Hướng dẫn tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail

Điều đầu tiên mà tất cả các chủ doanh nghiệp cần là một địa chỉ email chuyên nghiệp. Sau khi bạn tạo một website trên WordPress hoặc Blog, bước quan trọng tiếp theo cần phải làm là tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp và có thương hiệu của công ty mình.

Trong bài này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail.

Thế nào là một địa chỉ email chuyên nghiệp?

Một địa chỉ email chuyên nghiệp là địa chỉ có tên của công ty bạn trên đó.

Ví dụ: như tenban@dieuhau.com là một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Các tài khoản email trên các server cung cấp email miễn phí như là tenban.photograper@gmail.com không thực sự hữu ích trong công việc bởi vì chúng trông không chuyên nghiệp.

Đối với một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn sẽ cần một tên miền và một website.

Chúng đã từng hướng dẫn các bạn cách làm thế nào để chọn một tên miềncách tạo blog chuyên nghiệp nếu bạn là người mới làm quen với wordpress thì đây là những gì bạn cần

Nếu bạn đã có sẵn một tên miền và một website thì đã đầy đủ điều kiện để tạo cho mình một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Tại sao nên sử dụng G Suite để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp ?

Có thể bạn đang nghĩ tại sao lại sử dụng G Suite khi hầu hết các công ty hosting WordPress đều cung cấp các tài khoản email không giới hạn với tên miền riêng của bạn?

Email là một trong những công cụ giao tiếp quan trọng đối với bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào. Với một dịch vụ email không đáng tin cậy, bạn có thể bỏ lỡ nhiều email quan trọng, và điều này có thể gây tổn hại đến công việc của bạn.

Hầu hết các server hosting email đều không đáng tin cậy, bị hạn chế, cô lập và kém an toàn. Bạn thậm chí không thể biết được liệu email bạn đã gửi có được chuyển đi hay chưa.

Đây là lúc cần tới G Suite và Gmail.

Gmail thực sự trở thành người tiên phong trong ngành công nghiệp email, và với G Suite bạn có thể sử dụng các địa chỉ email chuyên nghiệp với thương hiệu riêng của mình cùng với Gmail.

Dưới đây là một vài lợi ích của việc sử dụng Google Apps và Gmail cho các địa chỉ email chuyên nghiệp.

  • Địa chỉ email chuyên nghiệp với tên miền riêng.
  • Bộ lọc thư rác và bảo mật vững chắc của Gmail
  • 30 GB – Gấp đôi lưu lượng lưu trữ so với các tài khoản Gmail miễn phí
  • Quản lý email ngay cả khi đang offline có sử dụng ứng dụng Gmail trên các ứng dụng mobile
  • Làm việc tại bất kỳ đâu trên web, mobile, tablet mà bạn sử dụng
  • Làm việc hiệu quả với Outlook và thậm chí có thể đồng bộ hóa tài khoản Outlook cũ
  • Mỗi người dùng có thể có tới 30 tên email
  • Sử dụng Google Calendar, Google Hangout để chat, gọi video, và các cuộc gọi thoại trên địa chỉ email công việc của riêng bạn
  • Không có quảng cáo và được hỗ trợ 24/7 bất cứ khi nào bạn cần trợ giúp
  • Làm việc đồng bộ với trang WordPress của bạn
  • Quan trọng nhất là khả năng gửi thông tin nhanh chóng, không bị gián đoạn, không bị lẫn vào thư mục thư rác

Bây giờ bạn đã hiểu lý do tại sao việc sử dụng G Suite cho các địa chỉ email chuyên nghiệp là rất quan trọng, hãy xem cách làm thế nào để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp với thương hiệu riêng trên G Suite

Chúng tôi sử dụng G Suite cho tất cả các địa chỉ email chuyên nghiệp của mình và thật sự mà nói thì G Suite hết sức tuyệt vời.

Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail

Đầu tiên bạn sẽ phải đăng ký một tài khoản G Suite

Chi phí cho mỗi tháng đối với mỗi người dùng là 5$. Nếu bạn trả theo từng năm thì bạn sẽ được miễn phí 2 tháng sử dụng (50$/năm cho mỗi người dùng).

G Suite cũng đưa ra bản dùng thử trong 30 ngày cho phép bạn dùng thử tất cả các ứng dụng trước khi bạn thay đổi ý định. Về cơ bản bạn sẽ được sử dụng những tính năng vượt trội của Gmail, Drive, Calendar, ..vv…(nhưng tốt nhất là cho công việc của bạn)

Đơn giản bằng việc ghé thăm trang web G Suite và click vào Get Started. Đầu tiên bạn cần đăng ký tài khoản G Suite

tạo email chuyên nghiệp với G Suite

Điền đầy đủ thông tin về Họ và tên, một email vẫn đang còn hoạt động và số điện thoại của bạn.

