Câu hỏi chắc hẳn được sẽ nhận được khá nhiều sự quan tâm ở thời điểm hiện tại chính là: Microsoft Teams vs Zoom: Ứng dụng nào phù hợp nhất đối với doanh nghiệp?
Zoom được biết đến là một nền tảng phổ biến nhất để tổ chức các cuộc họp online, hội nghị trực tuyến phục vụ mục đích công việc, học tập. Trong khi đó, Microsoft Teams dường như là lựa chọn hoàn hảo cho những ai sử dụng Microsoft 365.
Vậy, làm thế nào để quyết định đâu là ứng dụng tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những tính năng và đặc điểm cụ thể của từng ứng dụng để giúp bạn có một lựa chọn sáng suốt. Nếu vẫn không thể đưa ra quyết định, đừng lo bạn vẫn có thể sử dụng song song cả hai với công cụ tương tác của Mio dành cho Microsoft Teams và Zoom.
Xem thêm:
9 tính năng hỗ trợ cuộc gọi Zoom hiệu quả
Hướng dẫn cách chia sẻ màn hình trên Zoom
Tổng quan về Microsoft Teams
Microsoft Teams là công cụ làm việc nhóm tích hợp tất cả các tính năng trong một ứng dụng được Microsoft tạo ra vào năm 2017.
Đây là ứng dụng được dự định sẽ thay thế Skype for Business, Teams cung cấp chức năng cho các cuộc trò chuyện trực tiếp, nhắn tin, cuộc họp video và thậm chí cả chế độ Together Mode – một cách thức mới để tổ chức cuộc họp cùng nhau.
Người dùng Teams thích ứng dụng này vì nó là một phần của Microsoft 365. Teams tích hợp với Word, Outlook, SharePoint và tất cả các ứng dụng Microsoft.
Nếu bạn đã quen thuộc với các công cụ hàng đầu của Microsoft, thì Teams có vẻ là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Zoom liệu có tốt hơn Teams?
Zoom ra đời như một giải pháp thay thế các công cụ đắt tiền và phức tạp để tổ chức các hội nghị trực tuyến hay các cuộc họp online.
Với quá trình thiết lập đơn giản, Zoom giúp việc cộng tác từ xa trở nên dễ dàng. Bạn chỉ cần một trình duyệt web để bắt đầu sử dụng các tính năng hữu ích của Zoom. Nó là sự lựa chọn hoàn hảo cho các đội nhóm làm việc từ xa cũng như làm việc trực tiếp tại công ty. Bạn thậm chí có thể khởi chạy hội thảo trên web hoặc chương trình phát sóng qua Zoom.
Tuy nhiên, hiện nay Zoom đã mở rộng danh mục tính năng của mình bao gồm cả Zoom Chat và các cuộc gọi thoại. Giống như Microsoft Teams, Zoom trở thành một công cụ tích hợp nhiều tính năng trong một ứng dụng.
Bảng so sánh Microsoft Teams và Zoom ở các phiên bản cao cấp nhất
| Microsoft Teams | Zoom | ||
| Khả năng cộng tác | Cuộc gọi Video | Video được tối ưu hóa với chất lượng 1080p với tốc độ 30 khung hình/giây (FPS) | Video chất lượng 1080p với băng thông (tốc độ truyền dẫn dữ liệu) có chỉ số 3Mbps |
| Quản lý tài liệu | Lưu trữ hoặc chia sẻ file trong bộ nhớ đám mây với Microsoft 365 SharePoint | Chia sẻ file trong các cuộc họp online hoặc chat | |
| Quản lý task (nhiệm vụ) | Bao gồm Microsoft To-do-lists và Planner | Tích hợp với bên thứ ba | |
| Quản lý dự án | Planner | Tích hợp với bên thứ ba | |
| Bảo mật | Công nhận an toàn thông tin | ISO 27001 ISO 27018 |
x |
| Trò chuyện | Trò chuyện ngoài nhóm | Khách truy cập | Khách truy cập |
| Chia sẻ file | 100GB/file | 512Mb/file | |
| Lịch sử tìm kiếm | Tìm kiếm bằng từ khóa qua Microsoft Exchange, Teams, Sharepoint online và Onedrive | Chủ sở hữu tài khoản sẽ chọn khoảng thời gian lưu trữ tin nhắn trò chuyện trên thiết bị cục bộ và Zoom Cloud | |
| Biểu tượng cảm xúc | Biểu tượng cảm xúc có sẵn và các nhãn dán tùy chỉnh | Biểu tượng cảm xúc có sẵn và tùy chỉnh | |
1. Microsoft Teams
| Các tính năng cơ bản của Microsoft Teams | Các tính năng nâng cao hơn của Microsoft Teams |
|
|
2. Zoom
| Các tính năng cơ bản của Zoom | Các tính năng nâng cao của Zoom |
|
|
Cách tạo Break room trên Zoom
Các break room cho phép host chia cuộc họp thành tối đa 50 phiên. Host có thể chia nhỏ người tham gia theo ý muốn hoặc cho phép hệ thống làm tự động với số lượng người như nhau cho mỗi phòng. Bạn cũng có thể để người tham gia tự chọn phòng.
