Trong vai trò của một marketer, việc tổ chức và phân tích bảng tính trong Excel là một công việc rất “khoai”. Vậy đã bao giờ bạn có ý định tìm hiểu một phương pháp hiệu quả và tiện lợi, đánh bay những khó khăn hiện đang gặp phải khi sử dụng Excel?
Excel có thể khó nhằn đối với một bộ phận người dùng. Nó không chỉ là một công cụ đặc biệt mạnh mẽ để báo cáo và phân tích dữ liệu marketing. Mặt khác, nếu không được đào tạo bài bản, người dùng sẽ dễ dàng bị rối.
Công thức Excel là gì?
Công thức Excel giúp người dùng xác định mối quan hệ giữa các giá trị trong các ô của bảng tính, thực hiện các phép toán học bằng các giá trị đó và trả về kết quả giá trị trong ô đã chọn. Các công thức bạn có thể thực hiện bao gồm cộng tổng, trừ, chia theo tỷ lệ phần trăm, chia trung bình và thậm chí chia theo ngày hoặc số lần.
Hãy đón đọc bài viết dưới đây của Diều Hâu; chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn tất tần tật những điều bạn cần.
Cách chèn công thức trong Excel
Có thể bạn đang thắc mắc rằng tab “Công thức” trên thanh công cụ điều hướng trên cùng trong Excel có nghĩa là gì. Trong các phiên bản mới cập nhật của Excel, menu ngang này- được hiển thị bên dưới- cho phép người dùng tìm và chèn các công thức Excel vào các ô cụ thể của bảng tính.
Bạn càng sử dụng nhiều loại công thức khác nhau trong Excel, bạn càng dễ ghi nhớ chúng và sử dụng thành thạo. Ngoài ra, bộ biểu tượng phía trên là danh mục các công thức tiện dụng mà bạn có thể tham khảo khi trau dồi kỹ năng sử dụng bảng tính của mình.
Các công thức Excel còn được gọi là “Function” (Hàm). Để chèn một bảng tính có sẵn vào bảng tính của bạn, hãy chọn một ô mà bạn muốn chạy công thức, sau đó nhấp vào biểu tượng “Insert Function” (Chèn hàm) ở bên trái để xem các công thức phổ biến cũng như cách thức hoạt động của chúng.
Nếu muốn trải nghiệm nhiều hơn, hãy sử dụng một trong các biểu tượng chúng tôi đã đánh dấu để tìm các hàm liên quan đến các chủ đề phổ biến như tài chính, logic… sau đó nhấp vào “Insert Function”.
Bây giờ hãy cùng Diều Hâu đi sâu hơn vào một số hàm Excel quan trọng nhất và cách thực hiện từng hàm trong các tình huống cụ thể.
1. SUM
Tất cả các hàm Excel bắt đầu bằng dấu bằng “=”, theo sau là thẻ văn bản cụ thể biểu thị công thức bạn muốn Excel thực hiện.
Hàm SUM trong Excel là một trong những công thức cơ bản nhất bạn có thể nhập vào bảng tính, cho phép tìm tổng của hai hoặc nhiều giá trị. Để thực hiện, nhập các giá trị bạn muốn thêm vào bằng cách: =SUM(value 1, value 2…).
Các giá trị bạn nhập vào công thức SUM có thể là số thực hoặc bằng số trong một ô cụ thể trong bảng tính của bạn.
Ví dụ:
a. Để tìm SUM của 30 và 80, hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính: =SUM (30, 80) . Nhấn Enter và ô sẽ tạo ra tổng số của cả hai số: 110.
b. Để tìm SUM của các giá trị trong các ô B2 và B11, hãy nhập công thức sau vào một ô trong các bảng tính của bạn: =SUM (B2, B11). Nhấn Enter và ô sẽ tạo ra các tổng số được điền vào các ô B2 và B11. Nếu không có số nào trong một ô, công thức sẽ trả về 0.