Đăng ký tài khoản G Suite

Click vào Next để tiếp tục

Setup-G-Suite-Account

Trên màn hình tiếp theo bạn sẽ được hỏi liệu có muốn đăng ký một tên miền mới, hay sử dụng tên miền sẵn có?

Nếu bạn không có trang WordPress riêng hay tên miền trước đó, bạn có thể mua tên miền tại đây. Sẽ mất 8$ mỗi năm và địa chỉ email của bạn sẽ được thiết lập tự động bởi Google. Bạn không cần theo dõi phần còn lại của hướng dẫn.

Tuy nhiên, nếu bạn đã sở hữu một tên miền rồi (bạn có thể mua tên miền giá rẻ tại 1and1 ). Khi đó chỉ cần đơn giản là nhập tên miền của trang WordPress và click vào Next.

Lúc này Google sẽ yêu cầu bạn tạo một tài khoản G Suite. Đây là nơi bạn sẽ lấy địa chỉ Email thương mại của mình giống như là tenban@tenmiencuaban.com

Đây sẽ trở thành địa chỉ email đầu tiên và cũng trở thành tài khoản admin Google Suite của bạn. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email và các email phụ sau đó bất cứ lúc nào.

Điền vào tên người dùng và mật khẩu sau đó click chọn accept và Sign up.

Setup-G-Suite-Account

Như có thể nhìn thấy trên hình ảnh, bạn đã hoàn thành xong bước đầu tiên của việc setup.

Bây giờ bạn cần thêm các người dùng khác vào tài khoản Google Apps. Đơn giản bằng cách click vào nút Start cạnh “Add people to your G Suite account”.

Sẽ xuất hiện một cửa sổ, nơi bạn có thể thêm các thành viên khác nếu cần thiết.

Setup-G-Suite-Account

Click vào nút Next ở dưới để tiếp tục.

Nếu bạn chỉ muốn giữ tài khoản cho một người dùng thì chỉ cần kéo xuống và tích vào ô “I added all user email adress currently using @tenmien.com“.

Bước cuối cùng trong G Suite for Word setup wizard là xác nhận chủ sở hữu tên miền. Google đưa ra rất nhiều cách để thực hiện việc này. Bạn có thể thêm một meta tag vào phần Header của trang web, upload một file lên webserver, hay thêm một TXT/CNAME record. Bạn có thể chọn bất cứ cách nào trong các phương pháp trên.

Xác nhận tên miền và cài đặt email

Cách đơn giản nhất là thêm một meta tag vào header của website. Copy mã meta tag được đưa ra trên màn hình setup của G Suite.

Bạn cũng sẽ cần đăng nhập vào khư vực admin của trang WordPress của bạn.

Sau đó cài đặt và kích hoạt plugin Insert Headers and Footers. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể xem hướng dẫn từng bước thực hiện trên làm thế nào để cài đặt plugin trên WordPress.

Để kích hoạt, bạn cần chọn Setting Insert Headers and Footers page.

Dán dòng meta tag bạn copy được từ màn hình setup G Suite vào trong mục Header.

Insert-Headers-and-Footers

Đừng quên click vào nút Save để lưu những thay đổi mà bạn vừa thực hiện.

Quay lại màn hình setup G Suite chính và chọn “I added the meta tag to my homepage“.

Xác nhận tên miền và cài đặt email

Lúc này setup wizard sẽ yêu cầu bạn quay lại tài khoản quản lý tên miền của bản.

Đăng nhập vào tài khoản hosting của bạn(Cpanel dashboard). Dưới mục thư, click chọn biểu tượng MX Entry.

MX-Entry

Trong màn hình tiếp theo bạn sẽ được yêu cầu lựa chọn tên miền. Sau đó bạn sẽ thấy một danh sách các lựa chọn.

Cuộn xuống dưới và bạn sẽ tìm thấy MX Records. Sẽ có một vài entry ở đây. Bạn phải xoá hết chúng đi.

MX-Records

Trở lại màn hình setup G Suite và chọn “I have opened the control panel for my domain“.

Lúc này Google sẽ đưa ra một danh sách các entry. Những entry này được gọi là MX records và bạn cần thêm chúng vào miền của mình.

Quay trở lại trang MX Entry trong cPanel để thêm ưu tiên và sau đó nối các giá trị MX. Click chọn Add record để lưu một entry, và sau đó lặp lại cho đến khi bạn đã thêm đủ tất cả các MX record entry được đưa ra trên màn hình setup G Suite.

