Việc kết hợp các thiết kế biểu đồ và đồ thị Excel trực quan vào các tài liệu thực sự là một ý tưởng hay. Excel sẽ giúp bạn tạo những bản kế hoạch tích hợp những biểu đồ thu hút mọi người từ cái nhìn đầu tiên, nhưng vẫn đảm bảo diễn đạt nội dung chính xác.
Để đảm bảo bạn có thể trình bày dữ liệu của mình một cách thuyết phục nhất có thể, bạn nên tùy chỉnh đồ thị của mình trong Excel. Dưới đây là một số mẹo nhanh về cách sử dụng Excel để làm cho đồ thị của bạn trở nên thuyết phục, dễ đọc và đẹp mắt.
1. Chọn đúng loại đồ thị phù hợp với dữ liệu
Trước khi bắt đầu tinh chỉnh các yếu tố thiết kế, bạn cần biết rằng dữ liệu của bạn được hiển thị tối ưu ở định dạng nào. Biểu đồ thanh (cột), tròn và biểu đồ đường sẽ diễn đạt những ý nghĩa khác nhau của dữ liệu, do đó bạn cần chọn biểu đồ phù hợp nhất để kể câu chuyện bạn muốn.
Biểu đồ cột và biểu đồ tròn giúp bạn so sánh các danh mục. Biểu đồ tròn thường so sánh các phần của tổng thể, trong khi biểu đồ cột có thể so sánh nhiều tiêu chí hơn. Biểu đồ cột dễ đọc hơn và làm nổi bật sự khác biệt gia tăng giữa các danh mục, vì vậy chúng thường là một lựa chọn được ưu tiên. Biểu đồ tròn được sử dụng tối ưu nhất trong trường hợp thể hiện mức đóng góp của các danh mục trong một tập hợp.
Hãy xem xét sự khác biệt về cùng một tập dữ liệu được hiển thị dưới dạng biểu đồ tròn và biểu đồ cột dưới đây:
Biểu đồ đường trông giống như một phiên bản ngang của biểu đồ cột, giúp bạn hiển thị sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian. Bạn có thể theo dõi nhiều giá trị trong thời gian đó, nhưng chìa khóa của biểu đồ đường chính là yếu tố thời gian.
Để biến dữ liệu của bạn thành một trong những loại biểu đồ này trong Excel, hãy đánh dấu dữ liệu bạn muốn chuyển thành biểu đồ, sau đó chọn Charts trong điều hướng trên cùng (hoặc chọn Insert => Charts nếu bạn sử dụng phiên bản khác). Sau đó, chọn biểu đồ thích hợp nhất cho dữ liệu của bạn.
2. Sắp xếp dữ liệu biểu đồ cột một cách trực quan
Nếu bạn đang sử dụng biểu đồ cột để hiển thị dữ liệu của mình, thì mẹo dưới đây có thể tạo ra sự một khác biệt lớn cho dữ liệu của bạn. Hầu hết các biểu đồ cột sẽ trông như thế này:
Các dữ liệu được sắp xếp một cách ngẫu nhiên, bạn sẽ mất thêm thời gian để tìm ra những đặc điểm nổi bật. Thay vào đó, bạn nên sắp xếp lại các điểm dữ liệu của mình theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất, bạn sẽ được một biểu đồ như sau:
Nếu biểu đồ cột của bạn nằm ngang, các giá trị lớn hơn phải ở trên cùng. Nếu biểu đồ cột của bạn thẳng đứng, hãy sắp xếp chúng từ trái sang phải. Đó là cách mọi người thường đọc dữ liệu theo cách đọc tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu bạn đang trình bày dữ liệu này bằng một ngôn ngữ khác, hãy thay đổi thứ tự để phản ánh đúng các kiểu đọc.
Để sắp xếp thứ tự các biểu đồ trong Excel, bạn sẽ cần sắp xếp dữ liệu từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Nhấp vào Data => Sort và chọn cách bạn muốn sắp xếp.
