Tiện ích bổ sung cho Google Docs hoạt động tương tự như các tiện ích mở rộng trên trình duyệt. Chúng là một loại ứng dụng của bên thứ ba mà bạn cài đặt vào Google Docs để có thêm tính năng. Dưới đây là 5 tiện ích bổ sung tốt nhất cho Google Docs giúp bạn tăng tối đa năng suất cũng như hiệu quả công việc.
1. LanguageTool: Trình kiểm tra ngữ pháp
Không một ai có khả năng đánh máy hoàn hảo mà không mắc phải sai sót như lỗi chính tả hay ngữ pháp. LanguageTool sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
LanguageTool là một trình kiểm tra ngữ pháp mã nguồn mở và tất cả các tính năng của tiện ích này đều có sẵn để tải xuống. Trang web LanguageTool kết nối với dự án độc quyền có tên LanguageTool Plus. Theo đó, cung cấp khả năng phát hiện lỗi cũng như dễ dàng chỉnh sửa các đoạn văn bản dài.
1.1. Tính năng chính:
- Kiểm tra, phát hiện lỗi chính tả mà trình kiểm tra lỗi chính tả của Google không thể phát hiện.
- Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp dựa trên ngữ cảnh sử dụng.
- Đề xuất từ dùng đúng và cách diễn đạt ngắn gọn.
- Tính năng tạo từ điển cá nhân giúp người dùng lưu trữ những thuật ngữ hoặc từ viết tắt, tránh việc trình kiểm tra cho đó là lỗi chính tả.
1.2. Ưu điểm:
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng.
- Bắt đầu thực hiện kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp ngay khi người dùng nhập văn bản.
- Mỗi loại lỗi được biểu thị bằng một mã màu riêng biệt: Màu đỏ (Lỗi chính tả), màu vàng (Lỗi ngữ pháp), màu xanh lam (Lỗi định dạng).
- Văn bản đề xuất giúp người dùng nhanh chóng chỉnh sửa lỗi sai trong bài.
- Hỗ trợ cho hơn 25 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới.
- Tương thích với các ứng dụng khác như Gmail, Twitter,…
1.3. Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng ký tự kiểm tra ở mức 20.000 ký tự/ lần kiểm tra.
- Không có công cụ kiểm tra đạo văn.
1.4. Giá thành:
Bên cạnh phiên bản miễn phí bị giới hạn số lượng ký tự, phiên bản LanguageTool premium giúp phát hiện những lỗi chính tả phức tạp hơn đồng thời nâng mức giới hạn lên tới 40.000 ký tự cho một lần kiểm tra. Dưới đây là mức phí của LanguageTool premium:
- Đăng ký hàng tháng: 4,92 USD/tháng
- Đăng ký theo năm: 59 USD/năm
1.5. Đánh giá: 4/5*
2. DocuSign eSignature: Phần mềm chữ ký điện tử
Một khó khăn phổ biến của nhiều người đó chính là việc ký một tài liệu kỹ thuật số hay hóa đơn cho khách hàng. Tiện ích bổ sung DocuSign eSignature sẽ loại bỏ quy trình phức tạp từ in tài liệu, ký tên, rồi cuối cùng gửi lại. Thay vào đó, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác kéo thả chuột đơn giản là có thể nhanh chóng ký tài liệu và gửi qua email cho đồng nghiệp, khách hàng.
DocuSign eSignature hoạt động rất đơn giản, không đòi hỏi người dùng phải thành thạo các kỹ năng tin học. Tất cả những gì bạn cần làm là scan tài liệu, tạo chữ ký, chèn chữ ký vào tài liệu, chọn người nhận và nhấn nút “Gửi”.
2.1. Tính năng chính:
- Tạo và chèn chữ ký điện tử vào các loại văn bản, hợp đồng có giá trị về mặt pháp lý.
- Scan, upload tài liệu lên chương trình.
- Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu PDF trước khi gửi đi.
2.2. Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ điều hướng.
- Người dùng dễ dàng scan, dán chữ ký vào các loại tài liệu chỉ bằng thao tác kéo thả.
- Bảo mật hơn văn bản bằng giấy. Các tài liệu được ký trên DocuSign được mã hóa và chỉ người được cấp quyền mới có thể mở được.
- Rút ngắn thời gian ký và chia sẻ các loại tài liệu.
- Đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp và mô hình kinh doanh.
2.3. Nhược điểm:
- Không có tính năng xóa nhiều tài liệu cùng một lúc, người dùng phải chọn và xóa từng tài liệu một trên hệ thống.
- Người dùng không thể thực hiện chỉnh sửa nội dung khi văn bản đã được gửi đi.
2.4. Giá thành:
DocuSign eSignature hiện cung cấp 3 gói dịch vụ:
- Gói cá nhân: 10 USD/người/tháng
- Gói tiêu chuẩn: 25 USD/người/tháng (tối đa 5 người dùng)
- Gói doanh nghiệp: 40 USD/người/tháng (tối đa 5 người dùng)
2.5. Đánh giá: 4/5*
3. Translate Plus: Tiện ích dịch thuật
Translate Plus là một tiện ích dịch thuật được tích hợp ngay bên trong Google Docs, do đó bạn không cần phải qua lại giữa các tab trên trình duyệt. Translate Plus hiện đang hỗ trợ dịch lên tới hơn 100 ngôn ngữ (tiện ích bổ sung của Google Dịch chỉ hỗ trợ 5 ngôn ngữ). Tất cả những gì bạn cần làm là bôi đen phần văn bản cần dịch và khởi chạy tiện ích. Translate Plus sẽ tự động phát hiện ngôn ngữ sử dụng trong văn bản và dịch sang ngôn ngữ bạn lựa chọn.
