data (Dữ liệu) => Remove filter (Xóa bộ lọc).

Create (Tạo), Save (Lưu), Delete (Xóa) hoặc Share (Chia sẻ) chế độ xem bộ lọc
Nếu bạn chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc tạm thời mà chỉ bạn mới có thể sử dụng. Chế độ xem bộ lọc của bạn sẽ không được lưu.

Trên máy tính, bạn có thể lọc dữ liệu để những dữ liệu được lọc chỉ áp dụng cho chế độ xem trên bảng tính của bạn. Các thay đổi về chế độ xem bộ lọc của bạn sẽ được lưu tự động.

Trên máy tính, hãy mở một bảng tính trong Google Sheet.

Nhấp vào Data (Dữ liệu) => Filter (Tạo bộ lọc) => Create new filter view (Tạo chế độ xem bộ lọc mới).

Sắp xếp và lọc dữ liệu.

Để đóng chế độ xem bộ lọc, ở trên cùng bên phải, nhấp vào Close (Đóng) X.

Chế độ xem bộ lọc của bạn được lưu tự động.

Để xóa hoặc sao chép một chế độ xem bộ lọc, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn cài đặt), sau đó nhấp vào Delete (Xóa) hoặc Duplicate (Sao chép).

Để loại bỏ tất cả các bộ lọc, hãy chuyển đến từng chế độ xem bộ lọc và nhấp vào Options (Tùy chọn cài đặt) => Delete (Xóa).

Filters (Bộ lọc) và Filter views (Chế độ xem bộ lọc) giúp bạn phân tích một tập hợp dữ liệu trong bảng tính.

Bạn có thể sử dụng bộ lọc để:

• Hiển thị một bộ lọc cụ thể khi mọi người mở bảng tính
• Sắp xếp dữ liệu sau khi sử dụng bộ lọc.

Bạn có thể sử dụng các chế độ xem bộ lọc để:

• Lưu nhiều bộ lọc.
• Đặt tên cho bộ lọc.
• Cho phép nhiều người xem các chế độ xem bộ lọc khác nhau cùng một lúc.
• Chia sẻ các bộ lọc khác nhau với mọi người.
• Tạo một bản sao hoặc tạo một dạng xem khác với các quy tắc tương tự.
• Lọc hoặc sắp xếp bảng tính mà bạn không có quyền chỉnh sửa với một chế độ xem bộ lọc tạm thời.

b. Đối với thiết bị Android

Sort (Sắp xếp) dữ liệu

Bạn có thể sắp xếp các cột ô theo thứ tự bảng chữ cái và số.

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Để chọn một cột, hãy nhấn vào một ký tự ở trên cùng.

Để mở menu, hãy nhấn lại vào ký tự đầu cột một lần nữa

Nhấn vào More (Thêm).

Cuộn xuống và nhấn SORT A-Z (Sắp xếp A-Z) hoặc SORT Z-A (Sắp xếp Z-A). Dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp.

Filter (Lọc) dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn xem. Bạn vẫn có thể xem tất cả dữ liệu của mình khi tắt bộ lọc.

Filter by values (Lọc theo giá trị)

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Nhấn vào More (Thêm) rồi tạo bộ lọc.

Nhìn vào tiêu đề cột để xem liệu các bộ lọc đã được áp dụng hay chưa:

Đã áp dụng bộ lọc

Bộ lọc không được áp dụng

Ở đầu cột bạn muốn lọc, nhấn vào Filter (Bộ lọc)

Menu Sort and filter (Sắp xếp và lọc) sẽ mở ra.

Nhấn vào Search (Tìm kiếm) .

Nhập vào thanh tìm kiếm để tìm một giá trị hoặc cuộn lên trên danh sách để xem các giá trị trong cột.

Nhấn vào một mục để bỏ chọn và lọc ra. Google Sheet sẽ tự động cập nhật.

Để chọn tất cả các mục, hãy nhấn vào Select all (Chọn tất cả). Để bỏ chọn tất cả các mục, hãy nhấn vào Delete (Xóa).

Để tắt bộ lọc, hãy nhấn vào More (Thêm) => Remove filter (Xóa bộ lọc).

Sử dụng Conditional Filter (Bộ lọc có điều kiện)

Bạn cũng có thể chọn lọc dữ liệu dựa trên một điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chọn chỉ lọc các mục nếu ô bắt đầu bằng một chữ cái nhất định.