2. IF
Hàm IF trong Excel được ký hiệu =IF(logic_test, value_if_true, value_if_false).
Ví dụ: =IF(D2=“Gryffindor”,“10”,“0”) sẽ trao 10 điểm cho ô D2 nếu ô đó chứa từ “Gryffindor”.
Đôi khi chúng ta muốn biết một giá trị bất kỳ xuất hiện bao nhiêu lần trong bảng tính, hoặc cũng có lúc chúng ta muốn tìm các ô chứa các giá trị đó và nhập dữ liệu cụ thể bên cạnh nó.
Trong công thức trên:
- Logical_Test: Kiểm tra logic là phần “IF” của câu lệnh. Trong trường hợp này, logic là D2=“Gryffindor”, đảm bảo giá trị Logical_Test của bạn nằm trong dấu ngoặc kép.
- Value_if_True: Nếu giá trị là đúng nghĩa là sinh viên sống ở Gryffindor chính là giá trị mà chúng tôi muốn được hiển thị. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn nó là số 10, để chỉ ra rằng học sinh đã được trao 10 điểm.
- Value_if_False: Nếu giá trị là sai, nghĩa là sinh viên không sống ở Gryffindor- không phải kết quả chúng tôi muốn, ô sẽ hiển thị “0”.
Nói chung, hàm này cho phép bạn nhập một giá trị văn bản vào ô “nếu” một cái gì đó khác trong bảng tính của bạn là đúng hoặc sai.
3. Percentage
Để thực hiện hàm Percentage trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang tìm phần trăm tỷ lệ theo cách: =A1/B1. Để chuyển kết quả thập phân giá trị thành phần trăm tỷ lệ, tô sáng ô, vào tab Home và chọn Percentage từ danh sách thả xuống.
Không có công thức cụ thể để tính tỷ lệ phần trăm, nhưng Excel giúp dễ dàng chuyển đổi giá trị của một ô bất kỳ thành tỷ lệ phần trăm để bạn không phải chật vật khi tự mình tính toán và nhập lại các số.
4. Subtraction
Để thực hiện hàm này trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang trừ theo định dạng: =SUM(A1,-B1). Hàm này sẽ trừ một ô bằng công thức SUM bằng cách thêm dấu âm trước ô bạn đang trừ.
Ví dụ: Nếu A1 là 10 và B1 là 6 thì: =SUM(A1,-B1) sẽ thực hiện 10 + -6, trả về giá trị là 4.
Giống như tỷ lệ phần trăm, trừ cũng không có công thức riêng trong Excel, nhưng điều đó không có nghĩa là không thể thực hiện được. Bạn có thể trừ bất kỳ giá trị nào (hoặc các giá trị bên trong các ô) theo hai cách khác nhau:
- Sử dụng công thức SUM: Để trừ nhiều giá trị với nhau, hãy nhập các ô bạn muốn trừ theo định dạng =SUM(A1,-B1), thêm dấu trừ (được biểu thị bằng dấu gạch nối) trước ô có giá trị bạn đang trừ. Nhấn Enter để trả về kết quả của hai ô có trong ngoặc đơn.
- Sử dụng định dạng: =A1-B1: Để trừ nhiều giá trị với nhau, chỉ cần nhập một dấu bằng theo sau là giá trị hoặc ô đầu tiên của bạn, dấu gạch nối và giá trị hoặc ô bạn đang trừ. Nhấn Enter để trả về sự khác biệt giữa cả hai giá trị.
5. Multiplication
Để thực hiện công thức nhân trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang nhân theo định dạng: =A1*B1. Công thức này sử dụng dấu hoa thị để nhân ô A1 với ô B1. Ví dụ: nếu A1 là 10 và B1 là 6 thì: =A1*B1 sẽ trả về giá trị là 60.
Bạn cũng có thể sử dụng hàm nhân trong Excel theo cách trên, hoặc sử dụng ký tự “x” để biểu thị phép nhân giữa nhiều giá trị. Trên thực tế, nó cũng tương đương dấu hoa thị *.