Để tạo ra một break room, quản trị viên cần bật tính năng này thông qua cổng web.
Nhấp vào tab Account Management , sau đó nhấp vào Account Settings để tìm tùy chọn. Chuyển nút gạt bên cạnh Breakout Room thành On.
Nếu bạn muốn chỉ định trước những người tham gia vào các phòng, hãy chọn ô cấp cho host quyền này.
Bắt đầu cuộc họp, sau đó nhấp vào Breakout Room.
Chọn số lượng phòng bạn muốn chia.
Chọn cách chỉ định người tham gia vào các phòng. Bạn có thể chọn giữa các tùy chọn tự động hoặc bạn tự chia hoặc cho phép người dùng chọn phòng của riêng họ.
Nhấp vào Create Breakout Rooms.
Nhấp vào tab Options để điều chỉnh cài đặt của break room. Bạn có thể chọn cho phép người dùng quay lại cuộc họp chính bất kỳ lúc nào hay không. Host cũng có thể yêu cầu đóng các break room sau một thời gian nhất định.
Để phát một thông báo đến tất cả các break room cùng một lúc, hãy nhấp vào Breakout Rooms => Broadcast Message to All sau đó nhập văn bản của bạn và nhấp vào Broadcast.
Chi phí sử dụng Microsoft Teams và Zoom
1. Microsoft Teams
Team là một ứng dụng của bộ Microsoft 365. Có 4 mức giá cho các gói Microsoft Teams, bao gồm:
- Free: Microsoft đã giới thiệu một phiên bản miễn phí để cạnh tranh với Slack. Phiên bản miễn phí hỗ trợ tối đa 300 người với các tin nhắn trò chuyện và tìm kiếm không giới hạn.
- Business Essentials: Gói này có giá 5$/tháng/người, cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng của Microsoft Teams và 1TB dung lượng lưu trữ trên bộ nhớ đám mây.
- Business Premium có giá 12,50$/tháng/người, cung cấp quyền truy cập vào tất cả các tính năng của gói Business Essentials, cùng với bộ Microsoft 365.
- Gói Microsoft 365 Business: Gói này có giá 20$/tháng/người, đi kèm với quyền truy cập vào tất cả các tính năng trong Premium, cùng với bảo mật nâng cao.
Bạn cần đăng ký tối thiểu 1 năm cho các gói của Microsoft Teams. Điều này có nghĩa là bạn sẽ gắn bó với ứng dụng này lâu hơn một chút so với Zoom.
2. Zoom
Một trong những điều khiến Zoom trở nên hấp dẫn nhất chính là chi phí hợp lý. Các tùy chọn giá bao gồm:
- Gói Free (Basic): Giới hạn trong 40 phút cho một cuộc gọi nhóm và tối đa 100 người tham gia. Tuy nhiên, các cuộc họp trực tiếp không bị giới hạn.
- Gói Pro: với giá 14,99$/tháng/người tối đa 100 người tham gia, giới hạn 24 giờ đối với các phiên nhóm
- Gói Business: 19,99$/tháng/người cho tất cả các tính năng của gói Pro, 10 host và tối đa 300 người tham gia một cuộc họp
- Gói Enterprise: 19,99$/tháng/người với tất cả các tính năng của Business, bộ nhớ đám mây không giới hạn, tối đa 50 host và 500 người tham gia. Bạn có thể tổ chức cuộc họp 1000 người tham gia với gói Enterprise +. Nếu bạn muốn truy cập các tính năng bổ sung, chẳng hạn như Zoom phone, bạn cũng có thể phải trả thêm tiền.
Microsoft Teams so với Zoom phone
1. Microsoft Teams Business Voice
Business Voice là một tùy chọn VoIP của Teams và là một ứng dụng của Microsoft 365, nó cung cấp dịch vụ điện thoại thông qua bộ xử lý đám mây. Ngoài ra còn có hỗ trợ cho các số quay số, số điện thoại mới và kết nối PSTN
Với Microsoft Teams và Business Voice, người dùng có thể truy cập môi trường UC (truyền thông hợp nhất) đầy đủ với Microsoft. Bạn có thể hợp nhất lịch, ứng dụng cộng tác, điện thoại và các công cụ khác của mình trong một nền tảng.