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Nhấn vào More (Thêm) rồi tạo bộ lọc.

Ở đầu cột bạn muốn lọc, nhấn vào Filter (Bộ lọc) .

Nhấn vào No condition (Không có điều kiện).

Nhấn vào mũi tên xuống và nhấn vào một tùy chọn.

Để lưu, hãy chuyển lên trên cùng bên trái và nhấn vào Done (Xong) .

c. Đối với thiết bị iPhone & iPad

Sort (Sắp xếp) dữ liệu

Bạn có thể sắp xếp các cột ô theo thứ tự bảng chữ cái và số.

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Để chọn một cột, hãy nhấn vào một ký tự ở trên cùng.

Để mở menu, hãy nhấn lại vào ký tự đầu cột một lần nữa

Nhấn vào More (Thêm).

Cuộn xuống và nhấn SORT A-Z (Sắp xếp A-Z) hoặc SORT Z-A (Sắp xếp Z-A). Dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp.

Filter (Lọc) dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn xem. Bạn vẫn có thể xem tất cả dữ liệu của mình khi tắt bộ lọc.

Filter by values (Lọc theo giá trị)

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Nhấn vào More (Thêm) rồi tạo bộ lọc.

Nhìn vào tiêu đề cột để xem liệu các bộ lọc đã được áp dụng hay chưa:

Đã áp dụng bộ lọc

Bộ lọc không được áp dụng

Ở đầu cột bạn muốn lọc, nhấn vào Filter (Bộ lọc)

Menu Sort and filter (Sắp xếp và lọc) sẽ mở ra.

Nhấn vào Search (Tìm kiếm) .

Nhập vào thanh tìm kiếm để tìm một giá trị hoặc cuộn lên trên danh sách để xem các giá trị trong cột.

Nhấn vào một mục để bỏ chọn và lọc ra. Google Sheet sẽ tự động cập nhật.

Để chọn tất cả các mục, hãy nhấn vào Select all (Chọn tất cả). Để bỏ chọn tất cả các mục, hãy nhấn vào Delete (Xóa).

Để tắt bộ lọc, hãy nhấn vào More (Thêm) => Remove filter (Xóa bộ lọc).

Sử dụng Conditional Filter (Bộ lọc có điều kiện)

Bạn cũng có thể chọn lọc dữ liệu dựa trên một điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chọn chỉ lọc các mục nếu ô bắt đầu bằng một chữ cái nhất định.

Trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android, hãy mở một bảng tính trong ứng dụng Google Sheet.

Nhấn vào More (Thêm) rồi tạo bộ lọc.

Ở đầu cột bạn muốn lọc, nhấn vào Filter (Bộ lọc) .

Nhấn vào No condition (Không có điều kiện).

Nhấn vào mũi tên xuống và nhấn vào một tùy chọn.

Để lưu, hãy chuyển lên trên cùng bên trái và nhấn vào Done (Xong).

4. Xóa các giá trị bằng CLEAN và TRIM

Nếu bạn thấy các ký tự không mong muốn trong file sheet của mình, bạn có thể sử dụng hàm CLEAN để xóa các ký tự bị lỗi khi in và hàm TRIM để xóa các khoảng trắng ở đầu và cuối của ô.

a. Hướng dẫn cách sử dụng hàm CLEAN

CLEAN dùng để trả về văn bản đã xóa các ký tự ASCII không in được.

Sử dụng mẫu: CLEAN(“AF”&CHAR(31))

Cú pháp: CLEAN(text)

text – Văn bản có các ký tự không thể in được cần được xóa.

b. Hướng dẫn sử dụng hàm TRIM

Hàm TRIM dùng để loại bỏ các khoảng trống ở đầu, cuối và lặp lại trong văn bản.

Sử dụng mẫu: TRIM(” lorem ipsum”) TRIM(A2)

Cú pháp: TRIM(text)

text – Chuỗi hoặc tham chiếu đến ô có chứa chuỗi cần được loại bỏ.

TRIM xóa tất cả các dấu cách trong một chuỗi văn bản, chỉ để lại một dấu cách giữa các từ.

Hàm sẽ không cắt bỏ khoảng trắng hoặc dấu cách không bị ngắt dòng.