3. Rút ngắn các nhãn ở trục Y
Các nhãn ở trục Y tương đối dài, như các số có giá trị lớn có thể chiếm nhiều không gian và làm mất mỹ quan của biểu đồ, bạn có thể nhìn thấy ở biểu đồ dưới đây:
Để rút ngắn chúng, hãy nhấp chuột phải vào một trong các nhãn trên trục Y và chọn Format Axis từ menu xuất hiện. Chọn Number ở phía bên trái, sau đó chọn Custom từ danh sách Category. (Bỏ chọn Linked to Source nếu nó được chọn sẵn, nếu không bạn sẽ không thể nhấp vào Custom)
Nhập mã định dạng tùy chỉnh \$0,,\m (như hình bên dưới) và nhấp vào OK để đóng.
Biểu đồ kết quả sẽ trông đơn giản và gọn gàng hơn nhiều:
4. Loại bỏ các dòng nền
Đồ thị cho phép bạn so sánh các dữ liệu trong một tập hợp mà không phải đi sâu vào phân tích. Mọi người sẽ không nhìn vào biểu đồ để tìm kiếm sự gia tăng khác biệt giữa các điểm dữ liệu, cái họ cần là nhìn thấy các xu hướng chung, bao quát ngay từ lần đầu tiên.
Để giúp mọi người tập trung vào các xu hướng đó, hãy xóa các đường trên nền của biểu đồ. Những đường thẳng này là thừa, không hữu ích và sẽ gây mất tập trung, hãy cắt chúng khỏi biểu đồ để giúp mọi người tập trung vào những dữ liệu quan trọng.
Để xóa đường nền, hãy chọn Chart Layout => Gridlines => No Gridlines bên dưới lựa chọn Horizontal và Vertical.
5. Loại bỏ lề dòng mặc định
Excel sẽ tự động thêm lề trước điểm dữ liệu đầu tiên và sau điểm dữ liệu cuối cùng, như bạn có thể thấy trong hình bên trái dưới đây. Tuy nhiên, ở hình bên phải, biểu đồ đường sẽ trông đẹp hơn nếu không có các biên:
Để loại bỏ các lề này, hãy nhấp đúp vào trục ngày và cửa sổ Format Axis sẽ bật lên. Trong Axis Options, hãy thay đổi Position Axis thành On Tick Marks.
6. Loại bỏ các hiệu ứng không cần thiết
Hầu hết các biểu đồ mẫu của Excel đều được tạo kiểu sẵn với các định dạng đổ bóng, đường viền, quay vòng… Những tạo kiểu này có thể khiến việc dữ liệu khó nhìn hơn. Bạn hoàn toàn có thể loại bỏ chúng khỏi biểu đồ của mình.
Để loại bỏ các hiệu ứng này trong Excel, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Format Chart Area, sau đó loại bỏ tất cả các hiệu ứng bổ sung và không cần thiết trên dữ liệu của bạn.
7. Không nên sử dụng các hiệu ứng 3D
Để làm cho dữ liệu trông lạ mắt hơn, mọi người thường tạo biểu đồ cột, đường và tròn dưới dạng 3D, nhưng thực tế nó chỉ làm cho dữ liệu khó đọc hơn. Do dữ liệu bị nghiêng, nó sẽ khiến người đọc cảm giác không chính xác về ý nghĩa thực sự của dữ liệu. Hãy xem biểu đồ hình tròn trông khác nhau như thế nào khi ở dạng 2D so với 3D:
Để xóa định dạng 3D khỏi đồ thị của bạn, hãy nhấp chuột 2 lần vào thanh, đường hoặc phần hình tròn mà bạn muốn thay đổi, chọn 3D Format và đặt Top, Bottom về None.
