Zoombombing là tình trạng thường gặp đối với những người đang sử dụng Zoom, gây nên phiền toái và những ảnh hưởng không nhỏ đến việc học tập, làm việc qua Zoom. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn những cách để đảm bảo phòng Zoom của bạn an toàn khỏi những “cú dội bom” này.
Zoombombing là gì? Vấn đề bảo mật khi họp qua Zoom
Nói một cách đơn giản, Zoombombing là tình trạng một người không được mời nhưng lại cố ý đột nhập vào một phòng Zoom không được bảo mật. Những kẻ này có thể phá đám, quấy rối, truyền những hình ảnh khiêu dâm, gây phiền toái và gián đoạn cuộc họp.
Thông thường Zoombombing xảy ra với những phòng Zoom không bật hoặc không cài đặt những biện pháp bảo vệ bổ sung, hoặc sử dụng những phiên bản Zoom cũ. Vậy nên cách hay nhất để tránh tình trạng Zoombombing là cài đặt những biện pháp bảo mật.
Cũng như nhiều ứng dụng khác, Zoom tích hợp sẵn một bộ các cài đặt mặc định nhằm giúp người dùng tạo nhiều tầng bảo mật. Và các cài đặt cũng rất dễ sử dụng với đa số người dùng. Tuy nhiên đôi khi các cài đặt bảo mật này lại bị tắt. Vậy nên việc của bạn là hãy mở những tính năng này.
Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục 7 lỗi thường gặp trên Zoom
Phương pháp bảo mật
1. Hãy đảm bảo dùng đúng website Zoom
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo bạn đang truy cập website Zoom chính gốc. Địa chỉ là https://zoom.us. Khi truy cập hoặc tải phần mềm từ những website zoom khác, bạn rất dễ bị tấn công. Ngoài ra cũng nên cài đặt các phần mềm diệt virus để đảm bảo hệ thống không bị virus xâm nhập.
2. Thay đổi cài đặt bảo mật mặc định của Zoom
Khi bạn đã chắc chắn ứng dụng Zoom mình đang dùng đã được cập nhật (xem hướng dẫn bên dưới), bạn có thể bắt đầu điều chỉnh các cài đặt bảo mật mặc định để tăng cường bảo mật cho phòng Zoom của mình.
- Để bắt đầu cài đặt bảo mật, nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên trái. Hộp thoại Settings hiện ra.
- Trong hộp thoại Settings, đi đến Profile, nhấp View Advanced Features.
- Khi nhấp vào, hệ thống sẽ chuyển đến trang Settings của Zoom website. Tại đây bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi. Đầu tiên, phía dưới dòng Schedule Meeting, bạn nên bỏ chọn Join before host. Khi đó, ở những cuộc họp Zoom sau, những người tham gia bấm vào họp trước khi bạn (người chủ trì) vào, thì sẽ được chuyển đến phòng chờ cho đến khi bạn online. Điều này giúp đảm bảo không có gì xảy ra khi bạn không có mặt.
- Tiếp theo, kéo xuống dưới và chọn Only authenticated users can join meeting. Khi đó, mỗi lần lên lịch cuộc họp, bạn sẽ phải chọn một phương thức xác minh danh tính, và người tham gia phải làm theo phương thức này mới vào phòng họp được.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Require a password when scheduling new meetings. Trường hợp này, một mật khẩu sẽ được tạo ra mỗi khi bạn lên lịch cuộc họp. Và người tham gia phải nhập mật khẩu thì mới vào phòng họp được.
- Tiếp tục kéo xuống và chọn Mute participants upon entry. Như vậy hệ thống sẽ tự động tắt tiếng của những người tham gia mới vào cuộc họp. Dĩ nhiên người dùng vẫn có thể tự mở tiếng lại, tuy nhiên tính năng này cũng giảm thiểu tiếng ồn khi một người mới vào họp, tránh những người khác bị phân tâm.
- Sau đó, bên dưới In Meeting (Basic), nhấp vào checkbox bên cạnh Prevent participants from saving chat. Như vậy những người tham gia sẽ không thể copy những đoạn chat và chia sẻ ra bên ngoài.
- Tắt luôn tùy chọn File transfer (dĩ nhiên nếu cần thiết thì vẫn có thể mở) để ngăn chặn người tham gia gửi các file không liên quan đến những người khác trong phần chat.