3.1. Tính năng chính:
- Hỗ trợ dịch thuật đa ngôn ngữ ngay trên tài liệu Google Docs.
3.2. Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Dịch thuật nhanh chóng, dễ dàng.
- Hỗ trợ dịch qua lại lên tới hơn 100 ngôn ngữ trên thế giới.
- Miễn phí 100%.
- Không giới hạn độ dài văn bản dịch.
- Ghi nhớ ngôn ngữ của bạn cho lần sử dụng tiếp theo.
3.3. Nhược điểm:
- Đôi khi khả năng dịch vẫn còn thiếu chính xác đối với một vài ngôn ngữ.
3.4. Giá thành: Miễn phí.
3.5. Đánh giá: 4/5*
4. MathType: Trình soạn thảo công thức toán học
MathType là một tiện ích bổ sung của Google Docs được tạo ra bởi Design Science. Ứng dụng hỗ trợ người dùng soạn thảo cũng như chỉnh sửa phương trình hóa học hay công thức toán học có trong tài liệu từ trình duyệt web một cách đơn giản và nhanh chóng. MathType là công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học,…
4.1. Tính năng chính:
- Nhập, viết tay (đối với màn hình cảm ứng) hay dùng chuột để viết các công thức hóa học và phương trình toán học trong tài liệu Google Docs trực tuyến.
- Quản lý và lưu trữ các công thức một cách chuyên nghiệp.
- Tính năng sao chép và dán các phương trình toán học rồi lưu dưới dạng hình ảnh.
4.2 Ưu điểm:
- Cung cấp mọi ký tự, biểu thức toán học giúp người dùng dễ dàng soạn thảo tài liệu kỹ thuật, chuyên ngành.
- Hỗ trợ vẽ ký tự bằng tay trên màn hình máy tính. Cụ thể, khi bạn dùng chuột vẽ ký hiệu toán học lên màn hình, MathType sẽ tự nhận diện hình vẽ thành ký tự, và chèn vào trình soạn thảo cho bạn.
- Tương thích với mọi trình soạn thảo: Microsoft Word, Excel, PowerPoint,…
4.3. Nhược điểm:
- Giá thành khá cao so với một trình soạn thảo.
4.4. Giá thành:
Sau 30 ngày dùng thử miễn phí khi cài đặt lần đầu, người dùng phải đăng ký 1 trong 2 gói dịch vụ sau để có thể tiếp tục sử dụng MathType:
- Gói cá nhân: 46,8 USD/người/năm
- Gói dành cho các tổ chức giáo dục: 0,6 USD/người/năm (yêu cầu đăng ký tối thiểu 40 người dùng)
4.5. Đánh giá: 4/5*
5. Flaticon: Kho nhãn dán, biểu tượng không giới hạn
Flaticon là cơ sở dữ liệu về các nhãn dán, biểu tượng cảm xúc lớn nhất hiện nay. Với tiện ích bổ sung này bạn sẽ có quyền truy cập miễn phí vào kho biểu tượng khổng lồ và chèn vào mọi tài liệu trên Google Docs, Google Slides, Google Spreadsheets và Google Forms.
5.1. Tính năng chính:
- Cung cấp bộ sưu tập biểu tượng, nhãn dán khổng lồ phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau.
- Cho phép người dùng chỉnh sửa cũng như thực hiện các thay đổi đối với giao diện của các biểu tượng có sẵn.
5.2. Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Bộ sưu tập với hơn 2,5 triệu biểu tượng dạng vector thú vị, đầy màu sắc.
- Cho phép người dùng chỉnh sửa và tải xuống các biểu tượng ở nhiều định dạng tệp phổ biến như: PNG, SVG, EPS và PSD hoặc lưu vào bộ sưu tập cá nhân để sử dụng sau này.
5.3. Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí hiển thị nhiều quảng cáo gây cảm giác hơi khó chịu.
5.4. Giá thành:
- Phiên bản miễn phí: Có quảng cáo, người dùng bị giới hạn tải xuống 100 biểu tượng một ngày và được tạo tối đa 3 bộ sưu tập với 50 biểu tượng cho mỗi bộ.
- Phiên bản Premium (11,7 USD/tháng): Giới hạn tải xuống là 2000 biểu tượng/ngày, tạo bộ sưu tập không giới hạn với tối đa 256 biểu tượng cho mỗi bộ, tự do chỉnh sửa theo sở thích, không bị làm phiền bởi quảng cáo.
5.5. Đánh giá: 4.2/5*
Trên đây là 5 trong số vô vàn những tiện ích bổ sung hữu ích cho Google Docs, hỗ trợ người dùng nâng cao chất lượng và tốc độ làm việc. Hy vọng với những đánh giá ở trên, bạn sẽ tìm được công cụ phù hợp phục vụ cho công việc của mình.
