Nếu bạn đang làm việc hoặc sở hữu một công ty dù lớn hay nhỏ, phần mềm Outlook của Microsoft chắc chắn sẽ là một trong những công cụ không thể thiếu. Outlook mang đến nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như quản lý email, lịch, danh bạ,… Nhưng đó chưa phải là tất cả. Sau đây, Diều Hâu sẽ hướng dẫn bạn những thủ thuật giúp tận dụng triệt để Microsoft Outlook trên nền tảng web.
1. Tính năng lọc email Focused Inbox
Thủ thuật đầu tiên trong danh sách này là Focused Inbox, một trong những tính năng quan trọng mà Diều Hâu khuyên bạn nên sử dụng. Focused Inbox thường được kích hoạt theo mặc định mỗi khi chúng ta mở Outlook trên trình duyệt.
Trong trường hợp tính năng này chưa được bật, bạn có thể kích hoạt Focused Inbox bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấn công tắc chuyển đổi tại mục “Focused Inbox”.
Khi đó, Outlook sẽ lọc các thư mà chương trình cho là quan trọng nhất với người dùng. Bạn có thể chuyển sang danh mục các email không quan trọng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào phần “Other (Khác)”.
Tuy nhiên, đôi khi bạn vẫn phải tự lọc Inbox (Hộp thư đến) của mình bởi tính năng Focused Inbox không thể phân loại được toàn bộ email một cách chính xác. Trong trường hợp này, tính năng Filter (Lọc) sẽ là một giải pháp cho bạn.
Để sử dụng, bạn chọn vào mục “Filter” ở góc trên cùng bên phải (tại cột những email đến). Bạn có thể lọc theo những email chưa đọc (Unread), đến tôi (To me), được gắn cờ (Flagged), đề cập (Mentions), tệp đính kèm (Attachments), sắp xếp (Sort) theo ngày, từ người gửi,…
2. Tính năng “Always move to Focused Inbox” và ”Always move to Other inbox”
Như đã đề cập ở trên, tính năng Focused Inbox trong Outlook không hoạt động ổn định vì có thể chuyển những email quan trọng vào mục “Other (Khác)” và ngược lại. Để giải quyết tình trạng này, ngoài việc sử dụng tính năng Filter như đã đề cập, bạn cũng có thể sử dụng tính năng “Always move to Focused Inbox” và ”Always move to Other inbox”. Đây sẽ là cách để bạn chuyển những email từ một người gửi cụ thể vào mục “Focused” hoặc “Other”.
Để sử dụng “Always move to Focused Inbox”, bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Other”. Sau đó, chọn vào mục “Move to” → chọn “Always move to Focused Inbox”. Khi đó, những email trong tương lai từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Focused”.
Cách dùng của “Always move to Other inbox” cũng tương tự. Bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Focused”. Sau đó, chọn vào mục “Move to” → chọn “Always move to Other Inbox”. Khi đó, những email về sau từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Other”.
3. Tính năng lên lịch gửi email
Tính năng này cũng khá tương đồng với Gmail, Diều Hâu cũng đã có một bài viết về những thủ thuật để làm việc hiệu quả với Gmail tại đây. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Gmail thì đó là một bài viết hữu ích dành cho bạn.
Quay trở lại với Outlook, để sử dụng tính năng lên lịch gửi email trong Outlook cũng rất đơn giản. Sau khi đã soạn thảo xong email của mình, bạn bấm vào biểu tượng mũi tên bên cạnh mục “Send” → chọn “Send later”. Cuối cùng, bạn chỉ cần định ngày và giờ mà mình muốn gửi.
4. Sử dụng các phím tắt
Bạn muốn tiết kiệm thời gian khi sử dụng Outlook? Tại sao không sử dụng một số phím tắt thay vì phải kéo chuột và nhấp chọn? Cũng giống như Word, Excel hay PowerPoint, Outlook trên nền tảng web có một số phím tắt cho những chức năng mà người dùng hay sử dụng. Với những phím tắt này, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và có thể hoàn thành thêm một số công việc khác trong ngày.
