9 cách khắc phục chức năng thông báo Outlook không hoạt động

Outlook là ứng dụng email client, là một phần của Digital ecosystem của Microsoft. Vì vậy, Outlook rất tiện dụng cho người dùng do nó có nhiều tính năng và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong Digital ecosystem.

Ngoài ra, hệ thống thông báo thông minh của Outlook sẽ thông báo đến bạn về các email quan trọng được gửi tới Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox), giúp bạn tránh tất cả các thư rác hoặc email ít ưu tiên hơn.

Tính năng thông báo này cực kỳ hữu ích, đặc biệt nếu bạn muốn tránh mọi phiền nhiễu. Tuy nhiên, thỉnh thoảng người dùng sẽ gặp phải sự cố không nhận được bất kỳ thông báo email nào từ ứng dụng Outlook trên máy tính khiến họ bị bỏ lỡ các email quan trọng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn 9 cách khắc phục khi chức năng thông báo Microsoft Outlook của bạn không hoạt động trên Windows 10 hoặc macOS!

1. Khởi động lại PC

Nếu phát hiện ra bạn đã nhận được một email trong Outlook, nhưng chưa nhận được bất kỳ thông báo nào từ Outlook. Sự cố này có thể là do kết nối mạng bị lỗi.

Bạn chỉ cần khởi động lại máy tính để cách khắc phục điều này. Mặc dù cách này khá đơn giản, nhưng nó có thể giúp bạn nhanh chóng khắc phục lỗi của các chức năng và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Các bước để khởi động lại PC, tùy thuộc vào từng hệ điều hành:

a) Đối với Windows

• Đầu tiên, nhấn vào biểu tượng Windows ở góc dưới cùng bên trái màn hình.
• Từ Start menu, nhấn vào nút Power.
• Cuối cùng, chọn Restart.

b) Đối với macOS

• Cách dễ nhất để khởi động lại PC là nhấn vào Apple Menu, nằm ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
• Sau đó, chọn Restart từ drop-down menu.
• Nhấn vào Restart khi nhận được câu hỏi “Are you sure you want to restart?”.

2. Định cấu hình Cài đặt thông báo trong ứng dụng Outlook

Khi gặp sự cố về chức năng thông báo của Outlook, nơi đầu tiên bạn nên kiểm tra là Cài đặt thông báo (Notification Settings) trong ứng dụng Outlook. Outlook cung cấp một số lượng lớn cài đặt để cho phép người dùng tùy chỉnh cách quản lý email. Do đó, người dùng bình thường có thể thấy hơi khó dùng với 1 mê cung các menu và submenu.

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau để định cấu hình Cài đặt thông báo Outlook trên trên máy tính:

• Mở Outlook trên máy tính.
• Nhấn vào File ở phía trên bên trái.

• Sau đó, chọn Options.

• Trong cửa sổ bật lên bên trái màn hình, chọn Mail.
• Đảm bảo 2 tính năng Play a Sound và Display a Desktop Alert đều được chọn.
• Cuối cùng, nhấn vào OK.

3. Bật Cài đặt thông báo trên máy tính

Một nguyên nhân khác khiến thông báo Outlook không hoạt động hoặc không hiển thị trên PC là thông báo dành cho Outlook đã bị tắt trên hệ thống cài đặt của PC. Trong trường hợp này, tất cả các thông báo đẩy do Outlook gửi sẽ bị hệ thống thông báo đẩy của PC chặn do cài đặt định cấu hình sai.

Bạn cần kiểm tra cài đặt thông báo trên máy tính theo các bước dưới đây:

a) Đối với Windows

• Mở Settings app bằng cách nhập “Settings” vào thanh tìm kiếm ở góc dưới bên trái của màn hình và nhấn Open.
• Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Windows key + i

• Tiếp theo, chọn System.

• Chuyển đến Notifications and Actions ở menu bên trái. Tại đây, chắc chắn rằng tùy chọn Get notifications from apps and other senders đã được bật.

• Kéo xuống phần Get notifications from these senders, tìm Outlook trong danh sách các ứng dụng và bật công tắc bên cạnh nó.

• Cuối cùng, đảm bảo nút Notifications được bật cho Outlook và các cài đặt thông báo thích hợp như Show notification banners, Show notifications in action center, và Play a sound when a notification arrives cũng được bật.

b) Đối với macOS

• Nhấn vào biểu tượng quả táo ở góc trên bên trái của thanh menu.
• Chọn System Preferences.

• Sau đó, chọn Notifications.

• Chọn Outlook từ danh sách các ứng dụng ở cột bên trái của cửa sổ.
• Cuối cùng, đảm bảo rằng tùy chọn Allow Notifications from Outlook được bật. Bạn cũng có thể kiểm tra các tùy chọn bổ sung cho thông báo để tùy chỉnh thêm.

