10 bước để vẽ biểu đồ trong Excel

Bạn đã biết cách vẽ biểu đồ trong Excel chưa?

 

Biểu đồ hoặc đồ thị là một trong những cách hiệu quả để trực quan hóa dữ liệu, giúp người đọc hiểu nội dung một cách rõ ràng, chính xác. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn các bước đơn giản bạn để xây dựng biểu đồ hoặc đồ thị trong Excel.

Có nhiều phiên bản Excel khác nhau, các ví dụ trong bài được sử dụng trên Excel 2021 phiên bản 16.49 cho Max OS X. Ở các phiên bản và thiết bị khác, một số cách thực hiện có thể khác nhau đôi chút, nhưng hầu hết các nút và chức năng cơ bản đều tương tự nhau trên tất cả các phiên bản Excel.

1. Nhập dữ liệu vào Excel

Trước tiên, bạn cần nhập dữ liệu vào Excel. Bạn có thể xuất dữ liệu từ một nguồn khác, có thể là phần mềm tiếp thị hoặc một công cụ khảo sát, hoặc nhập thủ công.

Trong ví dụ dưới đây, ở Cột A, chúng ta có một danh sách các câu trả lời cho câu hỏi Did inbound marketing demonstrate ROI? (Tiếp thị trong nước có tạo ra ROI hay không?) Các cột B, C và D là câu trả lời cho câu hỏi Does your company have a formal sales-marketing agreement? (Công ty bạn có các hợp đồng tiếp thị chính thức hay không?) Ví dụ, ở cột C, hàng 2 cho biết có 49% những người có SLA (service level agreement – thỏa thuận mức dịch vụ) nói rằng inbound marketing (tiếp thị trong nước) tạo ra ROI (tỷ suất hòa vốn).

2. Chọn một trong 9 tùy chọn biểu đồ (đồ thị)

Trong Excel, sẽ có các tùy chọn cho loại biểu đồ như biểu đồ cột (hoặc thanh), đồ thị đường, đồ thị hình tròn, biểu đồ phân tán,… Bạn có thể tham khảo cách Excel xác định từng loại trong thanh điều hướng trên cùng trong mô tả dưới đây:

Để tìm các tùy chọn biểu đồ hoặc đồ thị, hãy chọn Insert.

3. Đánh dấu dữ liệu và nhấp vào Insert biểu đồ bạn muốn

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng biểu đồ cột để trình bày dữ liệu một cách trực quan. Để tạo biểu đồ cột, hãy đánh dấu dữ liệu và nhập tiêu đề cho trục X và Y. Sau đó, chuyển đến tab Insert để chọn loại biểu đồ, nhấp vào biểu tượng cột. Chọn cách hiển thị biểu đồ bạn muốn từ cửa sổ thả xuống.

Chọn tùy chọn cột 2 chiều đầu tiên và xem biểu đồ kết quả bên dưới.

4. Chuyển dữ liệu trên mỗi trục, nếu cần

Nếu bạn muốn chuyển dữ liệu để nó xuất hiện trên trục X và Y, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ cột, nhấp vào Select Data => Switch Row/Column. Thao tác này sẽ sắp xếp lại trục nào mang các phần dữ liệu nào trong danh sách được hiển thị bên dưới. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK ở dưới cùng.

Bạn sẽ được một kết quả như sau:

5. Điều chỉnh bố cục và màu sắc cho dữ liệu

Để thay đổi bố cục của nhãn và chú thích, hãy nhấp vào biểu đồ thanh, sau đó nhấp vào tab Chart Design. Tại đây, bạn có thể chọn bố cục bạn thích cho tiêu đề biểu đồ, tiêu đề trục và chú thích. Trong ví dụ, tùy chọn hiển thị màu cho các cột đã nhạt hơn và phần chú thích được đặt bên dưới biểu đồ.

Để định dạng thêm chú thích, hãy nhấp vào phần chú thích để hiển thị thanh bên Format Legend Entry (như hình minh họa). Tại đây, bạn có thể thay đổi màu của chú thích, và nó sẽ dẫn đến sự thanh đổi màu trong các cột. Để định dạng các phần khác của biểu đồ, hãy nhấp vào từng phần đó để hiển thị cửa sổ Format tương ứng.