Ví dụ: Cách sử dụng chung của hàm TRIM

5. Bảo vệ dữ liệu trong ô

Nếu file Google Sheet đang có nhiều người cùng làm việc, bạn có thể khóa một số dữ liệu để tránh bị nhầm lẫn hoặc bị xóa mất bằng cách khóa các nội dung đó hoặc thậm chí là các ô riêng lẻ để dữ liệu không bị thay đổi.

Nếu không muốn khóa dữ liệu hoàn toàn, bạn có thể chọn tùy chọn hiển thị cảnh báo trước khi chúng được chỉnh sửa.

6. Xác thực dữ liệu trong ô

Bằng cách áp dụng xác thực dữ liệu cho trang tính, bạn có cài đặt các ô nhất định sẽ chỉ chứa các dữ liệu đã chọn. Ví dụ, bạn có thể đặt xác thực để các ô cụ thể chỉ chứa số hoặc thậm chí một giá trị từ danh sách được xác định từ trước.

Bạn cũng có thể đặt một danh sách chứa các giá trị đã được xác định trước để tạo thành bộ xác thực có sẵn cho trang tính của mình.

7. Tích hợp với Google Form

Sau khi thu thập câu trả lời bằng Google Form, bạn có thể sử dụng Google Sheet để phân tích và trực quan hóa dữ liệu của mình.

Để gửi dữ liệu vào Google Sheet, hãy chọn Responses (Câu trả lời) bên trong biểu mẫu, sau đó nhấp vào biểu tượng Google Sheet để gửi các câu trả lời hiện có (và trong tương lai) vào một trang tính.

8. Chèn biểu đồ từ Google Sheet vào Google Doc

Sau khi tạo biểu đồ bên trong Google Sheet, bạn có thể chèn biểu đồ đó vào Google Doc. Tại file doc, chọn Insert (Chèn), sau đó chọn Chart (Biểu đồ) và sau đó là From Sheets (Từ trang tính).

Cách này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian vì bạn hoàn toàn có thể cập nhật biểu đồ trong file doc để phản ánh bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện trong Google Sheet. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào Update (Cập nhật) trong tài liệu và như vậy bạn đã hoàn tất quá trình.

9. Nhập dữ liệu từ một trang web hoặc nguồn cấp dữ liệu RSS

Bạn có thể sử dụng các công thức khác nhau trong Google Sheet để nhập dữ liệu vào trang tính từ các website và nguồn cấp dữ liệu RSS, bao gồm:

• ImportHTML để nhập các bảng và danh sách HTML
• ImportFeed để nhập các mục RSS
• ImportData để nhập tệp CSV dựa trên website
• ImportXML để nhập một phần tùy chỉnh của website mà bạn có thể xác định bằng Xpath

10. Thay đổi cách viết hoa/ viết thường trong ô

Bạn có thể viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi từ bằng cách sử dụng hàm PROPER. Cách này rất hữu ích nếu bạn muốn xóa các giá trị lộn xộn để làm cho chúng nhất quán.

PROPER: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ trong một chuỗi được chỉ định

Sử dụng mẫu: PROPER(“united states”) PROPER(A2)

Cú pháp: PROPER(text_to_capitalize)

text_to_capitalize – Văn bản sẽ được trả về với chữ cái đầu tiên của mỗi từ là chữ hoa và tất cả các chữ cái khác ở dạng chữ thường.

PROPER sẽ chuyển đổi tất cả các ký tự không phải chữ cái đầu tiên của từ thành chữ thường, điều này có thể gây ra sự cố với một số chuỗi nhất định. Ví dụ, sử dụng PROPER(“mcLeod”)để viết hoa họ McLeod sẽ dẫn đến “Mcleod”.

Ví dụ: Cách sử dụng chung của hàm PROPER

Tương tự, bạn có thể sử dụng hàm LOWER để đặt tất cả các chữ cái in hoa thành chữ thường.

LOWER: Chuyển đổi một chuỗi được chỉ định thành chữ thường.

Sử dụng mẫu: LOWER(“LOREM IPSUM”) LOWER(A2)

Cú pháp: LOWER(text)

text – Chuỗi cần được chuyển đổi thành chữ thường.

Ví dụ: Cách sử dụng chung của hàm LOWER

11. Dịch văn bản

Nếu trang tính của bạn chứa các ô sử dụng ngôn ngữ khác, thì bạn có thể sử dụng chức năng GOOGLETRANSLATE để tự động dịch các giá trị được chọn sang ngôn ngữ khác.