Để nhân hai hoặc nhiều giá trị trong bảng tính Excel, hãy chọn một ô trống. Sau đó, nhập các giá trị hoặc ô bạn muốn nhân với nhau theo định dạng =A1*B1*C1… Dấu hoa thị sẽ nhân hiệu quả từng giá trị có trong công thức. Nhấn Enter để nhận về kết quả bạn muốn.
6. Division
Phép chia trong Excel là một trong những chức năng đơn giản nhất bạn có thể thực hiện.
Để thực hiện phép tính chia trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang muốn chia theo định dạng: =A1/B1. Công thức sử dụng dấu gạch chéo “/” để chia ô A1 cho ô B1. Ví dụ: nếu A1 là 5 và B1 là 10 thì: =A1/B1 sẽ trả về giá trị thập phân là 0,5.
7. DATE
Hàm DATE được ký hiệu: =DATE(năm,tháng,ngày). Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn, ngay cả các giá trị được chọn từ các ô khác. Ví dụ: nếu A1 là 2018, B1 là 7 và C1 là 11 thì: =DATE(A1,B1,C1) sẽ trả lại kết quả 7/11/2018.
Tạo ngày trong các ô của bảng tính Excel có thể là một công việc rất thường gặp. Thật may mắn, chúng ta đã có một công thức tiện dụng giúp định dạng ngày một cách dễ dàng. Có hai cách để sử dụng công thức này:
Tạo ngày từ một loạt các giá trị ô: Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống, nhập “=DATE” và trong ngoặc đơn, nhập các ô có giá trị tạo ngày bạn muốn– bắt đầu bằng năm, sau đó là tháng và ngày.
Tự động thiết lập ngày hôm nay: Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống và nhập chuỗi văn bản sau: =DATE(NĂM(HÔM NAY()),THÁNG(HÔM NAY()),NGÀY(HÔM NAY())). Nhấn Enter sẽ trả về ngày hiện tại bạn đang làm việc trong bảng tính Excel của mình.
Trong cả hai cách sử dụng công thức ngày của Excel, ngày trả về của bạn phải ở dạng “mm/dd/yy”– trừ khi chương trình Excel của bạn được định dạng khác.
8. Array
Một công thức chọn vùng trong Excel bao gồm một công thức đơn giản trong các ký tự dấu ngoặc kép sử dụng định dạng: {=(Start Value 1:End Value 1)*(Start Value 2:End Value 2)}. Bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Centre, hàm này sẽ tính toán và trả về giá trị từ nhiều phạm vi, thay vì chỉ các ô riêng lẻ được thêm vào hoặc nhân với nhau.
Vùng dữ liệu là một cách hữu ích để thực hiện nhiều công thức cùng một lúc trong một ô để bạn có thể nhận được tổng, hiệu, hoặc thương số cuối cùng. Ví dụ: Nếu bạn đang tìm kiếm tổng doanh thu bán hàng từ một số đơn vị đã bán thì công thức mảng trong Excel chính là thứ bạn cần. Cách thực hiện:
Để bắt đầu sử dụng công thức mảng, nhập “=SUM” và trong ngoặc đơn, nhập phạm vi đầu tiên trong 2 (hoặc 3, 4) ô bạn muốn nhân với nhau: = SUM (C2: C5.
Tiếp theo, thêm dấu hoa thị sau ô cuối cùng của phạm vi đầu tiên bạn đưa vào công thức (viết tắt của phép nhân). Theo dấu hoa thị này, nhập phạm vi ô thứ hai của bạn. Bạn sẽ nhân phạm vi ô thứ hai này với ô thứ nhất như sau: =SUM(C2:C5*D2:D5).