Một số phím tắt thông dụng thường được nhiều người sử dụng:
N: Tạo thư hoặc sự kiện lịch mớiCtrl + R hoặc R: Trả lời thư emailCtrl + Enter: Gửi thư emailCtrl + B: Áp dụng định dạng in đậm cho văn bảnCtrl + I: Áp dụng định dạng nghiên cho văn bảnCtrl + U: Gạch chân văn bảnShift + Delete: Xóa vĩnh viễn thư hoặc mục được chọn
Để biết được toàn bộ phím tắt của Outlook trên nền tảng web, bạn xem hướng dẫn do Microsoft thực hiện tại đây.
5. Tính năng chuyển đổi ngôn ngữ
Đây chắc chắn là tính năng dành cho những ai không quá rành tiếng Anh. Để có thể chuyển đổi toàn bộ giao diện của Outlook sang tiếng Việt hay các ngôn ngữ khác, bạn truy cập vào biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings). Trên thanh tìm kiếm, bạn gõ “Language” và sau đó chọn vào “Language and region (Ngôn ngữ và vùng)”. Cuối cùng, bạn chọn tiếng Việt hoặc ngôn ngữ mình muốn và bấm “Save” ở góc dưới bên phải.
6. Tính năng tìm kiếm (Search)
Nếu là người mới sử dụng Outlook, đôi lúc bạn sẽ bị nhầm lẫn giữa các mục hoặc không hiểu cách thay đổi cài đặt liên quan đến hộp thư đến, đọc tin nhắn, gửi tin nhắn,… Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng bởi công cụ tìm kiếm (Search) sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Từ biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings) ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy thanh công cụ tìm kiếm (Search). Bằng cách tìm kiếm các từ khóa liên quan tại mục Search này, bạn có thể giải quyết được những vấn đề mà mình đang gặp phải với Outlook. Bạn cũng có thể nhấp vào mục “View all Outlook settings” tại vị trí dưới cùng để xem tất cả các cài đặt của Outlook.
7. Tính năng tạo chữ ký
Việc tạo chữ ký mang đến cho email của bạn một dấu ấn cá nhân.
Để thiết lập chữ ký trong email, hãy chuyển đến menu cài đặt, gõ “Chữ ký” trong thanh Tìm kiếm (Search). Sau đó, bạn chọn vào mục “Chữ ký email” và từ đây bạn có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào email của mình. Bạn có thể chọn đưa chữ ký vào các email mới hoặc các email mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời.
8. Tính năng tự động gửi thư phản hồi (Automatic replies)
Cuối cùng trong danh sách thủ thuật hôm nay là tính năng tự động gửi thư phản hồi. Để sử dụng chức năng này, bạn vào Cài đặt, gõ “Trả lời” trên thanh tìm kiếm, rồi bấm vào mục “Trả lời tự động”. Tại giao diện “Trả lời tự động”, bạn bật tính năng này lên tại mục “Automatic replies on”.
Bạn cũng có thể thiết lập để Outlook tự động gửi email phản hồi trong khoảng thời gian nhất định với nội dung do bạn soạn sẵn và bấm Lưu.
Ngoài ra, còn có 3 mục mà chúng ta cần chú ý đó là:
- Block my calendar for this period: Chặn tính năng lịch trong khoảng thời gian nhất định.
- Automatically decline new invitations for events that occur during this period: Tự động từ chối những lời mời sự kiện trong khoảng thời gian nhất định.
- Decline and cancel my meetings during this period: Từ chối các cuộc họp trong khoảng thời gian nhất định.
Và vừa rồi là một vài thủ thuật tận dụng triệt để công cụ Microsoft Outlook trên nền tảng web. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hoàn thành được những công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