- Bên dưới phần Screen sharing, thay đổi tùy chọn chia sẻ màn hình thành Host Only. Như vậy những người tham gia khác không thể “cướp” màn hình của người chủ trì.
- Tiếp tục kéo xuống và đảm bảo tắt tùy chọn Allow removed participants to rejoin. Bằng cách này, người đã bị bạn (người chủ trì cuộc họp) đẩy ra khỏi phòng họp sẽ không thể trở lại phòng họp.
- Bên dưới dòng In Meeting (Advanced), hãy tắt tính năng Far end camera control để không ai có thể giành quyền kiểm soát camera của bạn trong suốt cuộc họp
- Tiếp tục kéo thêm một đoạn xuống dưới để đến tùy chọn Waiting room và bật nó lên. Như vậy người tham gia sẽ không thể vào phòng họp nếu không có sự cho phép của người chủ trì. Đây là một trong những biện pháp tốt nhất để ngăn chặn các vị khách không mời mà đến.
3. Điều chỉnh cài đặt bảo mật Zoom khi lên lịch cuộc họp
Những cài đặt ở trên là những cài đặt mặc định, giữ nguyên cho mọi cuộc họp, chỉ thay đổi khi chính bạn tự điều chỉnh. Tuy nhiên khi lên lịch cuộc họp, bạn vẫn có thể thay đổi một số cài đặt sau để nâng cao bảo mật. Các thay đổi này đều có thể thực hiện trên ứng dụng Zoom hoặc website Zoom.
- Để lên lịch cuộc họp, nhấp Schedule từ màn hình chính của Zoom
- Hộp thoại Schedule Meeting được mở ra. Bạn hãy điền các thông tin cuộc họp, sau đó nhấp vào ô checkbox ở cạnh dòng Require meeting password để tạo một mật khẩu. Khi đó chỉ có ai nhập đúng mật khẩu mới có thể vào cuộc họp.
- Nhấp vào phần mở rộng Advanced Options
- Trong Advanced Options, đánh dấu chọn Enable waiting room và Only authenticated users can join: Sign in to Zoom. Ngoài ra cũng cần bỏ chọn Enable join before host. Như vậy những người tham gia cuộc họp sẽ được chuyển đến phòng chờ và chỉ được vào phòng họp khi người chủ trì cho phép.
Bạn cũng có thể chọn/bỏ chọn những tùy chọn khác tùy theo yêu cầu của cuộc họp.
Làm thế nào để đảm bảo Zoom được cập nhật
Bước đầu tiên để đảm bảo Zoom luôn được bảo mật là phải cập nhật phiên bản mới nhất. Nếu sử dụng Zoom trên điện thoại hoặc máy tính bảng, hãy cập nhật từ App Store hoặc Google Play.
- Trên máy tính, mở ứng dụng Zoom và nhấp biểu tượng Profile ở góc trên bên phải
- Từ menu hiện ra, nhấp vào Check for Updates
- Zoom sẽ kiểm tra các bản cập nhật. Quá trình này có thể kéo dài vài phút. Nếu một phiên bản cập nhật đang sẵn có, thì hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn cập nhật không. Nhấp vào Update để cập nhật.
- Zoom sẽ cập nhật và khởi động lại. Sau đó bạn cần đăng nhập lại vào tài khoản Zoom khi quá trình cập nhật hoàn thành.
Lưu ý cuối cùng về vấn đề bảo mật trong Zoom
- Đảm bảo sử dụng tường lửa, và các ứng dụng bảo mật máy tính luôn hoạt động
- Cập nhật thường xuyên các ứng dụng tường lửa, diệt virus, cũng như hệ điều hành
- Hãy cẩn thận khi chia sẻ phòng họp với người khác, đồng thời yêu cầu họ không tự ý chia sẻ.
- Nếu có thể thì người chủ trì và người tham gia nên sử dụng VPN (mạng ảo cá nhân) để tăng cường bảo mật, không chỉ khi dùng Zoom mà còn với tất cả hoạt động khác trên internet.
Hi vọng những cách thức trên đây sẽ giúp bạn tránh được tình trạng Zoombombing, cũng như nâng cao tính bảo mật cho phòng họp của mình.