GOOGLETRANSLATE: Dịch văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.

Sử dụng mẫu:

GOOGLETRANSLATE(“Hello World”,”en”,”es”)

GOOGLETRANSLATE(A2,B2,C2)

GOOGLETRANSLATE(A2)

Cú pháp: GOOGLETRANSLATE(text, [source_language, target_language])

text – Văn bản cần dịch.

Giá trị cho text phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc là một tham chiếu đến ô chứa văn bản thích hợp.

source_language – [TÙY CHỌN – “auto” theo mặc định] – Mã ngôn ngữ gồm hai chữ cái của ngôn ngữ nguồn, ví dụ: “en” cho tiếng Anh hoặc “ko” cho tiếng Hàn hoặc “auto” để tự động phát hiện ngôn ngữ.

Nếu source_language bị bỏ qua, target_language cũng phải được bỏ qua.

target_language – [TÙY CHỌN – ngôn ngữ theo hệ thống mặc định] – Mã ngôn ngữ gồm hai chữ cái của ngôn ngữ đích, ví dụ: “en” đối với tiếng Anh hoặc “ja” đối với tiếng Nhật.

Ví dụ: Dịch văn bản trong phạm vi được chỉ định từ ngôn ngữ nguồn sang ngôn ngữ đích.

12. Tách tên và dữ liệu khác

Nếu bạn muốn chia dữ liệu trong một ô thành nhiều ô, bạn có thể sử dụng tùy chọn Split text to columns (Phân tách văn bản thành cột) trong phần Data (Dữ liệu). Cách này sẽ rất hữu ích nếu bạn muốn dọn dẹp dữ liệu, chẳng hạn như tách họ và tên thành các cột riêng biệt.

Hướng dẫn sử dụng hàm ISEMAIL

ISEMAIL: Chức năng của hàm là dùng để kiểm tra xem một giá trị có phải là địa chỉ email hợp lệ so với mã quốc gia hoặc mã vùng gồm 2 chữ cái nhất định và các miền sau đây không:

• .com
• .org
• .net
• .edu
• .gov
• .info

Nếu một email bị gắn cờ là False, email đó có thể sử dụng miền không nằm trong danh sách trên.
Sử dung mẫu:

• ISEMAIL(“noreply@google.com”)
• ISEMAIL(“johndoe@yourname.com”)

Cú pháp: ISEMAIL(value)

value – Giá trị được xác định là một địa chỉ email hợp lệ

13. Kiểm tra địa chỉ email hợp lệ

Nếu bạn có danh sách email và bạn muốn đảm bảo rằng chúng ở dạng cấu trúc địa chỉ email hợp lệ, bạn có thể kiểm tra bằng Google Sheet. Nó sẽ không kiểm tra xem email của bạn có được gửi hay không, nhưng nó sẽ giúp bạn xác định các email bị trả lại vì thiếu @ hoặc .com

14. Tóm tắt dữ liệu

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng để tóm tắt dữ liệu, thì hàm SUMIFS và COUNTIFS sẽ là một lựa chọn tốt. Ví dụ: bạn có thể tính tổng tất cả các số trên một giá trị nhất định hoặc đếm số hàng chứa một chuỗi hoặc giá trị cụ thể.

SUMIFS: Chức năng của hàm là trả về tổng của một dải ô tùy thuộc vào nhiều tiêu chí.

Sử dụng mẫu:

SUMIFS(A1:A10, B1:B10, “>20”)

SUMIFS(A1:A10, B1:B10, “>20”, C1:C10, “<30”)

SUMIFS(C1:C100, E1:E100, “Yes”)

Cú pháp: SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criterion1, [criteria_range2, criterion2, …])

sum_range – Phạm vi được tính tổng

criteria_range1 – Phạm vi để kiểm tra criterion1

criterion1- Mẫu hoặc thử nghiệm áp dụng cho criteria_range1

criteria_range2, criterion2, … – [TÙY CHỌN] – Các phạm vi và tiêu chí bổ sung cần kiểm tra.

COUNTIFS : Chức năng của hàm là trả về số lượng của một dải ô tùy thuộc vào nhiều tiêu chí.

