Không thể phủ nhận được rằng, những chiếc điện thoại thông minh ngày nay đã thực hiện được đa phần các tác vụ làm việc cơ bản như một chiếc PC/laptop. Không chỉ vậy, với sự trợ giúp của phần mềm liên quan đến công việc, những chiếc smartphone của chúng ta sẽ ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn. Trong bài viết ngày hôm nay, Diều Hâu sẽ đề xuất cho bạn một vài ứng dụng như vậy để bạn có thể tăng năng suất làm việc của mình
1. Toggl (Link tải cho Android/iOS)
Nếu bạn là một người đang phải làm nhiều dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau, theo dõi thời gian là yếu tố cần thiết để thành công. Ví dụ, nếu như bạn là một freelancer (người làm việc tự do), bạn cần phải theo dõi thời gian bạn làm việc cho nhiều khách hàng khác nhau. Lúc này, Toggl sẽ là một công cụ tuyệt vời dành cho bạn.
Về cơ bản, Toggl sẽ giám sát thời gian cho toàn bộ các project (dự án) của bạn hoặc của cả nhóm. Ứng dụng sẽ đếm thời gian cho đến deadline (hạn chót) của dự án đó.
Bạn hoàn toàn có thể tạo rất nhiều dự án khác nhau với số lượng không giới hạn.
Để tạo một dự án mới, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng hình tam giác nằm ngang, sau đó điều chỉnh tên dự án, thời gian bắt đầu/kết thúc, tag người dùng khác, đính kèm tập tin,…Bạn cũng có thể điều chỉnh lại dự án nếu như chẳng may bạn đổi ý hoặc tùy chỉnh sai một số cài đặt.
Toggl cũng cung cấp cho người dùng những cách thức để theo dõi các dự án của mình/của nhóm một cách trực quan, dễ dàng hơn. Chẳng hạn như theo dõi dự án theo từng ngày (biểu tượng quyển lịch nằm ở giữa thanh công cụ phía dưới), báo cáo các dự án theo từng mốc thời gian cụ thể (trong tuần/tháng/năm vừa qua,…).
Và nếu bạn sở hữu nhiều thiết bị khác nhau thì đừng lo, Toggl hỗ trợ cho rất nhiều nền tảng chẳng hạn như Android, iOS, iPadOS, Windows, macOS, Linux và có cả thêm những tiện ích mở rộng cho các trình duyệt như Chrome hoặc Firefox.
Không những vậy, Toggl bản mobile còn có một số tính năng đáng chú ý khác thông qua những tinh chỉnh trong mục Cài đặt của ứng dụng. Chẳng hạn như:
- Calendar Settings (đồng bộ dữ liệu với ứng dụng Lịch trên iPhone)
- Smart Alert (thông báo thông minh cho những sự kiện sắp diễn ra)
- Siri Shortcuts (tạo phím tắt truy cập nhanh vào ứng dụng bằng Siri)
- Date format (điều chỉnh định dạng ngày giờ).
Có thể nói Toggl là một ứng dụng rất phù hợp dành cho những ai làm việc cá nhân hoặc làm việc nhóm bởi ứng dụng có hỗ trợ tính năng theo dõi thời gian cho nhiều dự án khác nhau, có mặt trên đa nền tảng, người dùng thiết bị nào cũng sẽ có cơ hội tiếp cận Toggl và làm quen với ứng dụng một cách dễ dàng. Giao diện của Toggl cũng rất trực quan, dễ nhìn và dễ thao tác.
Nếu như bạn đang làm việc hoặc sở hữu một công ty lớn có nhiều nhân sự và cần nhiều tính năng quản lý mạnh mẽ hơn thì có thể mua các gói nâng cấp do Toogle cung cấp.
Gói mặc định khi bạn bắt đầu sử dụng sẽ là “Free”.
Hai gói Starter (9 USD/người trên một tháng) và Premium (18 USD/người trên một tháng) sẽ bao gồm những tính năng đáng chú ý như Save Reports (lưu các bản báo cáo), Email Reminders (nhắc nhở công việc qua email),…
Chi tiết các bạn có thể xem TẠI ĐÂY.
2. Slack (Link tải cho Android/iOS)
Khác với Toggl ở trên, Slack lại là một phần mềm chuyên về nhắn tin, gọi điện, chia sẻ các file, hình ảnh liên quan đến công việc,… giữa các thành viên trong nhóm hoặc công ty. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể quản lý từng nhóm, bộ phận riêng trong công ty hay các chủ đề thảo luận riêng thông qua việc tạo các kênh chuyên biệt.