Tại đây, bạn vẫn chưa thể nhấn Enter để kết thúc hàm. Vì công thức này quá phức tạp, Excel dành một lệnh bàn phím khác khi người dùng sử dụng công thức mảng này. Khi bạn đã đóng dấu ngoặc đơn trên công thức mảng của mình, hãy nhấn Ctrl + Shift + Enter. Hàm sẽ tự động nhận ra công thức của bạn dưới dạng một mảng, bao bọc công thức bằng các ký tự dấu ngoặc và trả lại thành công sản phẩm của bạn trong cả hai phạm vi được kết hợp.
Trong trường hợp tính toán doanh thu, hàm này có thể giúp người dùng rút ngắn thời gian và công sức một cách đáng kể.
9. COUNT
Hàm COUNT trong Excel được ký hiệu: =COUNT(Ô bắt đầu:Ô kết thúc). Hàm này sẽ trả về một giá trị bằng với số lượng mục được tìm thấy trong phạm vi ô mong muốn của bạn. Ví dụ: Nếu có 8 ô có giá trị được nhập giữa A1 và A10 thì: =COUNT(A1: A10) sẽ trả về giá trị 8.
Hàm COUNT đặc biệt hữu ích đối với các bảng tính lớn, khi người dùng muốn xem có bao nhiêu ô chứa các mục thực tế.
10. AVERAGE
Để thực hiện hàm Average trong Excel, hãy nhập các giá trị, ô hoặc phạm vi ô mà bạn đang tính trung bình theo định dạng: =AVERAGE(number1, number2…) hoặc =AVERAGE(Giá trị bắt đầu:Giá trị cuối). Nó sẽ tính trung bình của tất cả các giá trị hoặc phạm vi của các ô có trong ngoặc đơn.
Việc tìm trung bình của một phạm vi ô trong Excel giúp người dùng không phải tìm các tổng riêng lẻ và sau đó thực hiện một phương trình phân chia riêng trên tổng số. Chỉ cần thực hiện một bước đơn giản này, Excel sẽ thay bạn thực hiện tất cả công việc.
11. SUMIF
Hàm SUMIF trong Excel được ký hiệu: =SUMIF(range,criteria,[sum range]). Hàm này sẽ trả về tổng các giá trị trong một phạm vi ô mong muốn và tất cả đều đáp ứng một tiêu chí. Ví dụ: =SUMIF(C3:C12,“>70.000”) sẽ trả về tổng giá trị giữa các ô C3 và C12 và chỉ các ô lớn hơn 70.000.
Giả sử bạn muốn xác định lợi nhuận bạn đã tạo từ danh sách khách hàng tiềm năng được liên kết với mã vùng cụ thể hoặc tính tổng tiền lương của một số nhân viên, nhưng chỉ khi họ vượt quá mốc chỉ tiêu đề ra. Thực hiện việc này theo cách thủ công nghe có vẻ hơi tốn thời gian.
Nhưng với hàm SUMIF, bạn có thể dễ dàng cộng tổng các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định, như trong ví dụ về lương ở trên.
Trong đó:
- range: Phạm vi tiêu chí của bạn.
- criteria: Tiêu chí xác định ô nào trong Criteria_range1 sẽ được thêm vào cùng nhau
- [Sum_range]: Một phạm vi ô tùy chọn bạn sẽ thêm vào ngoài Phạm vi đầu tiên được nhập (Mục này có thể lược bỏ được).
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn tính tổng số tiền lương lớn hơn $70,000. Hàm SUMIF đã thêm số tiền vượt quá số đó trong các ô từ C3 đến C12, với công thức =SUMIF(C3:C12,“>70.000”).
12. TRIM
Hàm TRIM trong Excel được ký hiệu: =TRIM (text), giúp loại bỏ bất kỳ khoảng trắng nào được nhập trước và sau văn bản được nhập vào ô. Ví dụ: Nếu A2 bao gồm tên “Steve Peterson” với các khoảng trắng không mong muốn trước tên đầu tiên thì chúng ta sẽ gõ công thức: =TRIM(A2), hàm sẽ tự động trả về “Steve Peterson” không có khoảng trắng trong một ô mới.