Sử dụng mẫu:

COUNTIFS(A1:A10, “>20”, B1:B10, “<30”)

COUNTIFS(A7:A24, “>6”, B7:B24, “<“&DATE(1969,7,20))

COUNTIFS(B8:B27, “>” & B12, C8:C27, “<” & C13, D8:D27, “<>10”)

COUNTIFS(C1:C100, “Yes”)

Cú pháp: COUNTIFS(criteria_range1, criterion1, [criteria_range2, criterion2, …])

criteria_range1 – Phạm vi để kiểm tra criterion1.

criterion1 – Mẫu hoặc thử nghiệm áp dụng cho criteria_range1.

criteria_range2, criterion2… – [OPTIONAL (TÙY CHỌN)] – Các phạm vi và tiêu chí bổ sung cần kiểm tra (có thể lặp lại)

15. Nhập dữ liệu từ các trang tính khác bằng hàm IMPORTRANGE

Thay vì duy trì dữ liệu trong nhiều trang tính, bạn chỉ cần nhập dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác. Nghĩa là bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu ở một nơi, chứ không phải nhiều trang tính, cách này có thể giúp tiết kiệm thời gian.

IMPORTRANGEL: chức năng của hàm là nhập một phạm vi ô từ một bảng tính được chỉ định.

Sử dụng mẫu:

IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abcd123abcd123”, “sheet1!A1:C10”)

IMPORTRANGE(A2,”B2″)

Cú pháp: IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)

spreadsheet_url – URL của bảng tính từ nơi dữ liệu sẽ được nhập.

Giá trị cho Spreadheet_url phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc là tham chiếu đến ô chứa URL của bảng tính.

range_string – Một chuỗi có định dạng “[sheet_name!] range” (ví dụ: “Sheet1! A2: B6” hoặc “A2: B6”) chỉ định dải ô để nhập.

Thành phần sheet_name của range_string là tùy chọn; theo mặc định IMPORTRANGE sẽ nhập từ dải ô đã cho của trang tính đầu tiên.

Giá trị cho range_string phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc là tham chiếu đến ô chứa văn bản thích hợp.

16. Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ thu nhỏ bằng hàm SPARKLINE

Bạn có thể thêm biểu đồ thu nhỏ vào trang tính để xem nhanh các xu hướng, thay đổi trong dữ liệu. Cách này sẽ đặc biệt hữu ích nếu bạn đang so sánh dữ liệu như số liệu từ Google Analytics hoặc nếu bạn muốn biến trang tính của mình thành một trang tổng quan.

SPARKLINE: Chức năng của hàm là tạo một biểu đồ thu nhỏ chứa trong một ô.

Sử dụng mẫu:

SPARKLINE(A1:F1)

SPARKLINE(A2:E2,{“charttype”,”bar”;”max”,40})

SPARKLINE(A2:E2,A4:B5)

SPARKLINE(A1:A5, {“charttype”,”column”; “axis”, true; “axiscolor”, “red”})

Cú pháp: SPARKLINE(data, [options])

data – Dải ô hoặc mảng chứa dữ liệu để vẽ biểu đồ.

options – [TÙY CHỌN] – Dải ô có chứa các tùy chọn cài đặt mặc định và giá trị liên kết dùng để tùy chỉnh biểu đồ.

Nếu tham chiếu đến một phạm vi, các tùy chọn phải rộng khoảng 2 ô trong đó ô đầu tiên là tùy chọn và ô thứ hai là giá trị mà tùy chọn được đặt.

Tùy chọn “charttype” xác định loại biểu đồ để vẽ, bao gồm:

• “line” cho biểu đồ đường (mặc định)
• “bar” cho biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau
• “column” cho biểu đồ cột
• “winloss” cho loại biểu đồ cột đặc biệt minh họa 2 kết quả có thể: tích cực và tiêu cực (như tung đồng xu, ngửa hay xấp).

Đối với biểu đồ đường:

• “xmin” đặt giá trị nhỏ nhất dọc theo trục hoành.
• “xmax” đặt giá trị lớn nhất dọc theo trục hoành.
• “ymin” đặt giá trị nhỏ nhất dọc theo trục tung.
• “ymax” đặt giá trị lớn nhất dọc theo trục tung.
• “color” đặt màu của đường.
• “empty” đặt cách xử lý các ô trống. Các giá trị tương ứng có thể có bao gồm: “zero” hoặc “ignore”.
• “nan” đặt cách xử lý các ô có dữ liệu không phải là số. Các tùy chọn là: “convert” và “ignore”.
• “rtl” xác định xem biểu đồ có được hiển thị từ phải sang trái hay không. Các lựa chọn true hay false.
• “linewidth” xác định độ dày của đường trong biểu đồ. Số cao hơn có nghĩa là một đường dày hơn.