Cách triển khai Microsoft Teams Business Voice khác nhau giữa các doanh nghiệp. Ví dụ trong lĩnh vực y tế, bạn cần có một thiết lập đặc biệt để mọi người không thể từ chối nhiệm vụ khi cần.
2. Định tuyến trực tiếp của Microsoft
Các công ty sử dụng Microsoft Teams cũng có thể sử dụng định tuyến trực tiếp cho điện thoại.Điều này liên quan đến việc sử dụng nhà cung cấp thứ ba để thêm các tính năng của điện thoại vào Microsoft Teams.
Với định tuyến trực tiếp, các công ty có thể làm việc lâu dài với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại hiện có của họ và sử dụng SIP trunk (phương thức cung cấp dịch vụ điện thoại cho các doanh nghiệp có tổng đài IP của riêng họ) để kết nối với Teams.
3. Zoom Phone
Zoom Phone là giải pháp điện thoại đám mây cung cấp hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp. Bạn có thể cung cấp và quản lý người dùng, giám sát chất lượng cuộc gọi và theo dõi dữ liệu sử dụng. Zoom Phone cũng đi kèm với bảo mật cấp doanh nghiệp và mã hóa giọng nói.
Với Zoom phone và nền tảng Zoom, người dùng có thể truy cập dịch vụ UC đầy đủ. Bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại, chia sẻ nội dung và gặp gỡ qua video ở cùng một nơi.
Zoom Phone cũng có quyền truy cập vào các tính năng cấp cao như IVR (tổng đài trả lời tự động), định tuyến cuộc gọi và người trả lời tự động.
Bạn cũng có thể truy cập Zoom Rooms với giải pháp hội nghị truyền hình từ Polycom và Yealink.
Bảo mật Microsoft Teams với Zoom
| Tính năng | Microsoft Teams | Zoom |
| Đăng nhập một lần dựa trên xác thực SAML | ✅ | ✅ |
| Xác thực 2 yếu tố và xác thực đa yếu tố (2FA / MFA) | ✅ | ✅ |
| Xác nhận quyền sở hữu miền | ✅ | ✅ |
| Cấp phép người dùng và nhóm với SCIM / JIT | ✅ | ✅ |
| Quản lý thiết bị | ✅ | ✅ |
| Mã hóa đầu cuối | ✅ | ✅ |
| FedRAMP Kiểm duyệt | ✅ | ✅ |
Nói về sự khác biệt trong tính năng bảo mật của 2 công cụ này, Patrick Watson, Nhà phân tích cấp cao của Cavell Group cho rằng tính năng bảo mật của Microsoft được thiết lập tốt hơn. Microsoft có thể cung cấp xác thực đa yếu tố để mã hóa dữ liệu, trong khi Zoom chỉ có xác thực 2 yếu tố (2FA). Zoom đã mua lại Keybase, một ứng dụng nhắn tin tập trung vào bảo mật để tăng cường khả năng mã hóa.
Graham Walsh, Giám đốc kỹ thuật Enterprise UC tại Crestron EMEA đã đưa ra sự khác biệt về bảo mật một cách cụ thể giữa 2 nền tảng:
1. Bảo mật đăng nhập
Nền tảng Microsoft Teams là một phần của Microsoft. Vì vậy, khi một doanh nghiệp sử dụng Microsoft Azure Active Directory, họ đã có các chính sách phân bổ ai có quyền truy cập vào file, thư mục, dịch vụ và ứng dụng. Vì vậy, bảo mật doanh nghiệp của bạn được bao bọc trong nền tảng doanh nghiệp rộng lớn hơn.
Khi nói đến bảo mật đăng nhập trên Zoom, bạn có thể tạo tên người dùng và mật khẩu của riêng mình hoặc sử dụng đăng nhập một lần (SSO) kết hợp với bộ thông tin xác định danh tính của bạn để truy cập tài khoản. Cách này sẽ mang lại tính bảo mật doanh nghiệp về thông tin đăng nhập. Bên cạnh đó, Zoom còn hỗ trợ đăng nhập bằng tài khoản Google, Facebook và SSO của riêng bạn dựa trên các phương pháp xác thực SAML hoặc OAuth. Các phương thức này sử dụng Okta cũng như các nền tảng quản lý danh tính doanh nghiệp khác như Centrify, Microsoft Active Directory, Gluu, Okta, OneLogin, PingOne, Shibboleth và nhiều nền tảng khác.