4. Tắt chế độ Focus Assist

Focus Assist (còn được gọi là giờ yên tĩnh) tên gọi mới của tính năng Do Not Disturb trên Windows 10. Nó tự động bật để ẩn thông báo đến cho người dùng khi họ muốn tập trung vào một tác vụ cụ thể như chơi game, thuyết trình, v.v hoặc sử dụng ở chế độ toàn màn hình.

Dưới đây là cách kiểm tra và tắt tính năng “Do Not Disturb” trên Windows 10 hoặc macOS:

a) Đối với Windows 10

Bạn có thể mở Action Center trên thanh tác vụ để kiểm tra xem tính năng Focus Assist đã được bật hay chưa:

• Nhấn vào biểu tượng bong bóng trò chuyện ở góc dưới bên phải của thanh tác vụ.
• Chọn Expand.

• Đảm bảo tính năng Focus Assist đã được tắt. (tức là không được đánh dấu bằng màu xanh lam)

• Bạn có thể tùy chỉnh thêm tính năng Focus Assist bằng cách nhấp chuột phải vào Focus Assist và chọn Go to Settings.

• Trong mục Settings, đảm tính năng Go to Settings ở chế độ Off.
• Ngoài ra, bạn nên chọn Show me a summary ở cuối trình đơn.

b) Đối với macOS

Cũng giống như Windows, tính năng Focus Assist trên macOS là tính năng Do Not Disturb, bạn có thể truy cập tính năng này bằng cách làm theo các bước sau:

• Nhấn vào biểu tượng quả táo ở góc trên bên trái của thanh menu.
• Chọn System Preferences.

• Tiếp theo, chọn Notifications.

• Nhấn vào Do Not Disturb.
• Cuối cùng, hãy đảm bảo chế độ Do Not Disturb đã được tắt.

5. Tắt chế độ tiết kiệm pin (Battery saver)

Tương tự như Focus Assist, Battery saver cũng là một tính năng của Windows 10, tính năng này thường thấy nhất trên máy tính xách tay. Bạn cần cẩn thận khi mở chế độ Battery saver vì nó có thể gây trở ngại và khiến cho thông báo ứng dụng Outlook không hoạt động.

Đối với người dùng máy tính để bàn, chế độ Battery saver có thể đã bị tắt hoặc chuyển sang màu xám trong mục Action Center.

Tính năng này chủ yếu được sử dụng để tiết kiệm năng lượng hoặc sử dụng pin trên máy tính xách tay bằng cách làm mờ màn hình và giảm mức sử dụng Resource của các ứng dụng nền. Do đó, bạn sẽ không nhận được thông báo nếu Battery saver được bật.

Các bước để tắt chế độ Battery saver trên PC:

a) Đối với Windows

Chế độ Battery saver sẽ tự động kích hoạt theo mặc định khi máy tính xách tay sắp hết pin. Bạn có thể thử cắm sạc pin cho máy tính xách tay và tính năng này sẽ bị tắt.

Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra xem Battery saver đã được bật hay chưa thông qua Action Center:

• Nhấn vào biểu tượng bong bóng trò chuyện ở góc dưới bên phải của thanh tác vụ.
• Chọn Expand.

• Cuối cùng, hãy đảm bảo Battery saver đã được tắt. (tức là không được đánh dấu bằng màu xanh lam)

b) Đối với macOS

• Nhấn vào biểu tượng quả táo trên Apple menu.
• Chọn System Preferences.

• Sau đó, nhấn vào Battery hoặc Energy Saver.

• Trong menu cấu hình, bạn có thể chọn giữa các bộ tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào việc máy Mac đã được cắm hay chưa.

6. Cập nhật các ứng dụng Microsoft Office

Khi sử dụng bản Outlook phiên bản cũ lỗi thời thì các tính năng của nó sẽ bị lỗi và không hoạt động. Bạn nên kiểm tra và cập nhật Outlook lên phiên bản mới nhất giúp khắc phục sự cố một cách hiệu quả.

Các bước để cập nhật Ứng dụng Microsoft Office cùng với Outlook:

• Mở ứng dụng Outlook.
• Tiếp theo, nhấn vào File.

• Chọn Office Account ở cột dưới cùng bên trái của menu.
• Cuối cùng, nhấn vào Update Options và chọn Update Now để bắt đầu tải xuống các bản cập nhật cho các ứng dụng Microsoft Office.

7. Chuyển các Email quan trọng vào Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox)

Tính năng Focused Inbox trong ứng dụng Outlook giúp người dùng sắp xếp lượng email trong hộp thư đến bằng cách đặt các email quan trọng vào Focused Inbox và đặt các email ít quan trọng hơn vào Hộp thư đến khác (Other inbox).