Đối với biểu đồ thu nhỏ cột và biểu đồ winloss:

• “color” đặt màu của cột biểu đồ.
• “lowcolor” đặt màu cho giá trị thấp nhất trong biểu đồ
• “highcolor” đặt màu cho giá trị cao nhất trong biểu đồ
• “firstcolor” đặt màu của cột đầu tiên
• “lastcolor” đặt màu của cột cuối cùng
• “negcolor” đặt màu của tất cả các cột phủ định
• “empty” đặt cách xử lý các ô trống. Các giá trị tương ứng có thể có bao gồm: “zero” hoặc “ignore”.
• “nan” đặt cách xử lý các ô có dữ liệu không phải là số. Các tùy chọn là: “convert” và “ignore”.
• “axis” quyết định xem có cần vẽ trục hay không (true/false)
• “axiscolor” đặt màu của trục (nếu có)
• “ymin” đặt giá trị dữ liệu tối thiểu tùy chỉnh sẽ được sử dụng để chia tỷ lệ chiều cao của các cột (không áp dụng cho biểu đồ win/loss)
• “ymax” đặt giá trị dữ liệu tối đa tùy chỉnh sẽ được sử dụng để chia tỷ lệ chiều cao của các cột (không áp dụng cho biểu đồ win/loss)
• “rtl” xác định xem biểu đồ có được hiển thị từ phải sang trái hay không. Các lựa chọn true hay false.

Đối với biểu đồ thanh:

• “xmax” đặt giá trị lớn nhất dọc theo trục hoành.
• “color1” đặt màu đầu tiên được sử dụng cho các thanh trong biểu đồ.
• “color2” đặt màu thứ hai được sử dụng cho các thanh trong biểu đồ.
• “empty” đặt cách xử lý các ô trống. Các giá trị tương ứng có thể có bao gồm: “zero” hoặc “ignore”.
• “nan” đặt cách xử lý các ô có dữ liệu không phải là số. Các tùy chọn là: “convert” và “ignore”.
• “rtl” xác định xem biểu đồ có được hiển thị từ phải sang trái hay không. Các lựa chọn true hay false.

17. Tạo mã QR

Bạn có thể tạo mã QR trong Google Sheet để truy cập file hoặc dữ liệu nhanh hơn.

Ví dụ trên sẽ lấy dữ liệu từ ô A1 để tạo mã QR:

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=200×200&cht=qr&chl=”&A1&””)

18. Trực quan hóa dữ liệu nhanh chóng

Nếu bạn đang tìm kiếm những ý tưởng mới để trực quan hóa dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng tính năng Explore (Khám phá) để xem các cách đề xuất để trình bày dữ liệu của mình.

19. Mở rộng Google Sheet với các tiện ích bổ sung

Có rất nhiều tiện ích bổ sung bạn có thể sử dụng với Google Sheet giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng tiện ích Google Analytics để kéo dữ liệu vào trang tính và Supermetrics để lấy dữ liệu từ các nền tảng như Facebook, Twitter và LinkedIn.

20. Học nhanh các công thức

Google Sheet giúp bạn dễ dàng tìm hiểu các công thức khi đang làm việc. Khi bắt đầu nhập công thức, bạn sẽ thấy một tham chiếu hữu ích bao gồm các chi tiết quan trọng về công thức mà bạn đang thêm vào trang tính của mình. Chỉ cần bắt đầu nhập công thức, ví dụ: = DATEDIF, bạn sẽ thấy:

21. Phím tắt

Bạn có thể thao tác nhanh hơn bằng cách sử dụng phím tắt trong Google Sheet. Các phím tắt này có thể giúp bạn xóa định dạng bên trong ô, thêm nhận xét và ẩn hàng,… giúp bạn tiết kiệm thời gian. Để truy cập các phím tắt (hoặc tạo phím tắt của riêng bạn), hãy nhấn Command và / (dấu gạch chéo) trên Mac hoặc Control và / (dấu gạch chéo) trên Windows, bảng phím tắt hữu ích sẽ hiện ra.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Google Sheets cho người mới bắt đầu