2. Bảo mật cuộc họp
Trong Microsoft Teams, bạn cần truy cập email của mình và nhấp vào liên kết URL được gửi đến để tham gia các cuộc họp. Nếu ứng dụng của bạn được cập nhập khả năng quay số trong tính năng cuộc gọi, bạn sẽ nhận được một số điện thoại và một ID hội nghị. Đối với tương tác cuộc gọi video của bên thứ ba (Cloud Video Interop), bạn sẽ nhận được một ID hội nghị khác thông qua hệ thống video SIP/H.323 (thiết bị có thể thực hiện cuộc gọi video đến Trình kết nối phòng).
Zoom sử dụng ID hội nghị cho mọi cuộc họp. Trước đây, tất cả các cuộc họp đều được đặt ID và không có mã PIN, có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp chỉ với việc đoán một ID cuộc họp gồm 9-12 chữ số. Zoom Bombing là một thuật ngữ đã trở nên quen thuộc vào năm 2020 khi mọi người chia sẻ tràn lan mã cuộc họp trực tuyến khiến nhiều cuộc họp bị gián đoạn hoặc được chia sẻ nội dung không phù hợp. Zoom hiện đã thực thi nhiều chính sách bảo mật để ngăn chặn điều này.
3. Bảo mật Back-end
Microsoft Teams được tích hợp vào cơ sở hạ tầng Microsoft 365 và Azure. Kiến trúc bảo mật của Microsoft Teams dựa trên vòng đời phát triển bảo mật máy tính đáng tin cậy của Microsoft (SDL). Đã có một vấn đề liên quan đến bảo mật với Microsoft Teams và nó đã được vá trước khi bất kỳ điều gì bị ảnh hưởng.
Zoom có cả một danh sách dài và chi tiết về tất cả các phương pháp bảo mật của họ. Zoom đã thông báo công khai rằng sẽ không có sự phát triển tính năng nào được thêm vào nền tảng ngoài các bản sửa lỗi, tính năng bảo mật và quyền riêng tư.
4. Quyền riêng tư
Microsoft cho biết họ sử dụng dữ liệu người dùng để cải thiện các dịch vụ mà họ cung cấp cho người dùng cuối. Điều này có nghĩa là dữ liệu người dùng cuối được phân tích, nhưng không được bán cho các bên thứ ba.
Zoom đã được báo chí đăng tải rất nhiều về việc chia sẻ dữ liệu người dùng cho các bên thứ ba như Facebook khi ai đó sử dụng nền tảng Zoom, nhưng vấn đề đó đã được xử lý. Zoom đã cập nhật chính sách bảo mật của họ vào tháng 3 năm 2020 để đảm bảo quyền riêng tư cho người dùng.
>>> Tổng kết về tính năng bảo mật của Microsoft Teams và Zoom
Nhìn chung, cả hai đều là nền tảng tổ chức các cuộc họp với tính năng cộng tác tuyệt vời.
Microsoft Teams được liên kết rộng rãi với nền tảng Microsoft 365 nên có thể cung cấp nhiều hơn nữa với bộ Office.
Zoom dễ sử dụng, phù hợp với cả công việc và học tập. Hầu hết các mối quan tâm về bảo mật được đề cập ở trên đã được giải quyết.
Một số câu hỏi thường gặp khi so sánh Microsoft Teams và Zoom
1. Microsoft Teams có giống Zoom không?
Câu trả lời là có. Cả hai công cụ đều tạo điều kiện thuận lợi và cải thiện sự hợp tác bằng cách cung cấp cho các nhóm phương thức giao tiếp dễ dàng. Với Zoom và Microsoft Teams, bạn có thể chia sẻ tệp và màn hình với đồng nghiệp. Các ứng dụng này cũng hỗ trợ hội nghị video và âm thanh, cũng như trò chuyện 1-1 và nhóm.
Mặc dù vậy, Microsoft Teams và Zoom có những điểm khác biệt.
Zoom ra đời như một giải pháp cho các công cụ hội nghị truyền hình phức tạp. Công cụ này giúp việc trò chuyện thông qua nhóm và video riêng tư trở nên dễ dàng hơn. Mặc dù có sẵn tính năng chat và gọi thoại, nhưng hầu hết mọi người đều sử dụng Zoom cho các cuộc gọi video.
Microsoft Teams tích hợp mọi tính năng trong một đáp ứng các nhu cầu gọi video, nhắn tin, gọi điện và cộng tác. Ngay từ đầu, Teams đã nhắm đến việc thay thế Slack làm công cụ nhắn tin và hợp nhất toàn bộ các tính năng cộng tác lại với nhau.