Do đó, tính năng Focused Inbox xác định mức độ ưu tiên của email bằng cách phân tích phản hồi của người dùng đối với các email nhận được. Nếu còn quá nhiều email chưa đọc, thì các email từ người gửi sắp tới có thể sẽ tự động chuyển vào Other inbox. Điều này có thể gây phiền hà cho một số người dùng vì các email quan trọng cũng có thể được chuyển đến Other inbox.

Nếu không nhận được thông báo có email mới từ một người nào đó, bạn nên đảm bảo các email từ người gửi đó được chuyển đến Focused Inbox.

Cách kiểm tra Focused Inbox và Other inbox:

• Mở ứng dụng Outlook trên máy tính.
• Trên tab trên cùng, chọn View.
• Trong Focused Inbox, luôn bật Show Focused Inbox.

• Cuối cùng, bạn có thể chuyển đổi giữa Focused Inbox và Other inbox thông qua các tab ở đầu cột thứ hai.

Cách di chuyển các email Other inbox sang Focused Inbox:

• Nhấn vào tab Other trên đầu cột thứ hai.
• Chọn email mà bạn muốn chuyển đến Focused Inbox
• Sau đó, nhấp chuột phải vào email đó, và chọn Always Move to Focused để tất cả các email từ người gửi sẽ được đặt trong Focused Inbox

8. Bật thông báo Outlook trên trình duyệt web

Bạn có thể bật thông báo cho phiên bản trình duyệt web của Outlook và thay vào đó nhận thông báo từ trình duyệt.

Có một nhược điểm của phương pháp này là bạn không thể nhận thông báo nếu trình duyệt không chạy. Do đó, bạn cần mở trình duyệt và để trình duyệt chạy nền để sử dụng phương pháp này.

Các bước bật thông báo Outlook trên trình duyệt:

• Mở ứng dụng trình duyệt cho Outlook bằng cách truy cập outlook.office365.com.
• Ở góc trên cùng bên phải của trang web, nhấn vào biểu tượng bánh răng ⚙️ để hiển thị mục Settings.
• Bật Desktop Notifications.

• Tiếp theo, bạn cần bật thông báo từ Browser settings.

Đối với người mới sử dụng, ngay sau khi bật Desktop Notifications, trình duyệt có thể nhắc trang web Outlook muốn “Show Notifications”. Tại đây, hãy nhấn vào Allow. Ngoài ra, bạn phải bật quyền truy cập cho trang web Outlook để gửi thông báo trình duyệt.

Dưới đây là các bước bật quyền truy cập trên các trình duyệt web khác nhau:

a) Đối với Google Chrome và Microsoft Edge

• Nhấn vào biểu tượng Khóa ở bên trái địa chỉ trang web.
• Tiếp theo, chọn Site Settings.

• Chọn Permissions for this site.
• Từ danh sách cài đặt trang, chọn Notifications và đặt thành Allow.

b) Đối với Mozilla Firefox

• Đầu tiên, nhấn vào biểu tượng Hamburger menu (三) ở góc trên bên phải của trình duyệt.
• Nhấn vào Options.

• Sau đó, từ cột bên trái, nhấn vào Privacy and Security.
• Kéo xuống phần Permissions và nhấn vào Notifications’ Settings.

• Cuối cùng, tìm “https://outlook.office365.com” tại cửa sổ bật lên và đảm bảo thông báo được đặt thành Allow.

c) Đối với Safari (macOS)

• Khởi chạy trình duyệt Safari.
• Chọn Safari từ thanh menu và chọn Preferences từ drop-down menu.

• Sau đó, chuyển sang tab Websites khi cửa sổ các tùy chọn được mở ra.
• Chọn Notifications từ bảng bên trái.

• Thay đổi quyền thông báo cho Outlook thành Allow.
• Tick vào tùy chọn – Allow websites to ask for permission to send notifications.

9. Sử dụng Rules Outlook để tạo thông báo tùy chỉnh

Outlook rules là một tính năng mạnh mẽ cung cấp tiềm năng tùy chỉnh rất lớn cho người dùng. Nó cho phép người dùng tạo các quy tắc quy định cách phân loại các email khác nhau.

Bạn có thể sử dụng tính năng Outlook rules để chỉ định âm thanh thông báo đặc biệt cho các email đến

Các bước định cấu hình Outlook rules:

• Mở Outlook trên Máy tính.
• Tiếp theo, nhấn vào Rules và chọn Create Rule
• 
• Đối với sự cố chức năng thông báo không hoạt động, bạn chỉ cần đánh dấu vào 2 tùy chọn Send to me only và Play a selected sound.
• Cuối cùng, nhấn vào OK để tạo quy tắc.

Sau khi quy tắc đã được thêm vào, âm thanh thông báo sẽ được phát bất cứ khi nào có email mới.

Kết luận

Xem thêm: 5 ứng dụng email thay thế tốt nhất cho Outlook trên Windows 10