8. Xóa chú thích nếu không cần thiết
Legends (chú thích) cho bạn biết thông tin bạn có thể đọc trên biểu đồ một cách dễ dàng. Nếu bạn có rất nhiều danh mục trên trục X hoặc nhiều điểm dữ liệu cho mỗi danh mục, thì việc sử dụng chú thích hoàn toàn là cần thiết. Nhưng nếu bạn chỉ so sánh một vài điểm dữ liệu, thì bạn không nên sử dụng chú thích.
Để xóa chú thích trong Excel, bạn chỉ cần nhấp chuột 2 lần vào hộp văn bản chú thích, sau đó nhấn Delete trên bàn phím của mình:
9. Sử dụng màu sắc mang tính thương hiệu
Màu sắc được cài đặt trước trong Excel khá nhàm chán với những màu cơ bản. Một cách nhanh chóng để tạo sự nổi bật chính là biến chúng thành màu sắc mang thương hiệu riêng. Đây là một chi tiết nhỏ sẽ giúp cho biểu đồ của bạn trông đặc biệt hơn.
Để đảm bảo bạn luôn sử dụng màu thương hiệu thích hợp, hãy lấy HEX code của màu thương hiệu. Sau đó, đưa mã đó vào bộ chuyển đổi màu HEX => RBG. Trong Excel, nhấp 2 lần vào các phần của biểu đồ mà bạn muốn thay đổi màu. Trong mục Fill => Color => More Colors.
Trong cửa sổ bật lên, chọn biểu tượng thứ hai từ bên trái với các thanh trượt. Bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống, chọn RGB Sliders, sau đó nhập mã code HEX, như vậy bạn đã có một biểu đồ với màu sắc mang thương hiệu riêng.
10. Thêm vùng tô bóng vào biểu đồ đường
Những vùng tô bóng bên dưới đường kẻ trong biểu đồ đường có thể giúp biểu đồ của bạn trông nổi bật hơn và diễn đạt dữ liệu trực quan hơn.
Để thêm vào vùng bóng mờ đó, bạn phải đánh lừa Excel bằng cách thêm một chuỗi dữ liệu khác. Hãy quay lại bảng trong Excel mà bạn đã sử dụng để tạo biểu đồ đường và đánh dấu các điểm dữ liệu tạo nên trục Y (trong trường hợp này là số tiền). Sau đó, sao chép và dán vào hàng bên dưới để có hai chuỗi dữ liệu giống nhau.
Tiếp theo, chỉ đánh dấu các giá trị dữ liệu của hai chuỗi dữ liệu giống nhau, không bao gồm các nhãn. Bên dưới khu vực này được đánh dấu bằng màu xanh lam.
Một đường có màu khác (trong ví dụ này là màu đỏ) sẽ xuất hiện trên đầu đường ban đầu của biểu đồ. Nhấp vào dòng để chọn, sau đó nhấp chuột phải và chọn Change Series Chart Type từ trình đơn thả xuống.
Trong menu mới xuất hiện, hãy chọn loại đầu tiên trong danh mục Area.
Biểu đồ đường mới của bạn sẽ trông giống như sau:
Tiếp theo, nhấp 2 lần vào vùng bóng mờ trên biểu đồ (ví dụ này là vùng màu đỏ) và menu Format Data Series sẽ xuất hiện. Nhấp vào Fill từ bên trái và chọn Solid Fill. Trong phần Fill Color, hãy chọn màu giống với màu của đường trong biểu đồ. Bạn có thể tùy ý thay đổi độ trong suốt, tuy nhiên độ trong suốt 66% là lý tưởng.
Sau đó, trong Border Color, chọn Solid Fill. Trong phần Fill Color, hãy chọn màu giống với màu của đường trong biểu đồ. Thay đổi độ trong suốt của bạn thành độ trong suốt giống như độ trong suốt của màu viền, như vậy bạn đã hoàn tất quá tình tạo vùng bóng cho biểu đồ của mình.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hợp nhất các ô trong Excel trong vòng 5 phút