6. Thay đổi kích thước của nhãn trục và chú thích trên biểu đồ của bạn

Khi bạn đã tạo xong biểu đồ, bạn sẽ muốn tinh chỉnh các nhãn đó để dễ đọc hơn.

Để tăng kích thước nhãn của biểu đồ, hãy nhấp vào từng nhãn, nhấp lại vào tab Home trong thanh điều hướng trên cùng của Excel. Sau đó, sử dụng các trường thả xuống như loại phông chữ và kích thước để mở rộng hoặc thu nhỏ chú thích và nhãn trục của biểu đồ theo ý muốn của bạn.

7. Thay đổi các tùy chọn đo trục Y, nếu muốn

Để thay đổi loại phép đo được hiển thị trên trục Y, hãy nhấp vào cột tỷ lệ phần trăm trục Y trong biểu đồ để hiển thị cửa sổ Format Axis => Axis Options. Từ đây, bạn có thể chọn loại hiển thị cho dữ liệu %, thành 2 chữ số thập phân hoặc không có phần thập phân.

Vì biểu đồ ví dụ đã được tự động đặt tỷ lệ phần trăm tối đa của trục Y thành 60%, nếu bạn muốn chuyển nó thành 100% để thể hiện dữ liệu của mình trên quy mô rộng hơn, bao quát hơn. Trước tiên, chọn tùy chọn Maximum bên dưới Bounds trong cửa sổ Format Axis, sau đó thay đổi giá trị từ 0,6 thành 1.

Bạn sẽ được một kết quả như hình dưới đây. (Biểu đồ đã được tăng kích thước phông chữ của trục Y qua tab Home, nên bạn sẽ thấy sự khác biệt):

8. Sắp xếp lại dữ liệu của bạn, nếu muốn

Để sắp xếp dữ liệu trong cột câu trả lời (trong ví dụ đầu tiên) xuất hiện theo thứ tự ngược lại, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ của bạn và nhấp vào Select Data, sau đó nhấp vào mũi tên lên và xuống, như được hiển thị bên dưới, để đảo ngược thứ tự dữ liệu của bạn trên biểu đồ.

Nếu bạn có nhiều hơn hai dòng dữ liệu cần điều chỉnh, bạn cũng có thể sắp xếp lại chúng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Để làm điều này, hãy đánh dấu tất cả dữ liệu của bạn trong các ô phía trên biểu đồ, nhấp vào Data => Sort như được hiển thị bên dưới. Bạn có thể chọn sắp xếp dựa trên giá trị nhỏ nhất đến lớn nhất và ngược lại, tùy thuộc vào ý định của bạn.

Bạn sẽ được một kết quả như sau:

9. Đặt tiêu đề cho đồ thị

Ngay sau khi tạo biểu đồ xong, tiêu đề xuất hiện có thể sẽ là Chart Title hoặc một tiêu đề tương tự tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Để thay đổi nhãn này, hãy nhấp vào Chart Title để hiển thị con trỏ đang nhập. Sau đó, bạn có thể tự do tùy chỉnh tiêu đề biểu đồ của mình.

Khi bạn đã nhập xong tiêu đề biểu đồ, hãy nhấp vào tab Home trên thanh điều hướng và sử dụng các tùy chọn định dạng phông chữ để tạo điểm nhấn cho tiêu đề của bạn. Hãy cùng xem các tùy chọn này và biểu đồ kết quả dưới đây:

10. Xuất đồ thị hoặc biểu đồ

Khi biểu đồ hoặc đồ thị của bạn đã hoàn chỉnh, bạn có thể lưu nó dưới dạng hình ảnh mà không cần chụp màn hình trong bảng tính. Cách này sẽ cung cấp cho bạn một hình ảnh rõ nét về biểu đồ để có thể chèn vào PowerPoint, tài liệu Canva hoặc bất kỳ tài liệu trực quan nào khác.

Để lưu biểu đồ excel của bạn dưới dạng ảnh, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Save as Picture

Trong hộp thoại, đặt tên cho ảnh biểu đồ của bạn, chọn nơi bạn sẽ lưu trên máy tính và chọn loại tệp bạn muốn lưu. Trong ví dụ này, ảnh đang được lưu dưới dạng JPEG vào thư mục trên màn hình chính. Cuối cùng, nhấp vào Save.

Xem thêm: 10 mẹo thiết kế biểu đồ và đồ thị Excel đơn giản, đẹp mắt