Sau khi vào MX record entry, quay lại màn hình setup G Suite và chọn “I created new MX records’ option”

Lúc này Google sẽ yêu cầu bạn xoá các MX Record cũ đi. chúng ta vừa xoá đi các MX record cũ nên bạn có thể đánh dấu chúng đã được kiểm tra.

Xác nhận tên miền và cài đặt email

Click chọn “Verify domain and set up email” để hoàn thành setup wizard.

DNS setting giống MX Records có thể sẽ mất thời gian cho việc update. Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy thông báo thời gian dự kiến

Xác nhận tên miền và cài đặt email

Bạn có thể phải đợi một vài phút và sau đó nó sẽ tự động đưa ra tin nhắn thông báo miền của bạn được xác nhận.

Thông báo thành công

Click chọn Next để tiếp tục.

Đó là tất cả những gì bạn phải làm để setup thành công G Suite và Gmail.

Sử dụng email chuyên nghiệp của bạn với G Suite và Gmail.

Tài khoản email của bạn hoạt động giống như các tài khoản Gmail khác. Bạn có thể truy cập nó bằng các truy cập Website Gmail và đăng nhập với địa chỉ email của bạn.

Ví dụ: john@yourdomain.com

Bạn cũng có thể quản lý tài khoản G Suite của mình bằng cách đi đến admin console.

Admin-console

Đây là nơi bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các người dùng mới trong tên miền của minh. Mỗi một người dùng của bạn sẽ có 30GB dung lượng lưu trữ và tất cả các đặc tính tương tự nhưng sẽ không có quyền truy cập giao diện admin. bạn có thể loại bỏ những người dùng này bất cứ lúc nào bạn muốn.

Khắc phục sự cố setup tên miền với Google Apps

Có vẻ như là hositng của bạn có thể không sử dụng một dashboard như chúng tôi chỉ ra tại screenshots bên trên.

G Suite đã liệt kê chi tiết tài liệu cho rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ đăng ký tên miền và hosting web phổ biến.

Hãy ghé thăm trang set up MX records (Hosts specific steps) sau đó tìm tên theo nhà cung cấp tền miền hay các hosting provider.

Nếu bạn không tìm thấy nhà cung cấp dịch vụ của mình trong danh sách đó hãy trực tiếp yêu cầu họ giúp đỡ bạn setup G Suite để có được email tên miền của riêng mình.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tạo được một địa chỉ email chuyên nghiệp với G Suite và Gmail.

Hiện tại EzaMedia đang cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp với mức giá rất rẻ và chỉ cần thanh toán một lần duy nhất sử dụng mãi mãi hãy truy cập: http://email.ezamedia.com/ để biết thêm chi tiết nhé (Họ sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z trong việc tạo email cũng như chuyển đổi Email bạn đang sử dụng)

Bảng giá để bạn tham khảo:

Đăng Ký Email Doanh Nghiệp Dung Lượng Không Giới Hạn

Nếu thích bài viết này, hãy bấm theo dõi Kênh Youtube của chúng tôi với các video hướng dẫn sử dụng WordPress. Bạn cũng có thể tìm kiếm chúng tôi trên Twitter và Facebook.

Về tác giả

Duy Anh

Chào các bạn,

Mình là coder, đang sống và làm việc ở Mỹ. Mình thích viết lách nên muốn dành khoảng thời gian trống để chia sẻ các thủ thuật giúp các bạn xây dựng được trang web riêng của mình. Bạn nào cần xây dựng blog, web thì cứ ới, rảnh là mình giúp, tất cả FREE nhé!

6 Bình luận

  • Chào bạn, bạn có thể cho mình hỏi là giá gói thường $3/tháng/người là tính như thế nào? Có thể đăng ký được 30 email có phải là $90/tháng/30 email?

    • Đúng rồi bạn nhé. Giá $3 chỉ áp dụng khi bạn thanh toán theo năm thôi. Còn nếu thanh toán theo tháng thì sẽ là $5/email/tháng

    • Đúng rồi bạn mỗi tài khoản tạo được 30email. Về cơ bản nếu bạn sử dụng thì nó cũng giống như gmail bình thường.

      Cái khác là đuôi của email sẽ theo tên miền của bạn. Cái này giống như thương hiệu của bạn vậy. Và nếu bạn làm công ty thì chắc chắc sẽ phải có rồi. Ngoài ra với tài khoản này bạn có thể quản lý chuyên sau hơn rất nhiều nhé.

Ý kiến cá nhân của bạn

bộ công cụ Wordpress hữu ích dành cho mọi website

Bộ công cụ hữu ích dành cho mọi website Wordpress

Bao gồm theme & plugin tốt nhất và được sử dụng nhiều nhất!

Xin vui lòng kiểm tra email để xác thực tài khoản!