2. Microsoft Teams có an toàn hơn Zoom không?
Cả Microsoft Teams và Zoom đều cung cấp các tùy chọn bảo mật tuyệt vời cho các công ty mới thành lập và các doanh nghiệp.
Các tính năng bảo mật có sẵn trên Microsoft Teams và Zoom bao gồm:
- Đăng nhập một lần dựa trên SAML
- 2FA / MFA
- Xác nhận quyền sở hữu miền
- Cấp phép người dùng / nhóm qua SCIM / JIT
- Quản lý thiết bị
- Mã hóa end-to-end
- Kiểm duyệt FedRAMP
Zoom cũng cung cấp tùy chọn để kiểm soát thời lượng phiên. Với các break room, host có thể chọn thời điểm phòng kết thúc. Phòng chờ Zoom cũng giúp host có cơ hội thêm hoặc xóa quyền cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tắt các tính năng như trò chuyện riêng tư, ghi âm và chia sẻ màn hình.
3. Tại sao Zoom lại phổ biến như vậy?
Zoom là một trong những công cụ tổ chức hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay. Mặc dù đây không phải là công cụ cộng tác và ứng dụng trò chuyện video duy nhất, nhưng nó có sức hấp dẫn rất lớn.
Zoom vượt trội so với nhiều đối thủ cạnh tranh vì tính dễ sử dụng. Người dùng không cần nhiều thiết lập phức tạp để bắt đầu sử dụng. Tất cả chỉ cần một cú nhấp chuột vào nút bắt đầu là có thể tổ chức một cuộc họp online.
Zoom cũng thu hút các cá nhân và công ty có ngân sách hạn chế khi cung cấp cuộc họp kéo dài 40 phút với tối đa 100 người tham dự miễn phí.
Bạn cũng không cần đăng nhập hoặc tài khoản để truy cập cuộc họp. Với giao diện trực quan, Zoom rất phù hợp cho những người mới bắt đầu.
Zoom cũng có một số tính năng bổ sung đáng xem xét:
- Có các phòng chờ để bạn có thể kiểm soát những người vào cuộc họp của bạn.
- Zoom có giải pháp “Điện thoại” riêng để kết nối với PBX (mạng điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một công ty)của bạn.
- Thị trường Zoom cũng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, như PayPal và Slack.
Mặc dù Zoom đã được giám sát chặt chẽ về bảo mật khi mức sử dụng đạt đỉnh điểm trong đại dịch coronavirus, nhưng nó mã hóa tất cả dữ liệu video, âm thanh, video và chia sẻ màn hình.
4. Vậy đâu là ứng dụng tốt hơn: Microsoft Teams hay Zoom?
Microsoft Teams là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đã sử dụng phần mềm của Microsoft. Mặt khác, Zoom có thể sẽ là sự lựa chọn hấp dẫn hơn cho những người thích các cuộc gọi video. Bạn có thể dễ dàng bắt đầu cuộc gọi trên Zoom mà không cần bất kỳ khóa đào tạo nào và không cần tải xuống. Và trong đại dịch covid-19, mọi người thậm chí còn bắt đầu sử dụng Zoom cho mục đích cá nhân. Với chức năng được bổ sung như Zoom Phone và Zoom Chat, người dùng khó có thể bỏ qua.
Vì vậy, có thể nói Microsoft Teams và Zoom ngang hàng với nhau và không ai hơn ai
5. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thể chọn giữa Microsoft Teams và Zoom?
Có thể bạn muốn sử dụng Microsoft Teams cho cộng tác nội bộ, nhưng người dùng của bạn lại đang sử dụng Zoom và muốn gắn bó với nó cho các chức năng điện thoại và trò chuyện.
Có một số cách để bạn có thể dung hòa 2 ứng dụng này. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tích hợp Zoom trong cửa hàng ứng dụng Microsoft Teams. Điều này cho phép bạn tham gia cuộc họp trên Zoom thông qua Teams.
Tuy nhiên, kết nối này chỉ hỗ trợ các cuộc họp thông qua Microsoft Teams và Zoom. Người dùng Teams chỉ có thể nhắn tin cho người dùng Teams và người dùng Zoom chỉ có thể nhắn tin cho người dùng Zoom .
Mio đang nghiên cứu khả năng tương tác giữa Microsoft Teams và Zoom Chat. Điều này có nghĩa là người dùng Microsoft Teams có thể gửi tin nhắn cho người dùng Zoom Chat và ngược lại.