Ngày nay, việc gửi/ nhận email và chia sẻ tệp Excel đã không còn xa lạ gì đối với dân văn phòng. Nhưng những khoảng trắng phiền toái kia có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm dữ liệu; ngoài ra, chúng còn ảnh hưởng đến kết quả khi bạn cố gắng thêm các cột số.
Thay vì ngồi miệt mài loại bỏ và thêm từng khoảng trắng khi cần, bạn có thể dọn sạch tất cả bằng cách sử dụng hàm TRIM này (ngoại trừ khoảng trắng giữa các từ).
Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng hàm TRIM để xóa các khoảng trắng thừa trước danh sách tên.
13. LEFT, MID, RIGHT
Giả sử có một dòng văn bản trong một ô mà bạn muốn chia thành một vài phân đoạn khác nhau, thay vì nhập lại thủ công từng đoạn mã vào cột tương ứng, người dùng có thể tận dụng một loạt các hàm chuỗi để giải cấu trúc chuỗi khi cần: TRÁI, TRUNG hoặc PHẢI.
a. LEFT
Mục đích: Được sử dụng để trích xuất các số hoặc ký tự X đầu tiên trong một ô.
Công thức: =LEFT(text, number_of_characters)
Trong đó:
- Text: Chuỗi mà bạn muốn trích xuất từ.
- Number_of_characters: Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất bắt đầu từ ký tự ngoài cùng bên trái.
b. MID
Mục đích: Được sử dụng để trích xuất các ký tự hoặc số ở giữa dựa trên vị trí.
Công thức: =MID(text, start_position,number_of_characters)
Trong đó:
- Text: Chuỗi mà bạn muốn trích xuất từ.
- Start_position: Vị trí trong chuỗi mà bạn muốn bắt đầu trích xuất từ. Ví dụ, vị trí đầu tiên trong chuỗi là 1.
- Number_of_characters: Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất.
c. RIGHT
Mục đích: Được sử dụng để trích xuất các số hoặc ký tự X cuối cùng trong một ô.
Công thức: =RIGHT(text,number_of_characters)
Trong đó:
- Text: Chuỗi mà bạn muốn trích xuất từ.
- Number_of_characters: Số lượng ký tự bạn muốn trích xuất bắt đầu từ ký tự ngoài cùng bên phải.
14. VLOOKUP
Tuy hàm này không còn gì xa lạ với tất cả người dùng Excel nhưng hiệu quả nó mang lại mãi “đỉnh”- và nó phức tạp hơn một chút so với các hàm khác đã liệt kê ở đây. Nhưng nó lại đặc biệt hữu ích cho những lúc bạn có hai bộ dữ liệu trên hai bảng tính khác nhau và muốn kết hợp chúng thành một bảng tính.
Nếu bạn có một danh sách tên người bên cạnh địa chỉ email của họ trong một bảng tính và danh sách địa chỉ email của những người đó bên cạnh tên công ty của họ, nhưng bạn muốn tên, địa chỉ email và tên công ty của những người đó xuất hiện ở một ô nhất định– đó là lúc bạn cần dùng đến hàm VLOOKUP này.
Công thức: VLOOKUP(lookup value,table array,column number,[range lookup])
Trong đó:
- Lookup value: Giá trị giống hệt bạn có trong cả hai bảng tính. Chọn giá trị đầu tiên trong bảng tính đầu tiên.
- Table array: Phạm vi các cột trên Bảng 2 bạn sẽ lấy dữ liệu của mình, bao gồm cột dữ liệu giống với giá trị tra cứu của bạn trong Bảng 1 cũng như cột dữ liệu bạn đang cố gắng sao chép vào Sheet 1.
- Column number: Mảng bảng cho Excel biết dữ liệu mới bạn muốn sao chép vào Bảng 1 được đặt ở vị trí (cột nào).
- [range lookup]: Sử dụng FALSE để đảm bảo bạn chỉ lấy các giá trị khớp chính xác.