Slack có một điểm tương đồng với Toggl đó là hỗ trợ đa nền tảng, đây cũng là một trong những điểm cộng lớn nhất của phần mềm này. Những nền tảng mà Slack hỗ trợ gồm:
- macOS (từ OS X 10.0 trở lên)
- Windows (từ Windows 7 trở lên)
- Linux (Fedora 28 trở lên/Ubuntu LTS 16.04/Red Hat Enterprise Linux 7.0 trở lên)
- iOS (từ iOS 12.2 trở lên)
- Android (từ Android 6.0 trở lên)
- Chrome (phiên bản 66 trở lên)
- Firefox (phiên bản 60 trở lên)
- Safari (phiên bản 11.0 trở lên)
- Microsoft Edge (phiên bản 41 trở lên)
Về các tính năng, tại mục “Mentions” của Slack, người dùng có thể theo dõi, nhắc nhở đồng nghiệp của mình về công việc cần làm, dự án, dự định sắp tới bằng câu lệnh @tên người dùng.
Giả sử bạn đang đi vắng, không tiện làm việc thì sao? Bạn không cần phải lo về vấn đề đó bởi với tính năng “Set yourself as away (đặt trạng thái đi vắng)”, những người đồng nghiệp sẽ đều biết bạn đang không có mặt hoặc bận một số công việc riêng.
Bạn cũng có thể bật thêm tính năng “Do not disturb (không làm phiền)” để tạm thời không nhận những thông báo từ người khác. Tuy nhiên, khi có những sự việc đột xuất và cần gấp, những người này vẫn có quyền gửi thông báo đến bạn.
Chúng ta cũng có thể điều chỉnh được thêm một số cài đặt trong Slack chẳng hạn như:
- Chỉnh sửa profile (thông tin cá nhân của bạn)
- Chỉnh ngôn ngữ
- Cài đặt thông báo
- Cài đặt nâng cao (định dạng thời gian, chất lượng ảnh tải lên, hiển thị tên người dùng,…)
- App Icon (biểu tượng ứng dụng),…
Nhìn chung, Slack phiên bản mobile cũng là một trong những phần mềm về công việc đáng để sử dụng với những điểm cộng như hỗ trợ nhiều nền tảng thuận tiện cho nhiều người cùng làm việc, chia sẻ file nhanh chóng, nhắn tin gọi điện dễ dàng.
Tuy nhiên, bản mobile sẽ không có nhiều tính năng như trên phiên bản dành cho máy tính hoặc trình duyệt (ví dụ như cấp quyền cho nhân viên tạo channel (kênh) riêng, thay đổi theme (chủ đề), thiết lập nhắc nhở công việc,…).
Cũng tương tự với Toggl, Slack cung cấp cho người dùng nhiều gói đăng ký khác nhau với những tính năng nâng cao hơn. Nhưng để sử dụng những tính năng nâng cao ấy trên chiếc smartphone, bạn cần nâng cấp gói đăng ký trong tài khoản của mình thông qua website chính thức của Slack. Chi tiết về các gói, các bạn có thể xem TẠI ĐÂY.
3. Asana (Link tải cho Android/iOS)
Ứng dụng cuối cùng trong danh sách ngày hôm nay có tên Asana. Chức năng chính của Asana cũng khá tương đồng với Toggl, đó là giúp người dùng quản lý công việc và dự án trực tuyến, sắp xếp các công việc hiệu quả và khoa học hơn. Ứng dụng đặc biệt hữu ích trong việc phân công các hoạt động làm việc nhóm.
Cụ thể, Asana cung cấp cho bạn những tính năng như sau:
- My Task:Nơi bạn có thể quan sát được những công việc ưu tiên cần phải làm và cả những dự định trong tương lai gần.
- Home: Nơi giúp bạn tự tạo ra những project (dự án), task (nhiệm vụ), reminder (nhắc nhở) cho riêng mình (theo từng cột) hoặc theo dõi những project của nhóm/công ty mà bạn đang làm việc.
- Inbox: Nơi bạn nhận thông báo về các cuộc họp, công việc, kế hoạch của bản thân cũng như mọi người trong nhóm/công ty.
- Search:Công cụ tìm kiếm những thứ liên quan đến dự án, nhiệm vụ, công việc, con người,…
Ngoài ra, trong mục Account, chúng ta có thể tùy chỉnh một số cài đặt như Do not disturb (không làm phiền) trong trường hợp chúng ta bận không thể làm việc hoặc tiếp nhận thông báo, Push (điều chỉnh nhận thông báo từ từng mục khác nhau).
Tương tự như hai phần mềm ở trên, Asana hỗ trợ nhiều nền tảng như iOS, Android, các trình duyệt như Firefox, Chrome, Safari.
Và vừa rồi là 3 ứng dụng mà Diều Hâu nghĩ sẽ giúp công việc thường ngày của các bạn trở nên thuận lợi, hiệu quả hơn. Các bạn có đề xuất ứng dụng nào khác thì đừng quên chia sẻ cho Diều Hâu biết với nhé. Chúc các bạn thành công với công việc mà mình yêu thích.