15. RANDOMIZE
Trong lĩnh vực marketing, bạn có thể sử dụng tính năng này khi muốn chỉ định một số ngẫu nhiên cho danh sách liên hệ- ví như nếu bạn muốn thử nghiệm một chiến dịch email mới và lựa chọn random một người. Bằng cách gán số cho các số liên lạc đã nói, bạn có thể áp dụng quy tắc, bất kỳ liên hệ nào có số 6 trở lên sẽ được thêm vào chiến dịch mới.
Công thức: RAND()
Bắt đầu với một cột liên lạc. Sau đó, trong cột liền kề với nó, hãy gõ RAND() – – không có dấu ngoặc kép- bắt đầu bằng hàng liên hệ trên cùng.
Ví dụ dưới đây: RANDBETweEN (dưới cùng, trên cùng)
RANDBETweEN cho phép bạn ra lệnh cho phạm vi số mà bạn muốn được chỉ định. Trong trường hợp của ví dụ này, chúng tôi muốn sử dụng từ 1 đến 10.
Trong đó:
- Bottom: Số thấp nhất trong phạm vi.
- Top: Số cao nhất trong phạm vi.
Công thức trong ví dụ dưới đây: =RANDBETweEN (1,10)
Cách chèn công thức trong Excel cho toàn bộ cột
Để chèn công thức Excel cho toàn bộ cột trong bảng tính, hãy nhập công thức vào ô trên cùng của cột bạn muốn và nhấn “Enter”. Sau đó, chọn ô và nhấp đúp vào góc dưới bên phải của ô này để sao chép công thức vào mọi ô bên dưới nó trong cột.
Đôi khi bạn sẽ cần chạy cùng một công thức trên toàn bộ một hàng hoặc cột của bảng tính. Ví dụ, giả sử bạn có một danh sách các số trong cột A và B của bảng tính và muốn nhập tổng số riêng lẻ của mỗi hàng vào cột C.
Sẽ rất phiền phức nếu điều chỉnh các giá trị của công thức cho từng ô rồi tìm tổng số của mỗi hàng tương ứng. Giờ đây Excel cho phép người dùng tự thao tác trên cột; chỉ cần nhập công thức vào hàng đầu tiên. Cách thực hiện như sau:
Nhập công thức vào một ô trống và nhấn “Enter” để chạy.
Di con trỏ qua góc dưới bên phải của ô chứa công thức, bạn sẽ thấy một biểu tượng “+” nhỏ, đậm xuất hiện.
Mặc dù bạn có thể nhấp đúp vào biểu tượng này để tự động điền toàn bộ cột theo công thức của mình nhưng bạn cũng có thể nhấp và kéo con trỏ xuống bằng tay để chỉ điền vào một độ dài cụ thể của cột.
Đến ô cuối cùng trong cột bạn muốn nhập công thức, hãy thả chuột để sao chép công thức. Sau đó, chỉ cần kiểm tra từng giá trị mới để đảm bảo nó tương ứng với các ô một cách chính xác.
Phím tắt Excel
1. Chọn hàng, cột hoặc toàn bộ bảng tính
Bạn có thể chọn toàn bộ bảng tính của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột, chỉ cần nhấp vào tab ở góc trên bên trái của sheet để bôi đen toàn bộ cùng một lúc.
a. Đối với Mac:
Chọn Cột: Command + Shift + Down/Up
Chọn Hàng: Command + Shift + Right/Left
b. Đối với PC:
Chọn Cột: Control + Shift + Down/Up
Chọn Hàng: Control + Shift + Right/Left
Phím tắt này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các tập dữ liệu có kích thước lớn, nhưng chỉ cần chọn một phần cụ thể của nó.
2. Mở, đóng hoặc tạo một bảng tính
a. Đối với Mac:
Mở: Command + O
Đóng: Command+ W
Tạo mới: Command+ N
b. Đối với PC:
Mở: Control + O
Đóng: Control + F4
Tạo mới: Control + N
3. Định dạng số thành tiền tệ
Nếu muốn biến số thành tiền tệ, cho dù đó là số liệu lương, ngân sách marketing hoặc bán vé cho một sự kiện thì cách thức đều rất đơn giản. Chỉ cần tô sáng các ô bạn muốn định dạng lại và chọn Control + Shift + $. Các con số sẽ tự động chuyển thành số tiền.
4. Chèn ngày, giờ hiện tại vào một ô
Nếu muốn thêm ngày và thời gian vào bảng tính của mình, hãy bắt đầu bằng cách chọn ô mà bạn muốn thêm thông tin này.
Sau đó, tùy thuộc vào thứ bạn muốn chèn, hãy thực hiện như sau đây:
- Chèn ngày hiện tại: Control +; (semi-colon)
- Chèn thời gian hiện tại: Control + Shift +; (semi-colon)
- Chèn ngày giờ hiện tại: Control +; (semi-colon),dấu cách, và sau đó Control + Shift +; (semi-colon)
Các thủ thuật Excel khác
1. Tùy chỉnh màu của các tab
Nếu có rất nhiều sheet khác nhau trong một workbook thì thủ thuật “hay ho” này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định nơi bạn cần đến bằng cách mã hóa màu các tab. Ví dụ: Bạn có thể gắn nhãn báo cáo marketing của tháng trước bằng màu đỏ và tháng này bằng màu cam.
Chỉ cần nhấp chuột phải vào một tab và chọn “Tab Color”. Một cửa sổ bật lên sẽ cho phép bạn chọn một màu từ một chủ đề hiện có hoặc tùy chỉnh một màu để đáp ứng nhu cầu của bạn.
2. Thêm bình luận vào ô
Khi bạn muốn tạo ghi chú hoặc thêm nhận xét vào một ô cụ thể trong sheet, chỉ cần nhấp chuột phải vào ô bạn muốn nhận xét, sau đó nhấp vào Insert Comment. Nhập bình luận vào hộp văn bản và nhấp bên ngoài hộp bình luận để lưu nó.
Các ô chứa ý kiến hiển thị một hình tam giác nhỏ, màu đỏ ở góc. Để xem bình luận, chỉ cần di chuột qua nó.
3. Sao chép định dạng
Nếu đã từng dành thời gian định dạng một sheet theo ý thích, chắc hẳn bạn cũng biết nó tẻ nhạt đến mức nào.
Giờ đây, nhờ vào công cụ định dạng của Excel, bạn có thể dễ dàng sao chép định dạng từ một khu vực của sheet sang một khu vực khác.
Cách thực hiện: Chọn định dạng bạn muốn sao chép, sau đó nhấn Format Painter (biểu tượng bút vẽ) từ bảng điều khiển. Sau đó, con trỏ sẽ hiển thị một cọ vẽ, nhắc bạn chọn ô, văn bản hoặc toàn bộ bảng tính mà bạn muốn áp dụng định dạng đó.
4. Xác định các giá trị trùng lặp
Trong nhiều trường hợp, các giá trị trùng lặp (chẳng hạn như nội dung trùng lặp khi quản lý SEO) có thể gây rắc rối nếu không được xử lý.
Nhưng với thủ thuật đơn giản này, bạn có thể xem bất kỳ giá trị trùng lặp hiện có nào trong sheet chỉ bằng một vài bước nhanh chóng. Để làm được điều đó, hãy nhấp vào tùy chọn Conditional Formatting và chọn Highlight Cell Rules > Duplicate Values. Ở cửa sổ bật lên, tạo quy tắc định dạng mong muốn để chỉ định loại nội dung trùng lặp bạn muốn hiển thị.
Trong ví dụ trên, chúng tôi đã xác định được các mức lương trùng lặp trong phạm vi đã chọn và định dạng các ô trùng lặp bằng màu vàng.
Xem thêm: 8 lỗi Excel thường gặp và cách khắc phục
